Mọi quản lý kế hoạch sự kiện đều biết rằng danh sách kiểm tra lập kế hoạch sự kiện có lẽ là công cụ có giá trị nhất trong việc lập kế hoạch cho một sự kiện thành công. Đây là một công cụ lập kế hoạch sự kiện duy nhất giúp bạn cảm thấy an toàn nhất khi thực hiện tiến trình chuẩn bị sự kiện theo nó, và nó sẽ giúp bạn kiểm tra lại toàn bộ và cho bạn biết rằng có lẽ bạn đã thực hiện đủ trong danh sách kiểm tra tra. Với danh sách kiểm tra lập kế hoạch sự kiện toàn diện ở bên cạnh, bạn có thể tự tin tiếp cận sự kiện của mình mà biết rằng bạn không bỏ qua bất cứ điều gì.

Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn tự cho mình là người siêu tổ chức và bạn đã sử dụng danh sách kiểm tra khi lên kế hoạch cho một sự kiện, nhưng lại gặp phải tình huống mà bạn nhận ra (quá muộn) rằng bạn đã không chú ý đến một số chi tiết quan trọng. Bạn đã làm sai ở đâu?

Mỗi sự kiện yêu cầu một danh sách kiểm tra kế hoạch sự kiện, nó được thiết kế bao gồm các lưu ý đến sự kiện cụ thể đó và phù hợp với các đặc điểm sự kiện riêng lẻ. Vì vậy, mỗi danh sách kiểm tra kế hoạch sự kiện là khác nhau. Thế nhưng, có 5 mục mà bạn phải có trong danh sách kiểm tra kế hoạch tổ chức sự kiện của mình, bất kể bạn đang lên kế hoạch cho một bữa tiệc sinh nhật nhỏ hay một sự kiện lớn của công ty. 

Ký hợp đồng sự kiện

Nghe có vẻ hiển nhiên, nhưng hãy chắc chắn rằng bạn ký - và nhận lại các bản sao đã ký - tất cả các hợp đồng bạn cần cho sự kiện của mình. Điều này bao gồm các hợp đồng sự kiện với khách hàng, địa điểm, nhà cung cấp, khách sạn, giải trí… Bắt tay chặt chẽ là một cách tốt đẹp để tiến hành kinh doanh nhưng không phải là cách để đảm bảo việc thuê bất kỳ nhà cung cấp nào và không phải là cách để cam kết làm việc cho khách hàng. Nhận mọi thứ bằng văn bản và không thực hiện bất kỳ công việc nào hoặc tốn một xu vào việc lập kế hoạch cho sự kiện của bạn cho đến khi tất cả các thủ tục giấy tờ đã được ký và giao.

Xác nhận ngày và giờ

Bạn đang chuẩn bị kỹ lưỡng trong các giai đoạn lập kế hoạch cho sự kiện này. Làm sao ai đó có thể nhầm ngày được? Các nhà cung cấp thường có doanh nghiệp khác đến tham gia. Khách hàng có thể đồng ý ngày và giờ cho sự kiện và sau đó chỉ cần quên thông báo cho bạn về sự thay đổi trong kế hoạch. Trước khi bạn bắt đầu lập kế hoạch cho sự kiện của mình, hãy kiểm tra kỹ ngày và thời gian bắt đầu và kết thúc và viết những thông tin này bằng văn bản để mọi người đều ở trên cùng một trang.

Nhờ sự trợ giúp

Đừng đánh giá thấp giá trị của việc có thêm trợ giúp vào ngày diễn ra sự kiện của bạn. Luôn luôn có một cái gì đó cần phải chăm sóc và hầu hết các nhà tổ chức sự kiện đã quá bận rộn với việc điều hành sự kiện để dành sự chú ý của họ cho các tình huống phát sinh. Thêm người trợ giúp là một bước quan trọng thường bị bỏ qua cho đến khi có thể đã quá muộn để thuê nhân viên tổ chức sự kiện tốt nhất cho công việc hiện tại. Đừng giải quyết việc thừa khi thuê nhân viên tổ chức sự kiện. Đưa mục này vào danh sách kiểm tra sự kiện của bạn và đảm bảo đội ngũ nhân viên được đào tạo tốt nhất với kinh nghiệm cần thiết phù hợp với ngân sách sự kiện của bạn.

Tiến hành khảo sát

Không có gì có thể so sánh được với việc bạn hình dung ra điều gì đó trong đầu giống như việc tận mắt trải nghiệm nó. Tiến hành tham quan địa điểm tổ chức sự kiện với khách hàng và nhà cung cấp là một bước quan trọng trong quy trình lập kế hoạch sự kiện. Nó tạo cơ hội để đưa ra câu hỏi, giải quyết các mối quan tâm và đi đến thỏa thuận về việc bố trí phòng, trang trí, vị trí đăng ký và quy trình tổng thể của sự kiện. Thông thường, ngay cả khi chúng ta nghĩ rằng chúng ta đang giao tiếp rõ ràng, tầm nhìn của chúng ta về điều gì đó hoàn toàn trái ngược với những gì người khác đang hình dung dựa trên mô tả của chúng ta. Đi dạo qua không gian thực trong các giai đoạn lập kế hoạch, để không có bất ngờ trong ngày diễn ra sự kiện.

Lời nhắc cần theo dõi

Trong thế giới lý tưởng, chỉ cần nói với ai đó một lần là đủ để đảm bảo công việc được hoàn thành. Thật không may, thế giới làm việc thực không hoạt động theo cách đó hoặc ít nhất không phải là công việc tổ chức sự kiện. Với quá nhiều chi tiết cần quản lý và nhiều người chơi tham gia ở các giai đoạn khác nhau của sự kiện, rất dễ xảy ra tình trạng thất lạc thứ gì đó. Vì vậy, khi bạn phát triển danh sách kiểm tra kế hoạch tổ chức sự kiện của mình để giữ cho bạn có tổ chức và đúng lịch trình, hãy đảm bảo bao gồm các lời nhắc cho những lần theo dõi nhất định. 

Ví dụ: nếu bạn đã nói chuyện với nhà cung cấp dịch vụ ăn uống về các ý tưởng thực đơn, hãy bao gồm một mục trong danh sách kiểm tra lập kế hoạch sự kiện của bạn có nội dung “Theo dõi với nhà cung cấp dịch vụ ăn uống trên thực đơn được đề xuất” và “Lên lịch nếm thử với nhà cung cấp dịch vụ ăn uống.” Trong lập kế hoạch sự kiện, có không có nghĩa là xác nhận một cái gì đó quá nhiều lần.

Hy vọng bài viết về những điều cần lưu ý về danh sách kiểm tra kế hoạch sự kiện giúp ích cho bạn, quản lý sự kiện là công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ và cẩn thận, cẩn thận từ những chi tiết nhỏ nhất để không phát sinh ra bất kỳ tình huống không mong muốn nào xảy ra, và để thực hiện thành công cần một danh sách hoạt động kỹ càng và chi tiết, không riêng sự kiện, dù trong bất cứ việc gì cũng cần có danh sách kiểm tra một cách cẩn thận để đảm bảo mọi việc được diễn ra luôn suôn sẻ.