Công ty hằng năm sẽ có rất nhiều sự kiện diễn ra và có những sự kiện được lên kế hoạch tổ chức rất hoành tráng, liệu bạn đã có khi nào lên kế hoạch cho một sự kiện lớn của công ty mình khiến nhân viên cảm thấy hào hứng và thích thú. Nếu bạn là người tổ chức sự kiện cho công ty, trách nhiệm này đối với bạn khá lớn và đôi khi công việc thật sự quá tải để chuẩn bị ngay cả khi bạn là người đã có kinh nghiệm tổ chức một vài sự kiện trước đó. Dưới đây là một số mẹo mà SSevent gợi ý cho bạn để tổ chức sự kiện công ty thành công.

• 7 Bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện ngoài trời
• TIÊU CHÍ LỰA CHỌN CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP

Lên kế hoạch cùng đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Làm việc và lên kế hoạch cùng một đơn vị sự kiện chuyên nghiệp là sự lựa chọn tuyệt vời nhất cho bất kỳ sự kiện nào tại công ty. Những người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là những người đã có nhiều năm kinh nghiệm và biết rất nhiều về những trở ngại mà một sự kiện có thể gặp phải trong quá trình chuẩn bị một sự kiện. Chuyên gia tổ chức sự kiện có khả năng kiểm soát chi phí, thời gian và tiến trình chuẩn bị với kiến thức sâu rộng và khả năng cập nhật các xu hướng mới nhất, các địa điểm phù hợp, bí thuật tiết kiệm ngân sách và các khả năng khác.

MẸO LÊN KẾ HOẠCH CHO SỰ KIỆN ĐÁNG NHỚ CỦA CÔNG TY

1. Hiểu rõ mục tiêu của sự kiện công ty

• Công ty cần thay đổi nhận thức của khách hàng
• Tạo sự gắn kết bền chặt hơn giữa các đối tác, khách hàng
• Tạo thêm động lực làm việc cho nhân viên công ty
• Công bố chỉ tiêu cho năm tới
• Truyền thông cho công ty ( Tạo cơ hội cho báo chí hoặc mạng xã hội đưa tin)
• Hỗ trợ các hoạt động tiếp thị.

2. Kế hoạch tổ chức sự kiện của công ty

• Mục tiêu sự kiện
• Thông điệp muốn chia sẻ
• Đối tượng và số lượng khách mời tham dự
• Xác định chủ đề sự kiện
• Ngân sách dự kiến cho sự kiện của công ty

3. Truyền đạt thành công mục tiêu của sự kiện

Sẽ rất hữu ích nếu bạn, người đại diện cho sự kiện có thể chuẩn bị trước và ghi lại những suy nghĩ về một sự kiện thành công và sự kiện bạn muốn là như thế nào bao gồm một số hình ảnh truyền cảm hứng cho sự kiện của công ty bạn. Tầm nhìn của bạn càng rõ thì người lập kế hoạch càng dễ dàng hiện thực ý kiến của bạn và tạo ra một sự kiện tuyệt vời.

4.Quyết định vai trò và trách nhiệm

Trong khi người lập kế hoạch sẽ xử lý rất nhiều chi tiết, họ có thể sẽ chuyển sang bạn vì một số thứ. Trong cuộc gặp đầu tiên, hãy hỏi xem họ cần gì ở bạn và cách bạn có thể giúp tạo ra một sự kiện tuyệt vời nhất. Họ sẽ đánh giá cao sự suy nghĩ trước và sẵn sàng giúp đỡ của bạn. Hãy cho người lập kế hoạch biết bạn có thể dựa vào những nguồn lực nội bộ nào, cho dù đó là những người cụ thể sẵn sàng trợ giúp hay các phòng ban trong sự kiện.

5. Tin tưởng người lập kế hoạch sự kiện đồng hành cùng công ty

Việc thuê một người lên kế hoạch cho sự kiện công ty bạn là có lý do và bạn có thể tin tưởng họ bởi họ là những người chuyên nghiệp, họ có thể đảm đương để xử lý những chi tiết mà bạn chưa đảm nhận. Thế nhưng cuối cùng, kết quả của sự kiện vẫn là trách nhiệm thuộc về bạn.

6. Phối hợp cùng quản lý sự kiện

Ngoài ra, cần một hệ thống truy cập chung giữa bạn và quản lý sự kiện để bắt kịp và kiểm soát chi tiết sự kiện đang thực hiện, và khi sự kiện ngày càng tới gần ngày diễn ra, việc một tài liệu mà bạn có thể truy cập bao gồm các tài liệu và tài sản liên quan tới sự kiện sẽ giúp bạn đỡ đau đầu rất nhiều.

7. Giữ vững tâm thế trước ngày sự kiện diễn ra

Nếu bạn là người đại diện cho sự kiện lần này của công ty, bạn sẽ là người đảm nhiệm các công đoạn trong quá trình chuẩn bị cho sự kiện và hoàn thành nhiệm vụ của mình. Thế nhưng, vào những ngày cuối cùng, khi sự kiện sắp diễn ra, đừng trở nên bối rối và nóng nảy rồi vung tay rất nhiều cho những bước cuối cùng vào phút cuối.

8. Không quên theo dõi tổng thể chương trình

Ngoài ra, người lập kế hoạch sự kiện cần lập thêm một kế hoạch dự phòng của từng bước thực hiện phòng khi có trường hợp không mong muốn diễn ra trong lúc sự kiện đang diễn ra. Để đảm bảo nó được liền mạch và suôn sẻ cần sự cố gắng của rất nhiều người không chỉ mỗi người lập kế hoạch. Vì vậy, bất cứ phòng ban hay thành viên nào cũng nên lắng nghe các cuộc thảo luận và trao đổi cùng nhau. Đặc biệt là những người có vai trò quan trọng như diễn giả sự kiện hay MC. Bạn nên liên lạc và họp cùng những người đóng vai trò cho sự kiện đảm bảo nó diễn ra mà không có bất kỳ cản trở nào, đảm bảo sự kiện thành công và ấn tượng cho công ty mình.

Nguồn: https://ssevent.vn/