Sự kiện ngoài trời là không gian tuyệt vời để tổ chức, dù là đám cưới hay là buổi họp gia đình hay những sự kiện công việc nào khác. Các sự kiện ngoài trời là một cách tuyệt vời để hòa mình vào thiên nhiên, hít thở không khí và làm gì đó khác biệt một chút. Đôi lúc, sự kiện ngoài trời sẽ theo thiên hướng giản dị và không cần trang trí quá cầu kỳ so với các sự kiện được tổ chức trong nhà, nhà hàng, khách sạn… Vậy, kế hoạch tổ chức sự kiện ngoài trời có khác biệt so với các sự kiện khác hay không, cùng SSevent tìm hiểu trong bài viết dưới đây nha.
7 BƯỚC LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGOÀI TRỜI
1. Tìm địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời tuyệt vời
Với sự kiện ngoài trời, địa điểm chính là yếu tố quan trọng quyết định về mức độ thành công của toàn bộ sự kiện. Địa điểm khác nhau tạo nên rất nhiều khác biệt trong công tác tổ chức, công tác hậu cần và không khí của sự kiện. Sẽ dễ dàng và trơn tru hơn nếu chọn một địa điểm thường được nhiều người lựa chọn để tổ chức sự kiện ngoài trời. Ngoài ra, hãy chọn các địa điểm có khung cảnh tự nhiên, nơi ít cơ sở hạ tầng hay các tòa nhà quá cao, lúc này, người tổ chức sẽ có nhiều việc hơn để lên công tác sắp xếp và chuẩn bị cho sự kiện.
Lúc này, để khảo sát địa điểm, hãy tận dụng các cơ hội để tham quan và lựa chọn địa điểm tổ chức. Bắt đầu tìm kiếm những không gian theo yêu cầu của bạn. Trong lúc tìm kiếm và khảo sát, nên lưu ý những đặc điểm mà bạn muốn làm nó nổi bật lên trong sự kiện như bạn cần một hồ nước để làm phông nền hay không gian cần có nhiều cây để treo đèn trang trí. Ngoài ra, cũng cần lưu ý bất ký câu hỏi hoặc những điểm gây cản trở nào khác có ảnh hưởng tới địa điểm để kịp thời ứng phó như vấn đề thời tiết quá gió hay quá nắng hay không? Có ẩm ướt hay nó là vùng trũng hay không. Nên ghi chú lại toàn bộ những gì bạn quan sát, ghi chú bất kỳ điều gì mà bạn nhận thấy liên quan tới chuyến tham quan để lên kế hoạch hoàn hảo nhất cho sự kiện ngoài trời của bạn.
Tận dụng cơ hội để tham quan địa điểm và bắt đầu tìm kiếm những thứ mà không gian có thể cần. Lưu ý những điểm đặc biệt mà bạn muốn làm nổi bật, chẳng hạn như hồ nước để làm phông nền hoặc cây để treo đèn. Cũng lưu ý bất kỳ câu hỏi hoặc thách thức nào liên quan đến địa điểm. Nó có phải gió không? Có phải nó ở một vùng trũng rất ẩm ướt không? Có rất nhiều lỗi? Ghi chú lại bất cứ điều gì bạn nhận thấy trong chuyến tham quan của mình để có thể lên kế hoạch cho nó thật hoàn hảo.
2. Tìm nhà cung cấp phục vụ ăn uống
Khi làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ ăn uống, bạn cần nói chuyện về việc phục vụ tiệc ăn uống của một sự kiện ngoài trời. Tùy thuộc vào địa điểm tổ chức, nhà cung cấp sẽ mang theo các thiết bị và dụng cụ cần thiết để bảo quản đồ ăn thức uống được an toàn. Với sự kiện ngoài trời, chắn hẳn người tổ chức và nhà cung cấp phục vụ ăn uống sẽ thảo luận về những thực phẩm được sử dụng để đãi khách, chắc chắn phải chọn thức ăn đơn giản có thể để ngoài trời trong điều kiện thời tiết và thời gian lâu. Tốt hơn hết là chuẩn bị các món ăn đơn giản hoặc chọn các món có thể bảo quản ở nhiệt độ phòng là lựa chọn tốt nhất cho sự kiện ngoài trời.
3. Nhận các giấy phép phù hợp
Với các bữa tiệc ngoài trời, nếu tổ chức ở khuôn viên của một đơn vị nào đó thì bên đó sẽ đáp ứng và cung cấp đủ các giấy tờ hợp lệ để bạn tổ chức tiệc ngoài trời. Nếu bạn muốn dựng một bữa tiệc ở nơi nào khác mà thuộc quyền sở hữu của chính quyền, vậy bạn cần các giấy phép cho phép tổ chức của chính quyền để tổ chức bữa tiệc hợp pháp và không bị cản trở. Nghiên cứu các loại giấy phép cần thiết tại địa phương và thực hiện nó xong xuôi trước ngày trọng đại diễn ra để đảm bảo hoạt động được diễn ra mà không phải dừng lại hay gián đoạn bởi bất cứ lí do nào.
4. Trang bị đầy đủ cho sự kiện
Cũng như chuẩn bị đầy đủ các giấy phép yêu cầu, việc thực hiện đúng và đủ các quy tắc để tổ chức bữa tiệc là yêu cầu bắt buộc. Đảm bảo các quy định về tiếng ồn, các quy định về phòng cháy an toàn cũng như quy định của địa phương về các hoạt động của sự kiện ngoài trời như việc có thể làm gì và khi nào có thể thực hiện. Nếu bạn bạn đang lên kế hoạch cho bữa tiệc có những màn trình diễn bất ngờ như bắn pháo hoa, hay tổ chức một buổi biểu diễn ánh sáng hoặc đốt lửa, hoặc các thiết bị đặc biệt, bạn sẽ phải làm việc với chính quyền, công an địa phương để đảm bảo mọi thứ chuẩn bị đều được cho phép.
5. Tạo không khí thoải mái cho người tham dự
Để người tham dự có trải nghiệm tốt nhất và thoải mái nhất trong sự kiện của mình, chắc chắn phải chuẩn bị và kiểm tra các hoạt động như nhiệt độ của ngày ám cưới, cân nhắc sử dụng không gian trong nhà để giải nhiệt hoặc sưởi ấm trong điều kiện thời tiết quá nóng hay quá lạnh. Chuẩn bị không gian như phòng tắm hay phòng vệ sinh để khách mời có thể chuẩn bị tươm tất và cảm thấy thoải mái khi tham dự sự kiện, không gặp bất kỳ trở ngại nào gây cảm giác không thoải mái.
6. Nguồn thiết bị phù hợp
Nhiều sự kiện ngoài trời đòi hỏi rất nhiều trang thiết bị phù hợp để hoạt động trơn tru. Như đã đề cập ở trên, nhà cung cấp dịch vụ ăn uống của bạn có thể cần thiết bị đặc biệt để sưởi ấm, làm mát, lưu trữ và phục vụ thức ăn. Bạn sẽ cần chỗ cho khách ngồi, cùng với mọi thứ để họ dùng bữa. Nếu sự kiện được chuẩn bị bao gồm các tiết mục như khiêu vũ, âm nhạc, bạn cần có sự chuẩn bị về âm thanh và hình ảnh, có thể cần cả máy sưởi, quạt, sàn nhảy, điện, ánh sáng, lều…
Thiết bị cần chuẩn bị mặc dù rất nhiều và có vẻ quá sức nhưng đừng lo lắng, người chuẩn bị duy nhất không phải chỉ có bạn là bạn mà còn các nhà cung cấp dịch vụ khác. Hoặc khi bạn làm việc với Event Planner, họ sẽ chuẩn bị tất cả mọi thứ cho bạn mà bạn chỉ cần chuẩn bị một tinh thần thật tốt để tham dự sự kiện của chính mình. Các nhà cung cấp sự kiện có nhiều kinh nghiệm để chuẩn bị một bữa tiệc hoàn hảo nhất, họ sẽ chuẩn bị những thiết bị cần thiết cho bữa tiệc mà không có bất kỳ sự thiếu sót hay chồng chéo, bất kỳ lỗ hổng nào trong trang thiết bị cần thiết cho sự kiện.
7. Chuẩn bị một kế hoạch dự phòng
Các sự kiện ngoài trời luôn tạo cho người tham dự cảm giác thoải mái và vui vẻ, sẽ có những sai sót không chuẩn bị trước, những sai sót bất ngờ xảy ra. Điều cần cân nhắc nhất là thời tiết ngày diễn ra sự kiện của mình. Nếu ngày diễn ra bất ngờ mưa chắc chắn bạn cần chuẩn bị một kế hoạch dự phòng để bữa tiệc vẫn có thể diễn ra. Hãy cân nhắc và bàn bạc với nhà cung cấp để chuẩn bị thêm các thiết bị phòng trường hợp bất ngờ như ô, lều hay tấm bạt.
Ngoài vấn đề thời tiết, bạn cũng nên dành thời gian suy nghĩ về bất kỳ các vấn đề khác có thể diễn ra trong sự kiện của mình và đưa ra kế hoạch dự phòng cho sự kiện đó. Một khi bạn chuẩn bị tốt cho mình kế hoạch thì sự kiện chắc chắn sẽ được diễn ra suôn sẻ và sự kiện sẽ được diễn ra một cách hoàn hảo và tuyệt vời.
Bây giờ bạn đã hình dung ra các bước và làm thế nào để lập kế hoạch cho một sự kiện ngoài trời. SSevent chuyên cung cấp các dịch vụ về các sự kiện từ lớn đến nhỏ, các sự kiện như sinh nhật, khai trương, hội nghị hay tiệc cưới… Bạn có thể liên hệ tới SSevent bất kỳ lúc nào nếu bạn có thắc mắc, SSevent luôn sẵn sàng hỗ trợ và giải đáp ngay cho bạn nhé.
Nguồn: https://phidiepwedding.com
_cr_140x140.jpg)
_cr_140x140.jpg)
_cr_140x140.jpg)
_cr_140x140.JPG)
_cr_140x140.jpg)
_cr_140x140.jpg)
_cr_140x140.jpg)
_cr_140x140.jpg)
_cr_140x140.jpg)
_cr_140x140.jpg)
_cr_140x140.jpg)
_cr_140x140.jpg)
