Tổ chức sự kiện ngoài trời hiện nay đang được rất nhiều khách hàng lựa chọn bởi không những mang đến một sự kiện sáng tạo, độc đáo, sự kiện ngoài trời còn có không gian lớn cùng với quan cảnh thiên nhiên tuyệt đẹp. Tuy nhiên, tổ chức sự kiện lại gặp phải những vấn đề bất cập do thời tiết gây ra. Chính điều này đã khiến cho sự kiện không đạt được thành công như ý muốn. Bởi vậy, ghi nhớ ngay những kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời do SSEVENT đúc rút sau đây để có một sự kiện ngoài trời thành công như ý muốn.
Bạn có thể tìm hiểu thêm: 

• Những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời
• Cách ứng phó với thời tiết khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Những kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời bạn không nên bỏ qua

1. Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Một trong những yếu tố dẫn đến sự thành công của một sự kiện ngoài trời đó chính là địa điểm tổ chức. Bạn cần phải lên một nội dung vô cùng chính xác, lên danh sách những khách mời tham dự để quyết định lựa chọn địa điểm tổ chức cho phù hợp. Một vị trí đẹp, giao thông đi lại thuận tiện và an ninh tốt chắc chắn sẽ là một lựa chọn tốt giúp bạn gây thiện cảm với khách đến tham dự sự kiện.

2. Trang trí sự kiện ngoài trời

Không giống như các sự kiện trong nhà, các sự kiện ngoài trời thường có một không gian rất rộng lớn. Điều này cho phép bạn có thể thoải mái sáng tạo để có một không gian sự kiện đẹp, ấn tượng. Nhưng đó cũng lại là một trở ngại dành cho bạn, bởi với một không gian lớn như vậy, nếu không biết cách trang trí sẽ làm cho mọi điểm bị lu mờ bởi không gian. 

Để có một không gian sự kiện ngoài trời ấn tượng, tốt nhất bạn nên nêu rõ chủ đề của chương trình, đơn vị tổ chức, logo. Nên bố trí các banner quảng cáo của nhà tài trợ xen kẽ để không lấp đầy những khoảng trống không gian và tăng thêm hiệu quả hình ảnh cho chương trình sự kiện diễn ra.
 

3. Chuẩn bị địa điểm giữ xe

Nếu địa điểm bạn thuê tổ chức sự kiện đã có bãi gửi xe thì nên thỏa thuận với chủ địa điểm về vấn đề bảo vệ xe trong bản hợp đồng thuê địa điểm. Cần phải nêu rõ trách nhiệm của các bên về vấn để này để tránh trường hợp không may xảy ra bất trắc cả hai bên cùng đùn đẩy trách nhiệm cho nhau. 

Trong trường hợp địa điểm thuê tổ chức sự kiện không có bãi gửi xe sẵn thì cần phải căn cứ vào số lượng khách mời tham dự để sắp xếp địa điểm gửi xe cho khách chu đáo. Giữ xe tuy chỉ là yếu tố ngoài lề của sự kiện, nhưng lại góp phần không nhỏ đến hình ảnh của công ty bạn đối với khách hàng. Vì thế, tuyệt đối không được lơ là công tác này.

4. Hệ thống âm thanh và ánh sáng khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Không gian tổ chức sự kiện ngoài trời thường khá rộng lớn, cho nên hệ thống âm thanh và ánh sáng để phục vụ cho sự kiện ngoài trời cũng cần phải có công suất lớn để đảm bảo khả năng lan tỏa trong không gian diễn ra chương trình.
 

5. Lập phương án dự phòng 

Sự kiện ngoài trời luôn luôn bị chi phối bởi vấn đề thời tiết, cho nên khi tổ chức các sự kiện ngoài trời, các bạn cần phải lường trước được những rủi ro có thể xảy ra để đưa ra những phương án dự phòng, ứng phó cho thật tốt trong điều kiện xấu nhất.

Khi thuê bàn ghế tổ chức sự kiện cũng nên thuê dư ra một chút để tránh trường hợp số khách đến tham dự vượt quá so với dự kiến ban đầu thì vẫn đảm bảo có đủ chỗ ngồi cho khách, tránh để lại ấn tượng không tốt trong lòng khách mời.

Nói chung khi tổ chức sự kiện ai cũng mong gặp được thời tiết thuận hòa, không mưa, không gió và không bị nắng nóng quá lớn. Tuy nhiên thì không phải mọi việc lúc nào cũng như chúng ta mong muốn, vì thế khi tổ chức sự kiện ngoài trời, muốn thành công bạn cần phải đưa ra những phương án dự phòng cho phù hợp để đảm bảo chủ động trong mọi tình huống.

6. An ninh trật tự

Một chương trình tổ chức sự kiện có quy mô lớn nên có lực lượng an ninh để đảm bảo mọi vấn đề an ninh cho sự kiện tốt nhất

Trên đây là một số những kinh nghiệm tổ chức sự kiện event ở ngoài trời thành công, hiệu quả nhất mà Ssevent đã đúc kết được qua những lần tổchức sự kiện ngoài trời để chia sẻ với các bạn. Nếu bạn cần được tư vấn và hỗ trợ, hãy liên lạc với chúng tôi.