Có lẽ ai trong đời cũng thích mình được tổ chức một bữa tiệc bất ngờ cho ai đó, hay có lẽ cũng có nhiều người thích tổ chức cho ai đó một bữa tiệc bất ngờ. Để bữa tiệc được chuẩn bị thành công, bạn cần lên kế hoạch thật kỹ để người được bất ngờ không biết đến sự tồn tại của bữa tiệc. Bạn có thể tìm kiếm các mẹo về cách lên kế hoạch cho một bữa tiệc bất ngờ trong bài viết dưới đây về một số hướng dẫn về cách lập kế hoạch tổ chức tiệc bất ngờ tốt nhất cho bất kỳ ai và bất kỳ dịp nào.

• NHỮNG CÔNG VIỆC CẦN CHUẨN BỊ CHO TIỆC SINH NHẬT
• Ý TƯỞNG TIỆC CUỐI NĂM CHO CÔNG TY ĐỘC ĐÁO - SÁNG TẠO

17 Bước lên kế hoạch cho một bữa tiệc bất ngờ

1. Đưa ra quyết định

          Bữa tiệc bất ngờ là dành cho những người mình yêu thương và muốn tạo thêm niềm vui. Trước khi chuẩn bị bất cứ điều gì, cần đưa ra quyết định trước tiên. Thật khó để biết chắc chắn rằng, bữa tiệc bất ngờ có thật sự là một ý tưởng hay hay không, dưới đây là một số cách để biết liệu có nên tổ chức bữa tiệc ấy?

-      Hỏi người thân hiểu rõ nhất về người đó như bạn đời, bạn thân hay những thành viên trong gia đình.

-      Xem phản ứng của “người bạn danh dự” về một điều khiến bản thân mình ngạc nhiên và bất ngờ gần đây.

-      Nhớ lại về cách họ phản ứng với những điều bất ngờ trong quá khứ.

-      Xem xét về tính cách của họ.

          Không phải ai cũng yêu thích sự bất ngờ, vậy nên trước khi tổ chức cần cân nhắc kỹ xem người đó có thật sự thích sự bất ngờ mà bạn sắp tạo ra nó.

2. Lấy thông tin từ chính người được tạo bất ngờ

          Để chắc chắn nhất về bữa tiệc mà vị khách ấy thật sự thích, hãy nhờ chính người đó giúp lên kế hoạch cho bữa tiệc. Tạo một cuộc trò chuyện tự nhiên để đưa ra những ý tưởng tổ chức. Có thể giả vờ như đang lên kế hoạch tổ chức một bữa tiệc cho người khác. Lấy ý kiến ​​của họ trên bảng cảm hứng Pinterest, nhắc họ về những bữa tiệc khác mà bạn đã từng tham gia cùng nhau hay cùng nhau bình luận về các bữa tiệc của những người nổi tiếng và không quên sử dụng các tài nguyên sẵn có từ bạn bè, gia đình và đồng nghiệp, những người thân thiết với họ để chuẩn bị ý tưởng hoàn hảo nhất. Nếu vị khách danh dự cảm thấy nghi ngờ, bạn sẽ cần thuyết phục họ rằng không có bữa tiệc nào được lên kế hoạch cho họ. 

3. Tập hợp nhóm tổ chức

Bạn có thể một mình lên kế hoạch cho bữa tiệc bất ngờ, nhưng sẽ hoàn hảo hơn nếu có bạn bè, gia đình hay nhóm bạn cùng tham gia chuẩn bị sẽ đỡ vất vả và sẽ có nhiều kỉ niệm hơn, nếu tập hợp một nhóm tổ chức, hãy phân các nhiệm vụ và vai trò trong kế hoạch tổ chức bữa tiệc ấy.

Bạn, hãy thêm các vai trò sau vào ủy ban lập kế hoạch nhỏ của bạn:

• Trưởng nhóm: Giao tiếp với mọi thành viên trong nhóm, tạo và giám sát quy trình lập kế hoạch cho bữa tiệc.

• Nhà thiết kế: Chọn chủ đề, bảng màu và đồ trang trí.

• Quản lý ngân sách: Quản lý chi phí thực hiện, xác định ngân sách của bữa tiệc bất ngờ.

• Quản lý F&B: Nấu ăn hoặc điều phối tất cả các bữa ăn chính, đồ ăn nhẹ và đồ giải khát. 

• Người quản lý khách mời: Tạo danh sách khách, gửi lời mời, sắp xếp phương tiện đi lại…

• Khách mời danh dự: Tạo hoặc thực hiện kế hoạch mồi nhử để đưa vị khách danh dự đến địa điểm mà không làm hỏng sự bất ngờ.

4. Bắt đầu tổ chức

Để học cách lên kế hoạch cho một bữa tiệc bất ngờ, bạn cần một công cụ danh sách kiểm tra để theo dõi tất cả các nhiệm vụ và một công cụ giao tiếp để điều phối mọi người tham gia. Các công cụ phổ biến nhất để lập kế hoạch tổ chức tiệc bất ngờ bao gồm:

Facebook: Tạo nhóm bí mật, mời khách và cộng tác viên, đồng thời thêm Sự kiện trên Facebook với thông tin chi tiết về bữa tiệc để khách có thể trả lời điện tử.

Messenger: Bắt đầu một nhóm riêng tư và mời mọi người trò chuyện về các chi tiết trước bữa tiệc. Gửi tin nhắn và bắt đầu các chuỗi trò chuyện mà tất cả các thành viên trong nhóm của bạn có thể trả lời một cách dễ dàng.

Google Sheet: Tạo và giao các nhiệm vụ lập kế hoạch cho bữa tiệc, kiểm tra tiến trình thực hiện để giữ mọi thứ đúng tiến độ.

5. Quyết định một chủ đề

Đặt chủ đề dựa trên sở thích của khách mời, cân nhắc bữa tiệc bất ngờ mà bạn tổ chức và bảng màu bạn muốn sử dụng. Ngoài ra, hãy chọn một mức độ trang trọng mà bạn muốn có ngay bây giờ. Tiệc thông thường phù hợp hơn với bữa tiệc bất ngờ vì bạn dễ dàng che giấu sự chuẩn bị của mình hơn, nhưng những bữa tiệc bất ngờ trang trọng có thể được diễn ra với một chút sáng tạo. 

6. Đặt ngân sách

Ngân sách cho một bữa tiệc bất ngờ khác nhau tùy thuộc vào số lượng khách, địa điểm, mức độ trang trọng và nhiều hơn thế nữa. Nhưng luôn có những cách để cắt giảm chi phí một chút. Dưới đây là một số tùy chọn để xem xét:

• Giới hạn đồ uống giải khát

• Ăn nhẹ thay cho bữa chính.

• Sử dụng một tiêu điểm trang trí chính thay vì trang trí từng inch của không gian. 

Tiệc bất ngờ không có nhiều chi phí bổ sung so với một bữa tiệc thông thường. Trên thực tế, hầu hết các bữa tiệc bất ngờ đều duy trì yếu tố bất ngờ quan trọng đó bằng cách sử dụng những địa điểm không quá khác thường. 

7. Chọn ngày và giờ

Thực hiện theo ngày và giờ phù hợp với bữa tiệc ngày hôm ấy, có thể cầu hôn sẽ diễn ra vào buổi chiều hoàng hôn hay buổi tối lãng mạn, hay tiệc sinh nhật bất ngờ có thể tổ chức từ trước ngày sinh thực sự của họ để tối đa hóa khả năng họ sẽ thực sự ngạc nhiên. Một đến ba tuần trước sinh nhật thực sự của họ sẽ thực hiện nó.

8. Đặt địa điểm

Các địa điểm tốt nhất cho một bữa tiệc bất ngờ là: Nơi nào đó mà vị khách danh dự sẽ không vô tình đến trong khi đang chuẩn bị. Có thể là những địa điểm gần địa điểm mà họ thường xuyên lui tới như khu nhà hàng hoặc nhà của bạn bè để bạn không làm phiền họ bằng cách phá vỡ thói quen mong đợi của họ.

9. Tạo sơ đồ mặt bằng

Tìm ra nơi bạn sẽ giấu người và vật tư, đặt bàn ghế… Bạn cũng có thể chia sẻ kế hoạch của mình với khách và chỉ định lối vào và lối ra cho các nhóm riêng lẻ. Hãy tạo một điểm nhấn lớn mà khách danh dự sẽ nhìn thấy khi họ bước vào phòng tiệc chính và kê bàn ​​ghế xung quanh đó.

10. Thiết kế và mua đồ trang trí

Điểm quan trọng của một bữa tiệc bất ngờ là sự bất ngờ, và nếu có quá nhiều đồ trang trí xung quanh, vị khách danh dự của bạn sẽ lật tẩy nó trước khi họ kịp nhìn thấy tất cả khách mời. Một biểu ngữ, một số bộ truyền phát và một hoặc hai quả bóng bay sẽ là quá đủ. Nếu bạn định đặt hàng màu bóng tùy chỉnh hoặc một dấu hiệu đặc biệt, hãy lên kế hoạch trước ít nhất hai tuần để phòng trường hợp giao hàng chậm trễ.

11. Quyết định các hoạt động

Thêm một số hoạt động thoải mái vào kế hoạch tổ chức bữa tiệc bất ngờ để giải tỏa cơn nóng của vị khách danh dự và họ có thể hòa mình và hòa nhập. Trò chơi trên bàn hay khu vực quầy bar cupcake tự làm đều là những lựa chọn tuyệt vời, nhưng tất nhiên sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại hình tiệc bất ngờ. Suy nghĩ về điều gì có ý nghĩa nhất đối với vị khách danh dự và tất cả những người tham dự và bắt đầu từ đó. 

12. Tạo menu

Một lần nữa, bước này sẽ phụ thuộc vào loại tiệc bất ngờ. Thức ăn không phải lúc nào cũng bắt buộc, nhưng hầu hết những người dẫn chương trình đều thích ít nhất mang theo một chiếc bánh sinh nhật và bánh nướng nhỏ nếu đó là một bữa tiệc sinh nhật bất ngờ. Nếu bạn chọn tạo thực đơn cho một bữa ăn đầy đủ, hãy đi kèm với những thứ mà bạn biết rằng chủ nhà sẽ yêu thích. Tiết kiệm thời gian thiết lập và dọn dẹp, đồng thời giúp giữ bí mật càng lâu càng tốt, bằng cách đặt hàng mang đi hoặc giao hàng cho sau khi vị khách danh dự đến.

13. Gửi lời mời

Lời mời kỹ thuật số là kín đáo nhất và dễ che giấu nhất. Gửi lời mời tham dự trước một tháng đến hai tuần và thu thập số lượng người tham dự trước một tuần. 

Đảm bảo rằng bạn thông báo rõ ràng sự thật rằng đây là một bữa tiệc bất ngờ bằng cách thêm “bữa tiệc bất ngờ” vào dòng tiêu đề gợi ý và tiêu đề chính của thư. Bao gồm hướng dẫn đỗ xe và lối vào cho những ai muốn nhảy ra ngoài và gây bất ngờ cho khách. Và đối với những người sẽ đến muộn hơn, hãy yêu cầu họ dừng lại cho đến 15 phút sau thời gian đến dự kiến ​​của vị khách danh dự để họ không bước vào trong lúc ngạc nhiên.

14. Kế hoạch mồi nhử

Để tạo bất ngờ cho vị khách danh dự trong ngày tiệc, hãy lập một kế hoạch mồi nhử. Một kế hoạch mồi nhử là những gì mà vị khách danh dự nghĩ rằng họ đang trên đường phải làm. Hoạt động này nên yêu cầu họ ăn mặc sao cho phù hợp với bữa tiệc bất ngờ để họ không bị bắt gặp mặc quá/ thiếu và lúng túng về trang phục của mình. Bạn sẽ cần một người chỉ dẫn để cùng họ lập kế hoạch mồi nhử, sắp xếp phương tiện đi lại và sắp xếp mọi thứ. 

15. Chuẩn bị đồ ăn và thức uống

Nếu bữa tiệc được phục vụ, hãy chia sẻ sơ đồ mặt bằng bạn đã thực hiện với đầu bếp của mình và chốt thời gian đến cho nhân viên của bữa tiệc. Nếu bạn đang mang đồ giải khát của riêng mình, hãy mua những đồ dùng ổn định trên kệ hoặc tủ lạnh trước 3 đến 5 ngày.

16. Tạo một danh sách phát

Sử dụng Spotify hoặc một ứng dụng âm nhạc tương tự khác để tạo danh sách các nhịp điệu thư thái, nhạc jazz cổ điển hoặc 40 bản hit hàng đầu mà khách danh dự sẽ thích để thiết lập giai điệu cho bữa tiệc. Âm nhạc càng nhanh, càng dồn dập, bạn sẽ càng nhận được nhiều cảm xúc của một bữa tiệc. Âm nhạc càng chậm rãi, bình thường, bạn sẽ càng nhận được nhiều cảm xúc thoải mái hơn. Âm nhạc thoải mái hơn phù hợp với giai điệu của hầu hết các bữa tiệc bất ngờ, vì vậy nếu bạn không chắc nên làm gì, hãy đặt mặc định cho tùy chọn này. Bạn luôn có thể trộn nó lên. Điều gì có ý nghĩa trong phần bất ngờ của bữa tiệc có thể không còn ý nghĩa vào đêm muộn.

17. Bất ngờ

Hãy tự hỏi bản thân những câu hỏi quan trọng sau để lên kế hoạch cho buổi tiệc bật mí.

• Bạn có muốn mọi người đợi đứng trong bóng tối rồi bật đèn lên không? 

• Bạn có muốn người tham dự bật lên/ ra khỏi vị trí nào đó để tạo sự bất ngờ không?

Nếu bạn tổ chức một bữa tiệc bất ngờ ảo, hãy yêu cầu mọi người để trống ID cuộc họp của họ hoặc thay đổi nó thành lời chào tiệc thích hợp. Yêu cầu họ tắt máy ảnh của họ. Sau đó, mời khách danh dự đến cuộc họp hoặc, nếu bạn có mặt trực tiếp, hãy tham gia cuộc họp trước thời hạn, bật micro để mọi người có thể nghe thấy bạn đến và mở màn hình để khách danh dự nhìn thấy mọi người. . 

Đối với những bất ngờ trực tiếp, bạn cũng có thể muốn một nhiếp ảnh gia chuyên nghiệp ghi lại khoảnh khắc. Hoặc thêm một số đạo cụ cho bữa tiệc vui nhộn như kính, băng đô và đồ trang sức phát sáng trong bóng tối. 

Các kiểu tiệc bất ngờ mà bạn có thể tổ chức

• Bữa tiệc bất ngờ ảo

    Đối với thời đại bị ngăn cách bởi COVID-19 hay những người thân yêu với khoảng cách rất xa, có thể thực hiện tổ chức bữa tiệc bất ngờ ảo. Cách thức thực hiện như sau: Thay đổi tất cả hình nền của bạn thành ảnh của hoặc với vị khách danh dự. Sử dụng các đạo cụ có màu sắc rực rỡ như tóc giả, nến sinh nhật và bóng bay để làm cho cuộc gọi giống một bữa tiệc hơn và không giống một cuộc họp công việc.

• Bữa tiệc sinh nhật bất ngờ

Đánh đổi sự mệt mỏi “chúng tôi đã quên sinh nhật của bạn” để lấy những lời ngụy biện vững chắc giải thích lý do tại sao bạn “sẽ không thể ăn mừng” trong năm nay để biến điều bất ngờ thành công mà không làm tổn thương cảm xúc của bất kỳ ai. Và xuất hiện và tổ chức sinh nhật bất ngờ cho họ.

• Lễ cưới bất ngờ dành cho bố mẹ

Những người con có thể lên kế hoạch và tổ chức đám cưới vàng dành cho bố mẹ mình, cân nhắc để thực hiện và chuẩn bị hết mọi thứ cho bố mẹ. Hãy giả vờ như bạn đang tổ chức một bữa tiệc với quy định về thời gian và trang phục nghiêm ngặt để giữ bất ngờ. 

• Cầu hôn bất ngờ và bữa tối đính hôn

Chọn một địa điểm gần địa điểm cầu hôn để bữa tối bất ngờ thuận lợi hơn. Để thực sự làm họ ngạc nhiên, đừng đến một địa điểm bất thường - thay vào đó hãy đến những địa điểm hẹn hò yêu thích của bạn.

• Bữa tiệc tại gia bất ngờ

Chuẩn bị trước cho ngôi nhà của bạn những món ăn, món giải trí và đồ dùng yêu thích của chúng. Cân nhắc giới hạn danh sách khách mời của bạn vì sự kiện này có thể sẽ mang tính tích cực về mặt cảm xúc và xã hội, nhưng cũng gây kiệt quệ sau sự kiện.

Những câu hỏi thường gặp về tiệc bất ngờ

• Làm thế nào để bạn tổ chức một bữa tiệc bất ngờ?

Tổ chức một bữa tiệc bất ngờ đơn giản bằng cách chọn địa điểm, ngày và giờ. Sau đó bí mật mời khách và lừa vị khách danh dự lộ diện. 

• Mất bao lâu để lên kế hoạch cho một bữa tiệc bất ngờ?

Có thể mất ít nhất một tuần để lên kế hoạch cho một bữa tiệc bất ngờ hoặc lâu nhất là sáu tháng. Tiến trình lập kế hoạch tổ chức tiệc bất ngờ được xác định bởi quy mô danh sách khách mời (nhóm 25 người trở xuống lập kế hoạch nhanh hơn nhóm 250 người trở lên) và loại sự kiện (tức là sinh nhật ít phức tạp hơn..

• Bạn bắt đầu lên kế hoạch cho một bữa tiệc bất ngờ trước bao lâu?

Theo nguyên tắc chung, bạn nên bắt đầu lên kế hoạch tổ chức một bữa tiệc bất ngờ trước ít nhất ba tuần. Hãy dành cho bản thân một tuần để chuẩn bị, một tuần khác để tạo cơ hội cho khách xem lịch trình của họ và một tuần cuối cùng để thu thập thông tin khách mời và sắp xếp vào phút cuối. 

Sau khi đọc xong bài viết trên, hy vọng bạn đã thu thập cho mình một chút kinh nghiệm để chuẩn bị bữa tiệc bất ngờ cho một ai đó. Ngoài những điều cơ bản về kế hoạch tổ chức tiệc như chọn chủ đề, trang trí và địa điểm, tiệc bất ngờ đòi hỏi bạn phải suy nghĩ thấu đáo và đưa ra các yếu tố sáng tạo để làm cho lễ kỷ niệm trở nên đặc biệt hơn. Kết hợp các hướng dẫn từng bước này và lên kế hoạch cụ thể theo thời gian để chuẩn bị bữa tiệc chuyên nghiệp, bất ngờ và trọn vẹn nhất.

Nguồn: https://ssevent.vn/