SSEvent - Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Hotline: 0906 004 505 - 0983 037 083   Email:
Tin Tức

Tin Tức

LƯU Ý KHI LỰA CHỌN ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC HỘI NGHỊ

Lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị là công việc phải cân nhắc rất nhiều yếu tố bao gồm vị trí thuận lợi, phù hợp ngân sách và các dịch vụ tiện ích xung quanh khu vực lựa chọn, …Địa điểm là nơi diễn ra tất cả các tiết mục trong kịch bản, vì vậy việc lựa chọn địa điểm tổ chức là rất quan trọng và phải khảo sát chi tiết và kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định. Để tổ chức được một sự kiện thành công, nhà tổ chức cần phải lưu ý những điều sau đây khi lựa chọn.

Xem thêm:

Tùy vào mục đích, tính chất của sự kiện như tổ chức lễ khai trương, sinh nhật, lễ kỉ niệm hay ra mắt, họp báo, … mà lựa chọn địa điểm phù hợp. Yếu tố cần xem xét tiếp theo là quy mô tổ chức để lựa chọn. Ví dụ bạn có thể tổ chức lễ kỉ niệm thành lập ở một khách sạn lớn với một lượng khách rất đông, …

Lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị

địa điểm tổ chức hội nghị
 
  • Vị trí tổ chức thuận lợi và thuận tiện đi lại cho khách mời

Lựa chọn được vị trí thuận lợi đòi hỏi bạn phải đi khảo sát ở nhiều nơi, trên nhiều tuyến đường sao cho thuận lợi tổ chức và thuận tiện đi lại cho tất cả khách mời tham dự. Việc chọn được một vị trí hợp lí là điểm ghi đầu tiên trong mắt quý khách mời và những đối tác của mình. Nếu là sự kiện dài ngày, bạn cần tìm địa điểm tổ chức bao gồm nơi lưu trú cho khách ở xa như khách sạn hay resort,…
  • Tiện ích xung quanh địa điểm tổ chức

Ngoài ra, bạn cần để ý đến khu vực xung quanh địa điểm tổ chức hội nghị, khu vực xung quanh sẽ giúp khách mời có cái nhìn tổng quan hơn về địa điểm đồng thời có thể chủ động kết hợp xử lí những tình huống khẩn cấp phát sinh trong quá trình diễn ra sự kiện.
  • Không gian tổ chức đáp ứng nhu cầu của sự kiện

Không gian tổ chưc là yếu tố quan trọng bởi đây là điểm đánh giá của khách mời về sự chu đáo và chuyên nghiệp của bạn. Sảnh tiệc, sảnh đón khách, hành lang và các khu vực liên quan, … là không gian tổ chức đòi hỏi phải chuẩn bị chỉn chu và kỹ lưỡng. Một nơi đủ cho tất cả khách mời của mình, không qua rộng sẽ gây loãng bầu không khí cũng không nên quá chật bởi tạo cảm giác chật chội, bon chen gây không thoải mái đến những người tham dự.
địa điểm tổ chức hội nghị
  • Chủ đề, ý tưởng concept của sự kiện

Việc trang trí đóng vai trò quan trọng trong tổ chức sự kiện, một địa điểm thuận lợi sẽ dễ dàng trang trí theo ý tưởng sở thích của bạn, cũng như tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể nếu bạn muốn trang trí theo sở thích phù hợp với không gian của địa điểm. Có thể là tiệc trong nhà, và việc trang trí ảnh hưởng nhiều tới địa điểm khi bạn chọn tổ chức tiệc ngoài trời. Một không gian lớn nếu có sự kết hợp hoàn hảo giữa trang trí và địa điểm hợp lí sẽ càng làm nổi bật lên khu vực tổ chức sự kiện đồng thời nổi bật lên địa điểm tổ chức gây được sự chú ý của mọi người. Điểm này sẽ rất làm hài lòng người tham dự và khiến họ trầm trồ trước sự tinh tế của nhà tổ chức sự kiện.
  • Khảo sát dịch vụ đi kèm

Bên cạnh những thiết bị phải có như âm thanh, ánh sáng, … thì những dịch vụ đi kèm tại địa điểm tổ chức như những bữa tiệc nhẹ giữa giờ, đồ uống phục vụ, … cũng là đề mục đáng lưu tâm khi bạn đi khảo sát địa điểm. Lựa chọn địa điểm cung cấp đầy đủ dịch vụ sẽ đỡ bớt phần nào công việc của bạn.
  • Lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị phù hợp với ngân sách

Nên lựa chọn địa điểm phù hợp với ngân sách mà bạn ước tính ban đầu. Nên dành ra thời gian và công sức để đi khảo sát phù hợp nhất với nhu cầu và mục đích tổ chức, tránh gây lãng phí mà hiệu quả mang lại không cao.
địa điểm tổ chức hội nghị
  • Đảm bảo an toàn cho mọi người tham dự sự kiện, dự phòng những rủi ro có thể xảy ra

Mức độ đảm bảo an toàn cần được đặc biệt quan tâm khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị. Chúng ta luôn mong sự kiện xảy ra suôn sẻ nhưng không thể chủ quan bỏ qua bước quan trọng này, chú ý cửa thoát hiểm, vật dụng phòng cháy, …cân nhắc nơi an toàn, đồn công an, bệnh viện gần đó để phòng những tình huống khẩn cấp xảy ra.

Lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị là công việc ảnh hưởng tới cả quá trình, kịch bản mà bạn xây dựng đều liên quan tới địa điểm mà bạn lựa chọn. Hãy tham khảo và đi khảo sát trực tiếp tại nơi bạn chú ý tới. Nếu còn băn khoăn, bạn có thể liên hệ tới SSEVENT để được tư vấn địa điểm tổ chức hợp lý nhờ vào kinh nghiệp của chúng tôi, ngoài ra SS EVENT có thể giúp bạn xây dựng kế hoạch kịch bản và trang trí không gian tiệc. Liên hệ với chúng tôi qua fanpage SS event hoặc gọi điện tới hotline 0906 004 505 - 0983 037 083 để được tư vấn trực tiếp những băn khoăn và thắc mắc của bạn nhé.

Các tin khác