SSEvent - Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Hotline: 0906 004 505 - 0983 037 083   Email:
Tin Tức

Tin Tức

CÁC BƯỚC TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP

Tổ chức sự kiện là công việc đòi hỏi nhiều kỹ năng nhanh nhạy, năng động, nhạy bén và khả năng sắp xếp công việc logic, hiệu quả. Mỗi sự kiện như khai trương, hội nghị, hội thảo, ra mắt, lễ kỉ niệm đều có tính chất khác nhau. Song, quy trình tổ chức đều phải đảm bảo đủ các bước tổ chức sự kiện để biến hóa thành một sự kiện chuyên nghiệp, tạo ấn tượng đối với khách hàng và nhiều đối tượng khách hàng tiềm năng.
Xem thêm:

SS Event có nhiều kinh nghiệm lăn lộn trong nghề cũng có nhiều cơ hội được làm việc với các sự kiện lớn, nhỏ và đúc kết ra được nhiều kinh nghiệm khi tổ chức sự kiện. Cùng SS EVENT chia sẻ các bước tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đến bạn
Một chương trình sự kiện được chia thành các giai đoạn như sau:

Giai đoạn chuẩn bị

các bước tổ chức sự kiện
 
  1. Nghiên cứu về sự kiện

Là công việc đầu tiên rất quan trọng mà doanh nghiệp phải nghiêm túc chú ý là xác định chủ đề của buổi tiệc, mục đích tổ chức rồi từ đó lên kế hoạch sơ về những công việc phải làm như một “dàn ý”. Trả lời các câu hỏi sau:
  • Mục đích tổ chức sự kiện: Quảng bá sản phẩm, mục đích truyền thông, …
  • Quy mô sự kiện: Lớn hay nhỏ tùy vào mục đích tổ chức đã nêu trên
  • Chủ đề của sự kiện là gì ?
  • Địa điểm tổ chức ?
  • Khách mời tham dự gồm những ai ?
  • Dự trù ngân sách tổ chức sự kiện
  1. Lên ý tưởng sự kiện

Sauk hi đã có dàn ý về sự kiện được chuẩn bị, bước tiếp theo là lên ý tưởng tổ chức. Đây là bước quan trọng mà bạn cần chú ý, bởi chủ đề hay, khác biệt sẽ gây được nhiều tiếng vang và để lại được dấu ấn trong lòng mọi người, từ đó tạo bước đệm phát triển cho sản phẩm hướng tới và tạo nên sự tín nhiệm cho nhiều dự án về sau.
  1. Phân chia công việc tới nhân sự

Công việc phân chia tới từng người đòi hỏi khả năng quan sát của leader, leader càng giỏi trong việc tổ chức, sự kiện càng thành công, bởi mỗi người đều có một điểm mạnh riêng để phát triển, và giao đúng công việc đúng sở trường của người đó sẽ khiến phần công việc hiệu quả và nhanh chóng hoàn thành hơn.
Cần đề ra danh sách phân chia công việc cụ thể. Có rất nhiều công việc phải làm khi tổ chức một sự kiện như thiết kế, kỹ thuật (âm thanh, ánh sáng,…), quản lí nhân viên, kế toán, …

Giai đoạn tổ chức sự kiện diễn ra

các bước tổ chức sự kiện
  1. Thực hiện kế hoạch

Sau khi đã phân chia, hoàn thành khâu chuẩn bị. Tiến hành thực hiện kế hoạch, yêu cầu các công việc được phân chia đều được hoàn thành trước thời hạn để tránh chậm chễ, sai sót gây ra những tình huống xảy ra không mong muốn và tránh làm ảnh hưởng, liên lụy tới những bộ phận khác.
  1. Dàn dựng, chuẩn bị các khâu trước khi diễn ra

Dàn dựng, tập duyệt trước khi sự kiện diễn ra là bước cần thiết. Tập duyệt chuẩn bị trước giúp ta tính toán được thời lượng chương trình diễn ra, phân chia thời gian hợp lí cho từng tiết mục để thời lượng được diễn ra đúng như kế hoạch đã xây dựng trước đó, đồng thời có thể tính được những sai sót, vấn đề phát sinh xảy ra để chuẩn bị chi tiết phương án B thay thế.
  1. Tiến hành

Trưởng bộ phận điều phối nhân viên tiến hành sự kiện ổn thõa, gọn gàng. Nếu xảy ra những vấn đề phát sinh ảnh hưởng đến chương trình, các trưởng bộ phận nên họp mọi người lại tìm cách giải quyết, không hoạt động riêng lẻ tránh lộn xộn, hỏng việc

Giai đoạn kết thúc sau sự kiện

các bước tổ chức sự kiện
Đây là thời gian mà mọi người cùng nhìn lại sự kiện, tổng kết những công việc hoàn thành
  1. Kết thúc sự kiện

Sau khi chương trình kết thúc, ekip tổ chức tập trung lại thu gom lại mọi trang thiết bị cẩn thận, nên dọn dẹp trước khi rời khỏi địa điểm tổ chức tạo sự chuyên nghiệp khi làm việc.
  1. Họp kết thúc, báo cáo và rút kinh nghiệm

Cần báo cáo lại toàn bộ sự kiện diễn ra để từ đó đúc kết được những kinh nghiệm tránh những sai sót vào lần sau. Một bản báo cáo sẽ chỉ rõ đơn vị tổ chức đã làm được gì và không hoàn thành những công việc gì, sai sót chỗ nào và những vấn đề có thể sẽ lặp lại, … Từ đó, xây dựng kế hoạch tổ chức chuyên nghiệp hơn. Đồng thời, đây là lúc tuyên dương những nhân sự làm việc chăm chỉ, tiến bộ và nhắc nhở, góp ý với những nhân sự chưa tốt, từ đó cả tập thể cùng nhau giúp đỡ, đoàn kết tạo nên một công ty sự kiện chuyên nghiệp nhiều người chú ý tới.

Trên đây là các bước SSEVENT gợi ý cho bạn những công việc mà một Event planner phải chuẩn bị để có một sự kiện thành công. Bạn có thể tham khảo thêm những kinh nghiệm, cẩm nang về sự kiện, hãy truy cập vào website https://ssevent.vn/ để tìm hiểu thêm. Nếu bạn có thắc mắc cần giải đáp liên hệ với SSEVENT để được tư vấn trực tiếp nhé

Thông tin liên hệ tới SSEVENT:
Fanpage https://www.facebook.com/sseventvn
Hotline 0906 004 505 - 0983 037 083
Email [email protected]
Địa chỉ
  • Hà Nội: 13 Nguyễn Huy Tự - Hai Bà Trưng
  • TP. Hồ Chí Minh: 35 Nguyễn Hiền – Phường 4 – Quận 3

Các tin khác