SSEvent - Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Hotline: 0906 004 505 - 0983 037 083   Email:
Tin Tức

Tin Tức

DANH SÁCH KIỂM TRA - CHECKLIST SỰ KIỆN QUY MÔ LỚN

Thời gian để thực hiện từ những bước đầu tiên tới ngày sự kiện diễn ra là rất lâu, vì vậy người quản lý sự kiện, một event planner cần phải chia nhỏ các nhiệm vụ trước cả một năm hoặc hơn. Chuẩn bị danh sách việc cần làm trước khi sự kiện diễn ra và thiết lập thời gian biểu kế hoạch sự kiện quy mô lớn. Cùng SSevent tham khảo bài viết giới đây để xem danh sách kiểm việc cần làm trước sự kiện, hay còn gọi là checklist sự kiện quy mô lớn để sự kiện được diễn ra trơn tru và suôn sẻ nha.
Xem thêm:

DANH SÁCH KIỂM TRA - CHECKLIST SỰ KIỆN QUY MÔ LỚN

DANH SÁCH KIỂM TRA - CHECKLIST SỰ KIỆN QUY MÔ LỚN

12 đến 16 tháng trước sự kiện

  • Thiết lập các mục tiêu bao gồm mục đích của sự kiện, đề xuất giá trị sự kiện và mục tiêu tham dự. 

  • Thiết lập ngày tổ chức

  • Lập ngân sách và cập nhật ngân sách thường xuyên khi thực hiện chuẩn bị tổ chức.

  • Chọn một phong cách sự kiện hoặc một chủ đề cụ thể cho dự kiện

  • Đặt địa điểm tổ chức 

  • Diễn giả nghiên cứu.

  • Khởi động chiến dịch tiếp thị sự kiện

  • Xác định xem sự kiện của mình phù hợp với nhà tài trợ nào, nhà tài trợ phải phù hợp với công ty và phù hợp với cả người tham dự sự kiện.

8 đến 11 tháng trước sự kiện

  • Hoàn thiện hợp đồng và ký hợp đồng. 

  • Tạo bố cục địa điểm. Ở bước này, nên sử dụng các công cụ hỗ trợ về bố trí địa điểm để mọi người dễ hình dung khi thực hiện sự kiện lớn.

  • Hoàn thiện các phụ kiện, thiết bị sự kiện như A/V, Wi-fi, bãi đậu xe, an ninh tại địa điểm và các tính năng hỗ trợ khác.

  • Xem xét và quyết toán ngân sách cho sự kiện.
DANH SÁCH KIỂM TRA - CHECKLIST SỰ KIỆN QUY MÔ LỚN

3 đến 7 tháng trước sự kiện

  • Hoàn thiện thực đơn, làm việc với nhà cung cấp để đảm bảo đáp ứng tất cả các yêu cầu về chế độ ăn uống.

  • Quản lý việc sắp xếp chuyến đi của diễn giả. 

  • Nhận thông tin và hình ảnh tiểu sử của diễn giả.

  • Đảm bảo tất cả các hợp đồng đã được ký kết.

  • Nhận tất cả các giấy phép, giấy phép và bảo hiểm sự kiện.

  • Đặt mua hàng hóa sự kiện và tài liệu quảng cáo.

  • Thu thập và thanh toán cuối cùng. 

  • Soạn thảo lịch trình sự kiện. 

1 đến 2 tháng trước sự kiện

  • Tổ chức một chuyến thăm địa điểm trước khi sự kiện diễn ra. Gửi lời nhắc cho người tham dự trên email và phương tiện truyền thông xã hội. 

  • Kiểm tra với các diễn giả và tham luận viên để xem họ có câu hỏi hoặc thắc mắc không?

  • Thúc đẩy những người tham dự tiềm năng vào phút cuối đăng ký. 

  • Xem lại tài liệu sự kiện, bao gồm các chương trình, ứng dụng sự kiện…

Tuần diễn ra sự kiện

  • Xác nhận thông tin chi tiết về việc thiết lập và chia nhỏ nhà cung cấp. 

  • Cung cấp số đăng ký cuối cùng cho địa điểm và nhà cung cấp dịch vụ ăn uống.

  • Kiểm tra kỹ thiết bị A / V và wifi.

  • Huấn luyện tình nguyện viên, người chào hỏi và người dẫn chương trình. 

  • Hướng dẫn địa điểm cuối cùng. 

1 ngày đến 2 tuần sau sự kiện

  • Gửi bản khảo sát sau sự kiện cho người tham dự.

  • Gửi lời cảm ơn đến các tình nguyện viên và diễn giả (cũng như các nhà tài trợ và các nhà tài trợ, nếu có).

  • Báo cáo nhóm. Thảo luận về kết quả khảo sát sau sự kiện, những gì diễn ra tốt đẹp và những gì bạn sẽ cải thiện vào lần sau.

Ngoài danh sách checklist các công việc phải làm trước ngày sự kiện diễn ra. Bạn cần phải kiểm tra lại và quản lý nhóm hoạt động sự kiện. Vào ngày sự kiện quy mô lớn diễn ra, sẽ có hàng ngàn vị khách tham dự và cần rất nhiều nhân sự. Nếu không có chiến lược hay kỹ năng làm việc nhóm để quản lý đội ngũ sẽ rất khó để sự kiện diễn ra suôn sẻ.

Có 3 yếu tố quan trọng để quản lý nhóm đông người dưới đây. Đây là những yếu tố chính của kế hoạch tổ chức sự kiện quy mô lớn. Cần phải xem xét làm thế nào để hoạt động một nhóm người lớn từ chương trình này tới chương trình tiếp theo một cách suôn sẻ.

DANH SÁCH KIỂM TRA - CHECKLIST SỰ KIỆN QUY MÔ LỚN

Hợp lý hóa quy trình làm thủ tục và đăng ký

Khi mọi người, khách hàng chờ đợi một thời gian dài cho bất cứ điều gì, họ đều trở nên hy vọng và rất dễ thất vọng vì một điều gì đó. Đặt mình vào vị trí của họ, chờ đợi trong một hàng dài để đăng ký địa điểm tổ chức đảm bảo sẽ khiến bạn rối tung lên. Điều này có thể làm giảm tâm trạng lạc quan mà bạn đã cố gắng tạo ra tại sự kiện, dẫn đến trải nghiệm tiêu cực trước khi người nói đầu tiên lên sân khấu. 

Lập kế hoạch trước là rất quan trọng để giữ cho các dây chuyền hoạt động trơn tru. Một số cách để tránh xếp hàng, tắc nghẽn và khiến khách thất vọng bao gồm:

  • Nhiều điểm vào cửa nơi người tham dự có thể xuất trình vé của họ và đi qua.

  • Sử dụng ứng dụng đăng ký để check-in nhanh chóng. 

  • Một bàn dịch vụ thông tin để đối phó với những vấn đề khó khăn hơn mà không cần giữ máy.

Nếu bạn định kiểm tra hành lý, hãy đảm bảo rằng nhân viên an ninh được chuẩn bị đầy đủ để họ có thể giữ mọi người di chuyển cùng. Đào tạo nhân viên của bạn tốt về lợi ích của sự tử tế, hiểu biết và kiên nhẫn. Một chút từ bi có thể làm lan tỏa một tình huống căng thẳng.

Giao tiếp với đám đông

Bước đầu tiên để giao tiếp rõ ràng là đặt biển báo thích hợp xung quanh địa điểm. Khi mọi người biết phải đi đâu, họ sẽ tiếp tục di chuyển để đến đó. Bạn có thể sử dụng bảng chỉ dẫn cố định ở một số khu vực và bảng LED cung cấp thông tin cập nhật ở những khu vực khác. Vị trí các biển báo sao cho dễ nhìn thấy chúng từ nhiều vị trí thuận lợi. Các khu vực được đánh dấu rõ ràng nên bao gồm:

  • Phòng vệ sinh

  • Khu vực hút thuốc Khu vực

  • Khu vực chỉ dành cho nhân viên.

Bạn cũng có thể phát các bản đồ nhỏ về địa điểm (hoặc các địa điểm) hội nghị, hoặc dán các bản đồ lớn ở lối vào và hội trường. Có đủ máy chủ và máy chủ lưu thông qua đám đông để hỗ trợ những người có thắc mắc và luôn có một bàn thông tin có nhân viên tốt luôn hữu ích. 

Thiết kế các kế hoạch khẩn cấp và an toàn 

Tại các sự kiện quy mô lớn, điều đặc biệt quan trọng là phải có kế hoạch khẩn cấp rõ ràng. Từ thảm họa thiên nhiên đến cháy sân khấu cho đến mất điện hay đánh nhau, điều cần thiết là nhóm lập kế hoạch và nhóm an ninh phải thảo luận về mọi tình huống. Các biện pháp phòng ngừa an toàn chính cho đám đông lớn bao gồm:

  • Hướng dẫn ngay trước sự kiện để đảm bảo các lối thoát hiểm khẩn cấp được mở và không bị tắc nghẽn.

  • Thiết lập ngôn ngữ dùng chung và các dấu hiệu cho phép tất cả các thành viên trong nhóm và cá nhân bảo mật để hiểu ngay có vấn đề và vị trí của vấn đề. 

  • Hệ thống chiếu sáng khẩn cấp và máy phát điện dự phòng để người tham dự có thể tìm đường thoát nếu mất điện. 

  • Nhân viên đóng quân gần các khu vực có nguy cơ tắc nghẽn để tạo điều kiện thuận lợi cho dòng chảy của đám đông.

  • Nhân viên an ninh gần lối ra chính. 

Hy vọng những chia sẻ của SSevent có ích tới bạn và nếu bạn có những thắc mắc về dịch vụ sự kiện hay bất cứ điều gì liên quan tới sự kiện có thể liên hệ trực tiếp tới SSevent để được giải đáp và tư vấn cho bạn nhanh nhất và tận tình nhất nhé.

Nguồn: https://ssevent.vn/

Các tin khác