Bài viết dưới đây mà SSevent giới thiệu tới bạn là hướng dẫn về cách lên kế hoạch tổ chức một buổi hội thảo thành công, với việc lên kế hoạch, dù là người lên kế hoạch lâu năm hay người mới bắt đầu. Hội thảo là sự kiện mà bất kì công ty hay doanh nghiệp nào cũng đều quan tâm và sẽ tổ chức hằng năm, theo chân SSevent tham khảo bài viết dưới đây nhé.

• Kinh Nghiệm Kế Hoạch Chi Tiết Tổ Chức Hội Thảo Thành Công
• Tổ chức hội nghị hội thảo có phải xin phép? Tìm hiểu ngay

    Trước tiên, ta làm rõ về thuật ngữ hội thảo, hội thảo là một buổi gặp gỡ của những người có cùng mối quan tâm tại cùng một địa điểm để cùng nhau tranh luận về một chủ đề mà họ cùng quan tâm, thường hội thảo dành cho một nhóm tập trung đặc biệt quan tâm đến chủ đề hội thảo tổ chức có thể là về kỹ thuật và kỹ năng trong một lĩnh vực cụ thể nào đó. Nói một cách đơn giản, hội thảo như một sự kiện nhỏ với mục đích là cung cấp cho người tham dự thông tin giá trị, ví dụ như một buổi nhiếp ảnh, lớp học viết mã, … bất cứ chủ đề gì cũng có thể tổ chức hội thảo, chỉ cần lên kế hoạch và chương trình phù hợp.

BẬT MÍ 22 BƯỚC TỔ CHỨC HỘI THẢO THÀNH CÔNG

1. Trả lời 5 câu hỏi (5W&1H)

    5 câu hỏi dưới đây có lẽ sẽ tạo nên cho bạn về một bức tranh toàn cảnh về một sự kiện hội thảo. Sau khi trả lời các câu hỏi, chắc chắn bạn sẽ có một lộ trình rõ ràng cho mình và cho cả những người làm việc cùng hình dung ra những công việc cần chuẩn bị.

• Who - Ai đang tổ chức hội thảo này, ai lên kế hoạch và ai sẽ tham dự hội thảo? 

• What - Là kiểu hội thảo nào? Ví dụ, một hội thảo đào tạo chuyên nghiệp có thể sẽ khác nhiều so với một hội thảo chia sẻ về yoga?

• When - Khi nào bạn dự định làm điều đó? Nó là một sự kiện đơn lẻ hay một chuỗi? 

• Where - Hội thảo sẽ diễn ra ở đâu, nó sẽ là trực tiếp hay ảo? Và bạn mong đợi người tham gia sẽ ở đâu? 

• Why - Tại sao lại là hội thảo này và tại sao bây giờ? Tại sao những người tham dự cần phải có mặt ở đó? 

• How - Bạn sẽ thực hiện hội thảo này như thế nào dựa trên những gì bạn biết ngay bây giờ? 

2. Xác định mục tiêu hội thảo

    Sự kiện thành công là sự kiện xác định rõ mục tiêu của mình. Mục tiêu của sự kiện cần thực hiện nghiên cứu và trao đổi từ nhiều nguồn khác nhau để xác định mục tiêu đúng đắn của hội thảo. Xác định mục tiêu cụ thể rất quan trọng đối với một buổi hội thảo tại công ty, mục tiêu cụ thể hướng tới khách hàng cụ thể và đối tác tiềm năng. Ngoài ra, cần phải dự đoán bao nhiêu người sẽ tới tham dự buổi hội thảo ấy, nếu hội thảo dành cho công nhân viên của công ty thì không phải lo lắng, nếu không bạn phải tìm kiếm những thống kê liên quan đến loại hội thảo và tỷ lệ tham dự trung bình của bạn. 

3. Chọn hình thức

Cho dù đó là trực tiếp hay ảo, một khóa đào tạo chuyên nghiệp hay một buổi chia sẻ kiến thức hay thông tin giá trị, loại hội thảo bạn chọn sẽ xác định cách lập kế hoạch. Sau khi đại dịch COVID-19 đi qua, hội thảo trực tuyến ngày càng phổ biến và được nhiều doanh nghiệp lựa chọn bởi sự tiện lợi và tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể.

4. Xây dựng team cùng làm việc

Giống như với bất kỳ dự án lớn nào, một team sẽ giúp nâng cao sức mạnh. Người ta thường bảo Một cây làm chẳng nên non/ Ba cây chụm lại nên hòn núi cao. Ngay cả khi hội thảo của bạn chỉ dành cho đồng nghiệp nội bộ trong công ty, bạn vẫn có thể tìm thấy những người tình nguyện trong số đồng nghiệp, bạn bè hoặc diễn giả của mình. Bắt đầu bằng cách hỏi các bên liên quan xem họ sẵn sàng đóng góp gì. Thiết lập một cuộc họp hàng tuần và ước tính cam kết thời gian bạn sẽ cần từ mỗi người tham gia. 

5. Nghiên cứu và khảo sát khán giả tham dự

Có thể nghiên cứu và tìm loại nội dung (video, âm thanh, meme…) hấp dẫn họ nhất. Xem xét mục tiêu của họ cho hội thảo là gì và bắt đầu động não các ý tưởng cho các hoạt động dựa trên đó. Nếu bạn có giao tiếp trực tiếp với đối tượng mục tiêu của mình ngay bây giờ, hãy thực hiện một cuộc thăm dò hoặc khảo sát cho phép họ chia sẻ các đề xuất đảm bảo hội thảo đạt được hiệu quả nhất.

6. Phác thảo ngân sách

Lập một bảng tính liệt kê mọi hạng mục bạn sẽ cần cho hội thảo. Bao gồm mọi chi phí từ tiền thuê địa điểm đến quảng cáo kỹ thuật số. Thêm giá và báo giá cho từng loại. Sau đó tính toán doanh thu có thể có, hay gọi là ngân sách dự kiến mà bạn hay công ty có thể chi. Nếu đó là một sự kiện vì lợi nhuận và xem liệu chi phí tổ chức hội thảo có phù hợp với giá vé vào cửa dự kiến ​​của bạn hay không. 

7. Tạo chương trình nghị sự

Bắt đầu bằng cách giới thiệu hội thảo này là gì, bạn, người tổ chức hoặc các diễn giả là ai, và nội dung hội thảo là gì. Bao gồm một bài giảng chính, một phiên thảo luận khuyến khích người tham gia tương tác với nhau và phản ánh cuối cùng hoặc hỏi đáp để kết thúc sự kiện. 

8. Học hỏi từ sự cạnh tranh

Nghiên cứu các sự kiện tương tự trực tuyến để có ý tưởng về những gì các nhà lập kế hoạch thường làm và cách bạn có thể cải thiện nó. Tìm thời lượng hội thảo, hoạt động, chủ đề, tiền thưởng và mô tả để cung cấp thông tin của riêng bạn. 

9. Chọn ngày cho hội thảo

Lưu ý khán giả khi chọn ngày và giờ cho hội thảo tiềm năng của bạn. Ví dụ: nếu bạn muốn tiếp cận nhân viên pha chế, đừng tổ chức hội thảo của bạn vào buổi tối hoặc cuối tuần. Nên chọn thời gian phù hợp với hầu hết khách mời tham dự, đảm bảo họ tới đông đủ nhất cho buổi hội thảo.

10. Dự thảo kế hoạch giao tiếp của bạn

Tiếp tục người tổ chức tự trả lời những câu hỏi dưới đây để lên kế hoạch giao tiếp với khách tham dự

• Khi nào và tại sao bạn sẽ giao tiếp với khán giả hội thảo của mình? 

• Bạn nên sử dụng những kênh nào để tiếp cận họ? 

• Làm thế nào bạn có thể cung cấp giá trị ngoài việc quảng cáo hội thảo của bạn?

​

11. Xây dựng lịch tiếp thị

    Công việc tiếp thị hội thảo là không thể thiếu trong kế hoạch, tiếp thị cần lên kế hoạch cụ thể để hướng tới mục tiêu và liệu bạn đang cần một nơi phù hợp để bắt đầu? Một danh sách email và 1-2 kênh truyền thông xã hội là đủ để thực hiện tiếp thị hiệu quả. Lên lịch thời gian để soạn thảo, phê duyệt, chia sẻ và trả lời nhận xét cho từng phần nội dung bạn đưa ra để phần tiếp thị hướng vào đúng đối tượng khách hàng.

12. Thiết lập bán hàng

    Mục tiêu của buổi tiếp thị là giới thiệu sản phẩm hay dịch vụ nào đó và bán nó cho những đối tượng khách hàng cần nó. Cần chọn nền tảng bán dịch vụ hay sản phẩm phù hợp, lập kế hoạch cách bán hàng qua hội thảo một cách tinh tế, không gây khó chịu cho khách tham dự.

13. Phát triển nội dung 

Nội dung của hội thảo chính là phần trụ cột của sự kiện. Cần cụ thể từng mục nội dung cần truyền tải, khai thác các chủ đề liên quan thú vị cho thính giả. Và luôn nhớ rằng, mục đích của hội thảo là xây dựng cộng đồng, chứ không tạo nội dung chỉ nhăm nhe vào việc bán sản phẩm một cách mù quáng.

14. Tìm kiếm địa điểm

Nếu hội thảo tổ chức trực tiếp, trước tiên quản lý sự kiện cần tạo một danh sách về những mong muốn và yêu cầu của địa điểm tổ chức để lựa chọn phù hợp với hội thảo của mình, ngoài ra địa điểm còn phụ thuộc vào số lượng khách mời tham dự, cần một không gian đủ, không thừa chỗ và tuyệt đối không thiếu chỗ trong sự kiện hội thảo của công ty.

Nếu tổ chức hội thảo trực tuyến, việc cần làm là xác định nền tảng và chuẩn bị ổn định.

15. Lập chiến lược bố trí 

Cần sắp xếp chi tiết về bố cục của hội thảo, có thể sử dụng các công cụ về sơ đồ sự kiện để sắp xếp sự kiện, kiểm tra hoạt động, phòng nghỉ hay các không gian nào khác như khu vực cocktail sau hội thảo…

16. Lập kế hoạch cho các hoạt động

Các hoạt động hội thảo tốt nhất bắt đầu bằng một cuộc phá băng liên quan đến chủ đề hội thảo, sau đó là sự kiện chính về nội dung của sự kiện, truyền tải mục tiêu ban đầu đã đề ra và sau cùng là giai đoạn “giải nén”, các tiết mục giải trí nhẹ làm tăng bầu không khí. Sự kiện thu hút là sự kiện có sự khác biệt so với các hội thảo khác, đặc biệt là của đối thủ cạnh tranh. Để thành công, người quản lý hội thảo cần nghiên cứu về những ý tưởng mới lạ và thu hút để thực hiện chúng và gây ấn tượng với khách tham dự và với cả truyền thông.

17. Cân nhắc quan hệ đối tác

Mục tiêu của hội thảo cũng là hướng tới các mối quan hệ làm ăn, các đối tác tiềm năng. Khi lên kế hoạch tổ chức hội thảo, hãy cân nhắc quan hệ đối tác với các thương hiệu có thể mang lại lợi ích cho khán giả hoặc mang lại lợi ích cho sự kiện. 

18. Thu thập các công cụ

Bước này bao gồm mọi thứ từ bút chì đến máy chiếu cho đến nền tảng bản tin email bạn đã chọn. Hãy lập kế hoạch trước cho việc này trong trường hợp bạn cần vận chuyển một mặt hàng cho mình hoặc bạn muốn thử nghiệm một số phần mềm, công cụ hỗ trợ cho hội thảo sắp tơi.

19. Đánh giá các phương pháp hay nhất của hội thảo

Đảm bảo rằng diễn giả của bạn biết cần mang lại năng lượng gì cho sự kiện. Ngoài ra, hãy nhớ rằng trong khi lập dàn ý cho bài thuyết trình, cũng nên có khoảng trống để sự kiện diễn ra với sự rung cảm. Điều đó có nghĩa là cho người tham gia không gian để phát biểu, cải thiện một số đoạn hội thoại của bạn và có thêm một hoặc hai phân đoạn trong túi sau của bạn đề phòng bạn tăng tốc qua những người khác. 

20. Thực hiện một cuộc trò chuyện hoạt động team

Tập hợp với nhóm của bạn trong những ngày trước sự kiện. Xem lại trách nhiệm của mọi người, xem lại kế hoạch trong ngày của bạn và đưa ra Kế hoạch B cho các mục chính của chương trình nếu bạn chưa làm. Tổng kết công việc của mỗi người một lần nữa rõ ràng để hội thảo diễn ra suôn sẻ.

21. Tổ chức buổi chạy thử

Nếu sự kiện của bạn là ảo, bước này đặc biệt quan trọng. Kiểm tra tốc độ internet, chất lượng video và âm thanh cũng như ánh sáng cho tất cả các máy chủ. Chạy qua các chương trình phần mềm và xem liệu có bất kỳ bản cập nhật nào cần thiết trước khi bạn có thể sử dụng chúng hay không. 

Nếu sự kiện tổ chức tại hội trường, kiểm tra và chạy thử chương trình để đảm bảo thời gian từng tiết mục phù hợp với buổi hội thảo. Ngoài ra, chạy thử chương trình để nhận ra những sai sót cần bổ sung và sửa chữa kịp thời.

22. Tổ chức phân tích sau hội thảo

Trong một nghiên cứu, họ cho ra một hệ thống để đo lường tác động của hội thảo. Theo kết quả nghiên cứu, đánh giá hội thảo với các phép đo tốt, công ty có thể sử dụng nó để thuyết phục các nhà tài trợ duy trì và hỗ trợ công việc mà chúng tôi làm, khuyến khích mọi người tham dự hội thảo và cảm thấy hài lòng rằng hội thảo công ty tổ chức là đáng giá và mang lại hiệu quả tích cực.

Bây giờ bạn đã biết cách lập kế hoạch hội thảo và có danh sách kiểm tra hội thảo này để dễ dàng tham khảo. Để tránh những sai lầm không đáng có, hãy thực hiện nghiên cứu và lên kế hoạch thực hiện chỉn chu, nghiêm túc và đâu vào đó. SSevent là công ty chuyên tổ chức các sự kiện như hội thảo, hội nghị, tiệc cưới… Nếu bạn có thắc mắc về tổ chức sự kiện và lên kế hoạch, có thể liên hệ tới SSevent để được giải đáp trực tiếp các vấn đề khi chuẩn bị sự kiện hoặc tư vấn về sự kiện bạn dự định tổ chức nha.