Year-end Party không chỉ đơn thuần là bữa tiệc cuối năm diễn ra tại một công ty, đó còn là dịp nhìn lại khoảnh khắc và những thành tựu đã gặt hái được suốt một năm dài, Year-end Party còn là dịp tất cả mọi người cùng nhau tận hưởng khoảnh khắc giao mùa trước thềm năm mới. Vì vậy, tiệc tổng kết cần được chuẩn bị chu đáo, không thể làm qua loa đơn giản. Vào năm 2021 vừa qua, chắc hẳn bất kì doanh nghiệp nào cũng sẽ lao đao và bị trì hoãn rất nhiều, vì vậy, khi chúng ta đang dần sống lại trong thời đại “bình thường mới’, cùng tận hưởng khoảnh khắc đáng nhớ để tổng kết một năm đã qua và chuẩn bị thật tốt và thành công cho năm tiếp theo. Cùng SS Event tìm hiểu về các bước chuẩn bị cho tiệc tổng kết cuối năm - Year-end Party được hiệu quả, sáng tạo nhất nha.

Có tất cả 6 bước cơ bản để chuẩn bị cho Year-end Party tại mỗi doanh nghiệp dưới đây:

Bước 1. Ý tưởng tổ chức tiệc cuối năm

Ý tưởng là rất quan trọng trong việc tổ chức tất cả các bữa tiệc không riêng gì tiệc cuối năm. Lên ý tưởng là bước quan trọng trong việc bắt đầu chuẩn bị tiệc cuối năm. Để có một buổi liên hoan diễn ra thành công và hoành tráng, tạo ấn tượng với toàn thể người tham gia thì doanh nghiệp cần lên ý tưởng hoàn hảo và bữa tiệc được diễn ra đúng theo như dự định của người tổ chức. Ý tưởng về tiệc cuối năm hay những chủ đề Year-end Party đều được đổi mới và sáng tạo hơn theo từng năm để tạo sự mới mẻ, tránh gây nhàm chán, không hứng thú cho mọi người tham gia. Tuy nhiên, đảm bảo bữa tiệc vẫn giữ được trọn vẹn nét văn hóa truyền thống của doanh nghiệp vốn có nha.

Bước 2. Dự trù kinh phí cho tiệc cuối năm của doanh nghiệp

    Các doanh nghiệp sẽ đưa ra một con số cụ thể cho ngân sách để tổ chức tiệc cuối năm cho mình và từ đó, sẽ đưa ra các phương án phù hợp trong quá trình lên kế hoạch chuẩn bị. Việc dự trù kinh phí là việc làm rất quan trọng và ảnh hưởng liên quan rất nhiều tới các hoạt động khác, đặc biệt là lựa chọn địa điểm cũng như số lượng khách mời và các chi phí liên quan khác. Hoặc nhiều doanh nghiệp thường lên ý tưởng sơ bộ hay lên khuôn khổ trước cho chương trình rồi mới đưa ra ngân sách dự trù. Hai cách này đều phụ thuộc vào mục đích và cách thức tổ chức của mỗi doanh nghiệp. 

    Ngoài ra, kinh phí tổ chức tiệc tất niên của doanh nghiệp bao gồm nhiều hạng mục và yếu tố như chi phí thuê địa điểm, chi phí trang trí và tạo dựng sân khấu, bàn tiệc, phần thưởng, nhiếp ảnh gia, quà lưu niệm… Cần phải liệt ra chi tiết, càng chi tiết càng tốt để bữa tiệc được hoàn hảo nhất, chỉn chu nhất và ngân sách được kiểm soát một cách hiệu quả.

Bước 3. Lên danh sách khách mời, gửi thiệp mời tiệc cuối năm

    Số lượng khách mời sẽ nói lên quy mô của toàn bộ bữa tiệc, số lượng khách mời cũng ảnh hưởng và liên quan trực tiếp tới các hoạt động khác như lựa chọn địa điểm, không gian tổ chức, phụ kiện, nội thất trang trí và cả chủ đề của bữa tiệc. Do đó, để đạt được hiệu quả và tổ chức thành công một bữa tiệc Year-end Party hoành tráng, doanh nghiệp cần phải lên danh sách khách mời đồng thời chuẩn bị hay ước lượng số lượng người tham dự để chuẩn bị mọi thứ cho bữa tiệc một cách chu đáo nhất.

    Ngoài ra, danh sách khách mời cũng cần được phân chia thành các phân khúc và đối tượng khác nhau để chuẩn bị và sắp xếp địa điểm, khu vực tổ chức tiệc. Điều này sẽ được thể hiện trong thiết kế thiệp mời tiệc cuối năm. Thư mời nên được gửi sớm chậm trễ nhất là trước khoảng 2 tuần và cần thiết hơn, hãy xác nhận mời khách mời chắc chắn tham dự để chuẩn bị Year-end Party được đầy đủ và chu đáo, khiến mọi người đều ấn tượng.

Bước 4. Chọn địa điểm tổ chức tiệc cuối năm

Tiệc cuối năm sẽ cần bao gồm cả không gian riêng tư như ở trong phòng và cả không gian ngoài trời. Đối với các địa điểm tổ chức trong nhà hay văn phòng hay tại một khách sạn, nhà hàng hay một trung tâm tổ chức hội nghị… là nơi để các đại diện sẽ tri ân nhìn lại một năm đã qua, để khen thưởng và để tuyên bố về kế hoạch và mục tiêu trong năm tới. Với tiệc ngoài trời là nơi diễn ra các hoạt động vui nhộn, các hoạt động tập thể để gắn kết mọi người lại với nhau, có thể chọn các địa điểm như sân vận động hay khu du lịch sinh thái, trên bãi biển, sân bóng hay trên sân thượng của tòa nhà… Doanh nghiệp cần xác định rõ về các ý tưởng và chủ đề, đồng thời việc xác định rõ cũng như để chuẩn bị bữa tiệc với ngân sách phù hợp của doanh nghiệp. 

Bước 5. Lên kế hoạch hoạt động cho tiệc cuối năm của doanh nghiệp

    Việc tạo nên danh sách các hạng mục về các hoạt động diễn ra trong tiệc cuối năm là việc rất cần thiết, các hoạt động cần được liệt kê cẩn thận để có thể lập ngân sách chuẩn nhất ngay từ bước lên kế hoạch. Việc liệt kê các hạng mục giúp mọi công đoạn như lên kịch bản, chi tiết dòng thời gian hoạt động hiệu quả bao gồm các tiết mục như ca nhạc văn nghệ, trò chơi, phần thưởng, bài phát biểu và tiệc… Doanh nghiệp cần chú ý thứ tự các hạng mục để sắp xếp sao cho hợp lý, tạo được sự bất ngờ để tránh gây nhầm lẫn và nhàm chán cho người tham dự.

Bước 6. Lên kịch bản tổ chức tiệc cuối năm

    Bước cuối cùng là lên kịch bản tổng hợp cho tiệc cuối năm. Có hai loại kịch bản thường thấy trong sự kiện là kịch bản tổng hợp và kịch bản chi tiết.

    Kịch bản tổng hợp hay còn gọi là kịch bản chung bao gồm tất cả các công việc chung của bữa tiệc. Đây là kịch bản dành cho nhân viên công ty và nhân sự để họ dễ dàng quản lý lịch trình tổng thể của bữa tiệc. Hoặc kịch bản này dành cho bên đơn vị âm thanh và ánh sách, nhà cung cấp hình ảnh để nắm bắt nội dung và điều khiển các thiết bị phù hợp.

    Kịch bản chi tiết là kịch bản dành cho MC và cho đội tổ chức sự kiện, đồng thời cũng nên chuẩn bị cho phía hậu cần để bên chuẩn bị biết được chi tiết thời điểm để chỉnh đốn và chuẩn bị cho bữa tiệc ăn khớp với nhau tránh xảy ra các sai sót không đáng có.

    Tiệc cuối năm là bữa tiệc tổng kết và là bữa tiệc để mọi người bung xõa cùng nhau sau một năm dài làm việc vất vả, là thời điểm để gửi lời cảm ơn đến những nhân viên, cộng sự hay đối tác đã cùng đồng hành cùng công ty suốt thời gian vừa qua. Để biết thêm nhiều hơn về sự chuẩn bị cho tiệc cuối năm hay có bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngại mà liên hệ ngay cho SS Event nhé. SS Event là đơn vị chuyên tổ chức các dịch vụ sự kiện hoành tráng và chuyên nghiệp có trụ sở tại Hà Nội và cả Hồ Chí Minh. Liên hệ ngay với SS Event để được tư vấn trực tiếp và chi tiết và trao đổi về các công việc để chuẩn bị cho một sự kiện thật hoành tráng nhé.