SSEvent - Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Hotline: 0906 004 505 - 0983 037 083   Email:
Tin Tức

Tin Tức

Kinh Nghiệm Kế Hoạch Chi Tiết Tổ Chức Hội Thảo Thành Công

Hội thảo là một sự kiện của doanh nghiệp được tổ chức hằng năm nhằm gắn kết, duy trì mỗi quan hệ của khách hàng, thu hút sự chú ý với đối tượng khách hàng tiềm năng nâng cao giá trị của doanh nghiệp. Sự kiện này thường có nội dung giới thiệu sản phẩm mới, bổ sung thêm kiến thức ngành nghề và thăm dò ý kiến khách hàng,… Để lên kế hoạch chi tiết tổ chức hội thảo, bạn cần vạch ra mục tiêu rõ ràng, cùng SSEvent tham khảo gợi ý những bước kế hoạch chi tiết tổ chức hội thảo thành công.
Xem thêm:

Kinh nghiệm lên kế hoạch chi tiết tổ chức hội thảo thành công

kế hoạch chi tiết tổ chức hội thảo

Trước tiên, ta phải xác định rõ kế hoạch của hội thảo mà doanh nghiệp tổ chức bao gồm:
  • Mục đích tổ chức hội thảo
  • Hội thảo dành cho những khách hàng đối tượng nào ?
  • Địa điểm tổ chức hội thảo hợp lý, thời gian phù hợp với mọi đối tượng
  • Số lượng khách hàng tham dự, quy mô tổ chức
  • Dự trù kinh phí
  • Lên kịch bản chi tiết hội thảo, tạo truyền thông thu hút

Mục đích tổ chức hội thảo

Bạn cần xác định rõ mục đích tổ chức để tạo điểm nhấn và tập trung vào nó nhiều hơn. Mục đích bạn chọn thường là giới thiệu sản phẩm mới tới quý khách hàng, hay tìm đối tượng khách hàng mới, tri ân khách hàng và đối tác hay tạo truyền thông cho doanh nghiệp của mình. Như vậy, việc tổ chức và lên kế hoạch sẽ mang lại hiệu quả cao hơn rất nhiều.

Thảo luận, làm việc với diễn giả và khách hàng chuyên gia

Việc đầu tiên bản phải làm và mấu chốt của buổi hội thảo là làm việc với diễn giả, khách mời. Bạn nên bàn rõ công việc, kịch bản cụ thể những điều mà doanh nghiệp muốn truyền tải để thông tin đến với khách hàng là dễ tiếp cận hơn. Có nhiều doanh nghiệp mắc sai lầm rằng, để diễn giả tự chủ động theo cảm xúc cá nhân nên khiến show bị trì hoãn, hay ảnh hưởng đến những đề mục khác của hội thảo.

Ngoài ra, bạn nên mời những khách hàng thân quen của mình tham dự để tạo niềm tin đối với những khách hàng mới, khi họ chưa biết gì về doanh nghiệp, hướng doanh nghiệp của bạn. Việc mời khách hàng chuyên gia vừa để xây dựng mối quan hệ lâu dài cũng vừa củng cố niềm tin đến khách hàng mới.

kế hoạch chi tiết tổ chức hội thảo

Xác định chủ đề của buổi hội thảo

Chủ đề chính là nội dung chính xuyên suốt sự kiện này, chủ đề được xác định rõ sẽ thu hút được đúng đối tượng khách hàng mà mình tìm kiếm. Bạn có thể nhắm hướng đối tượng là học sinh, sinh viên qua buổi hội thảo có chủ đề “Hướng nghiệp”. Như vậy, nhắm trúng nhu cầu của đối tượng theo chủ đề sẽ tạo nên thành công của hội thảo đó.

Xác định quy mô, lượng khách hàng

Quy mô và số lượng khách hàng phải nằm trong kế hoạch của bạn để xác định được địa điểm và không gian tổ chức sao cho hợp lí. Khách hàng có thể cảm thấy hài lòng và hứng thú với nội dung hơn khi bạn xác định đúng quy mô tạo sự chuyên nghiệp tránh quá đông gây khó chịu hay quá ít gây loãng hội thảo này.

Chọn địa điểm, thời gian thích hợp

Địa điểm rất quan trọng trong tổ chức hội thảo, nếu là sự kiện lớn bạn nên chọn địa điểm là một nhà hàng, hay khách sạn để đủ số lượng khách mời cũng như tạo độ hoành tráng cho sự kiện. Nếu là buổi hội thảo nhỏ, bạn chỉ cần tổ chức ở quán cà phê, hay hội trường nhỏ phù hợp. Phải chọn không gian phù hợp, tránh tổ chức ở nơi quá lớn khi lượng khách hàng ít, sẽ làm ảnh hưởng tới bầu không khí và gây nhàm chán.

Thời gian cũng là yếu tố quan trọng, bởi quyết định thời gian tổ chức phải phù hợp với khách hàng bạn hướng tới. Ví dụ, đối tượng khách hàng là những nhà nông, thì bạn nên chọn thời gian là buổi đầu chiều, hoặc vào buổi tối để tránh làm ảnh hưởng tới công việc của họ, nếu đối tượng là dân văn phòng, công sở bạn nên chọn vào ngày cuối tuần để họ dễ sắp xếp công việc tham dự cùng với doanh nghiệp của bạn.

kế hoạch chi tiết tổ chức hội thảo

Dự trù kinh phí có thể chi trả

Sau các bước nêu trên, có lẽ bạn cũng ước lượng được phần nào chi phí tổ chức. Tránh trường hợp bạn không lên chi tiết chi phí mình phải bỏ ra để tổ chức mà chỉ áng chừng con số mà mình dự đoán, số tiền sẽ tăng lên rất nhiều và có thể gây ảnh hưởng tới công ty bởi trong quá trình tổ chức sẽ có rất nhiều phát sinh. Bạn cần kiểm soát nó chặt chẽ tránh lãng phí.

Truyền thông cho sự kiện

Đây là bước quan trọng để gây dấu ấn với mọi người cũng như thu hút được khách hàng mục tiêu. Bạn phải chọn ra những kênh phù hợp với đối tượng khách hàng đó để truyền thông và thời gian thích hợp khi quảng bá là trước 1-2 tuần để ghi dấu ấn tới đối tượng. Việc truyền thông thành công sẽ giúp rất nhiều tới hình ảnh của công ty. Hiện nay, có rất nhiều phương thức truyền thông hiện đại trên Internet, mạng xã hội, áp phích trên đường, hay bằng cách thông qua giới thiệu từ đại diện khác,…

Trên đây là những kinh nghiệm tổ chức hội thảo mà SS Event chia sẻ cho bạn. Những thông tin này sẽ giúp rất nhiều cho bạn khi bạn chưa nắm rõ được công việc cụ thể trước khi thực hiện hội thảo.

Bạn có thể liên hệ với các Event planner để họ giúp bạn một phần công việc, tiết kiệm chi phí và thời gian hơn. Nếu bạn chọn SS Event, bạn có thể tìm hiểu chúng tôi rõ hơn thông qua fanpage SS Event hay truy cập vào trang web https://ssevent.vn/. Ngoài ra, hãy gọi tới hotline của chúng tôi  Hotline 0906 004 505 - 0983 037 083 để được tư vấn cụ thể và chi tiết hơn. Với kinh nghiệm và nhiệt huyết làm nghề lâu năm, chúng tôi đảm bảo sẽ làm bạn hài lòng với dịch vụ của SS Event.

Các tin khác