Với tư cách của người lên kế hoạch cho sự kiện công ty, là người quản lý sự kiện, nhiệm vụ của người tổ chức chưa bao giờ là dễ dàng như “miếng bánh”. Tuy nhiên, dù mỗi sự kiện đều có cái khó khác nhau thì đối với một sự kiện có quy mô lớn là một trải nghiệm thú vị, cũng là một thách thức “rất gì và này nọ” của trụ trì sự kiện. Sự kiện vĩ mô có thể là triển lãm thương mại, sự kiện ra mắt sản phẩm của các thương hiệu tầm cỡ hay một hội nghị chuyên môn… Dù là sự kiện nào, hay quy mô thế nào thì kế hoạch cho sự kiện chính là bước quan trọng nhất. Bài viết dưới đây là những chia sẻ của SSevent về những trở ngại thường gặp của một sựu kiện lớn, đồng thời là những chiến lược, những gì cần chuẩn bị khi tổ chức một sự kiện quy mô lớn để sự kiện diễn ra một cách hoàn hảo và trọn vẹn.

• {Bật mí} Mẹo lập ngân sách cho sự kiện hiệu quả
• 7 Bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện ngoài trời

Sự kiện quy mô lớn là gì?

    Sự kiện quy mô lớn được xác định bởi số lượng lớn khách mời, thường là hàng trăm, hàng nghìn và hàng chục nghìn. Thường quy trình tổ chức sự kiện lớn khá phức tạp và cần yêu cầu sự phối hợp từ nhiều nhà cung cấp, từ nhiều không gian sự kiện và thường sự kiện sẽ diễn ra trong khoảng vài ngày.

    Sự kiện quy mô lớn sẽ được đưa tin rộng rãi trên các phương tiện truyền thông, được nhiều người biết đến và chú ý hẳn so với các sự kiện trước đây. Bởi nhận được sự quan tâm đông đảo từ sự kiện, người quản lý sự kiện rất dễ bị căng thẳng trong quá trình chuẩn bị bởi bất kỳ điều gì cũng cần được xử lý cực kỳ cẩn thận.

Kế hoạch cho sự kiện quy mô lớn

    Không còn xa lạ gì với một người quản lý sự kiện về cách lập kế hoạch cho một sự kiện, bài chia sẻ này SSevent muốn đưa ra các chiến lược sáng tạo giúp cải thiện quy trình làm việc, công việc được hoàn thành và quan trọng hơn cả là mong muốn giúp bạn chuẩn bị chu đáo cho sự kiện tránh những căng thẳng khi tổ chức.

1. Làm việc nhóm

Không phải ai tham gia sự kiện đều có cảm giác vội vã và cấp bách như nhóm chạy sự kiện. Để hoàn thành một sự kiện, tất cả mọi người có mặt đều phải cần có chung mục tiêu và chung một định hướng, nếu không trong một công đoạn nào đó, có thể là bước phê duyệt ngân sách, có thể là những quyết định vào phút cuối sẽ không được giải quyết kịp thời, gây cản trở tới tiến trình của sự kiện.

    Kết nối, tương tác và cách làm việc nhóm hiệu quả là quyết định cốt lõi trong quá trình này. Nhóm chuẩn bị sự kiện có thể chia sẻ hình ảnh, nguồn cảm hứng sáng tạo hay những diễn giả thích hợp cho sự kiện này. Khi đã chung một mục tiêu, chung chí hướng sẽ thúc đẩy sự nhiệt huyết và hứng thú về sự thành công của sự kiện.

    Ngoài ra, để làm việc hiệu quả, cần chia sẻ trong nhóm và các bên đối tác liên quan về báo cáo tiến độ định kỳ để kiểm tra về tiến độ sự kiện đã được chuẩn bị tới đâu. Những báo cáo hay hợp đồng quan trọng cần gửi qua email để đảm bảo quyền lợi của mình, quyền lợi của công ty và cả quyền lợi của các bên đối tác cung cấp cho tới cuối sự kiện.

2. Khóa ngày tổ chức

Khóa ngày luôn là việc cần thiết trong kế hoạch sự kiện. Không thể vì lý do nào đó mà sự kiện bị phạm vi, việc chọn địa điểm tổ chức đã cố định và nếu phải di dời thì ảnh hưởng rất lớn tới mọi phía trong một sự kiện quy mô lớn.

Để đảm bảo chốt ngày, trước tiên hãy liên hệ với những người có vị trí hay chức danh cao nhất của sự kiện đó. Khi làm việc, có thể bạn chỉ chủ yếu là giao tiếp với trợ lý điều hành ở đó. Ngoài ra, cần phải giữ một thái độ lịch sự, thiết lập mối quan hệ và tôn trọng họ bởi họ là kết nối của bạn, nếu bạn là người của một công ty tổ chức sự kiện thì điều này rất cần thiết.

Sau khi đã chốt xong ngày, việc làm bây giờ là liên lạc với những người liên quan tới sự kiện sớm nhất để mọi người sắp xếp công việc và tới để thực hiện sự kiện quy mô lớn này.

Đối với một sự kiện quy mô lớn, để thu hút người tham dự cũng như thu hút truyền thông, sự kiện phải cần có yếu tố giải trí, là đặc quyền dành cho người tham dự. 

3. Giao tiếp, giao tiếp, giao tiếp

Điều gì quan trọng nhắc lại 3 lần.

Lên kế hoạch sự kiện quy mô lớn đòi hỏi nhiều đối tác, đơn vị làm việc trên các yếu tố khác nhau. Sẽ rất bất lợi nếu khả năng giao tiếp của bạn có hạn, nhiều thông tin quan trọng sẽ bị bỏ lỡ nếu không truyền tải được rõ ràng các thông tin, các thông số hay chi tiết của sự kiện. SSevent có đưa ra một số chiến lược giao tiếp chắc chắn sẽ có ích cho những người làm sự kiện.

• Thiết lập lịch trình làm việc trong quá trình lập kế hoạch. Cho dù bằng cuộc gọi hội nghị hay gặp trực tiếp, mọi người nên sử dụng thời gian này để cập nhật cho nhóm về các nhiệm vụ đã hoàn thành, các vấn đề cấp bách, mối quan tâm và phối hợp các bước tiếp theo. 

• Cấp cho những người phù hợp quyền truy cập vào các sự kiện quan trọng trong phần mềm tổ chức sự kiện, công cụ làm việc hỗ trợ quá trình tổ chức sự kiện. Có thể có nhiều sự kiện cần theo dõi cùng một lúc: Bài phát biểu quan trọng và Hỏi và Đáp. Buổi dạ tiệc… Đảm bảo các thành viên thiết yếu trong nhóm có thể thêm thông tin chi tiết vào sự kiện khi cần thiết. Đây có thể là những người lập kế hoạch trong nhà hoặc cộng tác viên khách mời, chẳng hạn như một công ty thiết kế sân khấu bên ngoài có thể thêm cách bố trí hoặc người quản lý địa điểm có thể thêm bố trí bàn cho bữa tối tiệc buffet.

Một lời cảnh báo quan trọng là hãy cẩn thận trong việc chia sẻ để tránh nhầm lẫn và nhầm lẫn. Cấp quyền truy cập 'Có thể chỉnh sửa' cho các thành viên trong nhóm với quyền thêm các yếu tố thiết kế hoặc thực hiện thay đổi và cấp quyền truy cập 'Có thể xem' cho tất cả những người khác. 

• Thảo luận về các hạn chế trong chế độ ăn uống, dị ứng và tuân thủ an toàn thực phẩm. Đây là những điều quan trọng và cần được chú ý đặc biệt trong cuộc họp trước khi diễn ra một tháng hoặc lâu hơn trước khi sự kiện diễn ra.  

4. Đảm bảo địa điểm và địa điểm hỗ trợ mục tiêu sự kiện

Các sự kiện quy mô lớn thường yêu cầu các địa điểm có nhiều không gian. Nếu sự kiện có các diễn giả và hội thảo thảo luận, hãy tìm các địa điểm nguồn có từ hai không gian khán phòng lớn trở lên. Những điều này cho phép một số lượng lớn người tham dự và chỗ ngồi đảm bảo họ có thể nhìn thấy diễn giả và bất kỳ bản trình bày video hoặc slide nào.  

Nếu sự kiện cũng sẽ có các buổi gặp mặt và chào hỏi kết nối nhỏ hơn và các buổi học tập đột phá về các chủ đề thích hợp, hãy đảm bảo địa điểm có nhiều không gian sử dụng hỗn hợp, chẳng hạn như phòng hội nghị và phòng chờ. 

Một ý tưởng rất hay nếu sự kiện của bạn là sự kiện mở muốn thu hút sự chú ý của nhiều người. Hãy chọn địa điểm có sức hấp dẫn du lịch và nếu thú vị mọi người sẽ tấp vào để tham dự sự kiện của bạn.

 Nếu sự kiện lớn của bạn có ngân sách hạn chế hơn lý tưởng, hãy tìm các địa điểm tổ chức ở các thị trấn và thành phố nhỏ. Nơi này sẽ có chi phí thấp hơn và thường mang đến những nét quyến rũ cho thị trấn nhỏ mà những người tham dự đánh giá cao. 

5. Tập hợp và đảm bảo khai thác điểm mạnh đáp ứng được yêu cầu của sự kiện này

Mỗi thành viên trong đội ngũ sự kiện đều mang những điểm mạnh và điểm yếu khác nhau, và những lĩnh vực khác nhau đều có chỗ để phát triển. Phát huy khả năng và phong cách làm việc độc đáo của mỗi người. Giao cho các thành viên sáng tạo nhất chịu trách nhiệm về chủ đề bữa tối hoặc lựa chọn nhạc nền.

Khi có thể, hãy cho nhân viên cơ hội để vượt ra khỏi vùng an toàn của họ. Điều này giúp không chỉ giúp người chỉ huy phát triển một nhóm toàn diện hơn theo thời gian và nâng cao tinh thần mà còn tăng tinh thần làm việc của cả nhân viên.

6. Nói “không” khi cần thiết

Giám đốc điều hành của bạn muốn A, B hoặc C, nhưng 'yêu cầu' của họ là một thách thức về mặt hậu cần hoặc sẽ yêu cầu khác so với kế hoạch. Nếu là những yêu cầu không phù hợp và ảnh hưởng tới sự kiện, mạnh dạn một cách lịch sự và nói “không”, và bạn cũng cần giải thích cho họ về lý do từ chối để hai bên đồng thuận trong quá trình làm việc với nhau.

Nói “không” cũng là một kỹ năng của người quản lý sự kiện. Là một người lập kế hoạch, hãy làm một người hài lòng theo cách của bạn. Tự hỏi bản thân xem liệu yêu cầu có quan trọng đối với sự kiện hay thúc đẩy mục tiêu sự kiện không? Nếu không, hãy nói với người yêu cầu “không” một cách nhẹ nhàng nhưng dứt khoát kèm theo một lời giải thích ngắn gọn. 

7. Mong đợi và lập kế hoạch về những điều bất ngờ

Những điều bất ngờ đối với nghề tổ chức sự kiện là yếu tố không được đón chào cho lắm. Quy mô càng lớn thì khả năng xảy ra nhiều biến cố càng cao. Cần tập trung mọi người và suy nghĩ về mọi tình huống xấu nhất, sau đó đưa ra kế hoạch B để dự phòng để khi có vấn đề xảy ra, bạn sẽ có giải pháp sẵn sàng.