SSEvent - Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Hotline: 0906 004 505 - 0983 037 083   Email:
Tin Tức

Tin Tức

Các vấn đề cần cân nhắc khi dự tính chi phí tổ chức hội nghị khách hàng

Chi phí tổ chức hội nghị khách hàng là bao nhiêu chính là vấn đề mà nhiều người rất quan tâm. Tuy nhiên, không thể nói rõ cụ thể xem chi phí tổ chức hội nghị là bao nhiêu, bởi vấn đề này phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố. Cùng SSEVENT tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
Xem thêm:

Tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng là gì?

chi phí tổ chức hội nghị khách hàng

Trước khi tìm hiểu xem chi phí tổ chức hội nghị khách hàng là bao nhiêu, thì trước hết, chúng ta hãy cùng tìm hiểu xem tổ chức hội nghị khách hàng là gì?

Hội nghị khách hàng là một sự kiện thường niên quan trọng của các công ty,doanh nghiệp. Bên cạnh việc chia sẻ những thông tin doanh số đáng mừng thì hội nghị khách hàng còn kết hợp với hoạt động tri ân khách hàng, đối tác đã sử dụng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp trong suốt thời gian qua.

Một sự kiện hội nghị khách hàng muốn diễn ra thành công cần phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác nhau. Trong đó, vấn đề thống kê; hoạch định đầy đủ các chi phí hội nghị khách hàng được sử dụng để dự tính ngân sách một cách chính xác, hợp lý. Các vấn đề cần cân nhắc khi dự tính chi phí tổ chức hội nghị khách hàng gồm có:

Liệt kê các hạng mục

Chi phí tổ chức hội nghị khách hàng bao gồm đa dạng các hạng mục như: phí dựng sân khấu, chi phí thuê hệ thống chiếu sáng, chi phí thuê hội trường, các chi phí thuê người dẫn chương trình; thuê người biểu diễn, chi phí cho việc khen thưởng… tất cả đều cần đến dự trù cụ thể rõ ràng.

Bởi vậy, trước tiên doanh nghiệp không nên bỏ qua bước liệt kê các hạng mục chi tiêu cho hội nghị từ khái quát đến chi tiết. Từ những hạng mục lớn được phân chia đến hạng mục nhỏ hơn.

chi phí tổ chức hội nghị khách hàng

Lợi ích từ việc liệt kê các hạng mục chi phí

- Việc liệt kê, lập danh sách có tác dụng giúp cho quý công ty; doanh nghiệp tránh được những trường hợp thiếu sót trong quá trình phân chia chi phí.

- Việt liệt kê các hạng mục cũng giúp cho kế hoạch chi tiêu; và lựa chọn ngân sách một cách khoa học và hợp lý.

- Việc liệt kê còn giúp cho bạn xác định được toàn bộ những yếu tố cần tạo nên một buổi hội nghị thành công, sau đó có thể dễ dàng loại bỏ những phần không cần thiết khi đã tính toán, hoạch định một cách rõ ràng.

Dự trù chi phí

Sau khi thực hiện liệt kê đầy đủ những hạng mục cần phải chi tiêu, công ty; doanh nghiệp sẽ phải xác định rõ ngân sách tổng chi, và tính toán chi phí cụ thể dành cho từng mỗi hạng mục.Để tránh việc lập bị thiếu sót nên đi từ các hạng mục lớn đến những hạng mục nhỏ hơn. Dự trù chi phí càng tỉ mỉ, càng cụ thể thì việc tổ chức hội nghị khách hàng sẽ càng thuận lợi. Độ chính xác về vấn đề thu chi cũng sẽ cao hơn.

Dự trù chi phí giúp doanh nghiệp

- Lập các hạng mục dự trù chi phí hội nghị khách hàng giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa việc thiếu hụt ngân sách; hay việc phân bổ chi phí không đều, phân bổ chi phí bất hợp lý trong khâu trù bị chương trình.

- Dự trù chi phí giúp lựa chọn ngân sách phù hợp với quy mô chương trình hội nghị khách hàng phù.

chi phí tổ chức hội nghị khách hàng

Dự tính chi phí phát sinh

Bên cạnh những hạng mục chi phí chính dành cho hội nghị thì các công ty; doanh nghiệp cần phải tính toán thêm các trường hợp phát sinh.Trong việc tổ chức chương trình hội nghị khó có thể tránh được những trường hợp bất khả kháng; gây ra tổn thất dẫn đến phải đền bù, sửa chữa, phải thiết lập lại, phải chi tiêu thêm bởi vậy để tránh việc phá vỡ ngân sách, ban tổ chức nên có những dự tính trước về các mức chi phí có thể phát sinh dựa trên xu hướng của thị trường.

Các hạng mục phát sinh nằm ở đâu

Những hạng mục phát sinh chủ yếu nằm ở giá của các vật liệu dàn dựng; chi phí nhân công tăng hay các sự cố không may. Để chi phí chính xác các công ty; doanh nghiệp cần nắm quyền chủ động trong việc đưa ra dự trù phát sinh thêm nhằm tránh các trường hợp không kịp điều động được nguồn lực; vật lực gây nên những tổn thất lớn hơn cho chương trình hội nghị.

Trên đây là những lưu ý khi hoạch định các chi phí tổ chức hội nghị khách hàng cho công ty; doanh nghiệp nên lưu tâm. Ngoài những hạng mục trên, mỗi công ty, doanh nghiệp có những cách riêng để có được một bản kế hoạch, hoạch định ngân sách tốt nhất với sự tỉ mỉ và tùy thuộc vào sự khắt khe của mỗi đơn vị trong việc sắp xếp ngân sách chi tiêu cho các chương trình hội nghị khách hàng thường niên.
Nguồn: https://ssevent.vn/

Các tin khác