Quản lý sự kiện sẽ giám sát việc thiết kế, cả việc thiết lập và thực hiện các sự kiện kết nối mọi thứ lại với nhau tạo nên sự kiện thành công. Sự kiện dù bất kể quy mô thế nào, người quản lý cũng cần có kỹ năng nhất định để thực hiện thành công một sự kiện. Mục tiêu của người quản rlys là đảm bảo mọi người có thể tận dụng tối đa mọi “thiên thời địa lợi”, đảm bảo hợp tác chặt chẽ để đạt được mục tiêu đề ra cho sự kiện.  Bài viết dưới đây, SSevent chia sẻ với bạn về công việc của một người quản lý sự kiện và những điều cần biết để trở thành quản lý sự kiện thành công.

Quản lý sự kiện là gì?

Trước tiên, ta tìm hiểu về công việc của quản lý sự kiện, quản lý sự kiện là gì?

Quản lý sự kiện là công việc quản lý diễn biến xảy ra và cả quá trình chuẩn bị sự kiện ở mọi khía cạnh từ việc chọn địa điểm tới theo dõi phản ứng về sự hài lòng của khách hàng, và cả khách mời tham dự sự kiện. Nhìn chung, công việc quản lý sự kiện cần nhiều kỹ năng cần chuẩn bị và ứng biến để tổ chức sự kiện thành công và đòi hỏi người quản lý cần trau dồi rất nhiều cho sự nghiệp của mình.

Quản lý sự kiện và người lập kế hoạch sự kiện

Vậy vai trò của người quản lý sự kiện và người lên kế hoạch có gì khác nhau hay không?

Với hầu hết các chức danh hay công việc nhìn chung thì công việc của người quản lý và người lên kế hoạch tương tự nhau. Sự khác biệt về vai trò chủ yếu phụ thuộc vào công ty hay khách hàng, các chuyên gia tổ chức sự kiện xác định vị trí và vai trò cụ thể cho vị trí của họ. Có thể người quản lý sự kiện chỉ làm việc trên các sự kiện quy mô lớn hoặc xử lý các công việc trong ngày diễn ra sự kiện nhiều hơn những ngày chuẩn bị. Tuy nhiên, người lên kế hoạch sẽ tham gia lên kế hoạch và chuẩn bị sự kiện từ những ngày đầu sự kiện.

Nhưng, khi bạn tìm hiểu hai cụm từ này trên các diễn đàn như LinkedIn, nhiều vị trí tương tư sẽ xuất hiện trong bảng kết quả. Và theo SSevent tìm hiểu thì Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ xếp hai vị trí này vào một danh mục nghề nghiệp. Giữa hai tên gọi nghề nghiệp có sự khác nhau và công việc cũng có đôi chút khác biệt giữa quản lý sự kiện và người lên kế hoạch sự kiện.

Giai đoạn quản lý sự kiện

Quy trình quản lý sự kiện diễn ra qua 5 giai đoạn cơ bản và mỗi giai đoạn sẽ chứa một nhiệm vụ riêng. Người quản lý sự kiện sẽ phải rất bận rộn khi quản lý một sự kiện thành công và đôi khi người quản lý có thể sẽ gặp đôi chút căng thẳng. Cùng tìm hiểu về các giai đoạn của quy trình quản lý sự kiện hiệu quả và thành công để giảm bớt áp lực trong quá trình thực hiện.

Giai đoạn 1: Nghiên cứu và đề ra mục tiêu sự kiện, đánh giá tính khả thi thực hiện.

Người quản lý sự kiện có thể là người quản lý nội bộ của công ty hoặc người của công ty tổ chức sự kiện bên ngoài, cho dù quản lý sự kiện đến từ đâu thì giai đoạn đầu tiên của việc quản lý sự kiện là xác định mục tiêu của sự kiện, ngoài ra còn đánh giá tính khả thi của sự kiện. Trong bất cứ trường hợp nào hay sự kiện nào thì đây là giai đoạn hiển nhiên và bắt buộc và điều cần thiết hơn là thảo luận với đội thực hiện sự kiện hay nên hỏi khách hàng. Chẳng hạn như:

• Đối với các sự kiện của công ty: Công ty tổ chức sự kiện với mục tiêu giới thiệu một hay nhiều sản phẩm? Sản phẩm như thế nào và hướng tới nền tảng nào?

• Đối với tổ chức phi lợi nhuận: Mục tiêu gây quỹ cụ thể là gì? Sự kiện có dành riêng cho các nhà tài trợ dài hạn không? 

• Đối với lễ trao giải: F&B nên diễn ra trong buổi lễ hay sau đó? Nên là một giờ cocktail đứng hay một cuộc vui ngồi xuống?

• Đối với các sự kiện kết nối: Sự kiện muốn cải thiện ý thức cộng đồng trong một tổ chức không? 

• Đối với các sự kiện xã hội: Đó là một sự kiện chính thức hay thoải mái? Loại nhạc nào nên có để đảm bảo tất cả khách có một khoảng thời gian tuyệt vời? 

Giai đoạn đầu tiên này cũng nên bao gồm đánh giá khả năng tồn tại hay còn gọi là tính khả thi của một sự kiện, có nghĩa là thiết lập ngân sách sự kiện và tìm hiểu xem nó có phù hợp với mục tiêu sự kiện hay không. Ví dụ: Một tổ chức phi lợi nhuận có thể biết rằng họ không có dự trữ tài chính cho buổi gây quỹ buổi dạ tiệc. Trong trường hợp này, tổ chức phi lợi nhuận có thể hoãn buổi dạ tiệc trong một năm và thay vào đó tổ chức lễ hội xe tải thực phẩm chi phí thấp với yếu tố gây quỹ. 

Giai đoạn 2: Chọn chủ đề của bạn và thiết kế sự kiện

Tiếp theo, người quản lý sự kiện cần thiết kế sự kiện để đáp ứng các mục tiêu đã định. Đây là nơi tập trung vào bản phác thảo sơ bộ về sự kiện của bạn. 

• Điều gì sẽ xảy ra trong sự kiện?

• Ai sẽ biểu diễn / nói / dạy?

• Điều này sẽ xảy ra khi nào và ở đâu?

• Kế hoạch bố trí bàn ghế, sân khấu, bục và F&B là gì?  

• Phong cách dự kiến ​​của bối cảnh, phông nền và các yếu tố sự kiện khác là gì? (Hiện đại, truyền thống, lãng mạn, steampunk, mộc mạc?)

Đây là một quá trình sáng tạo có thể bao gồm thiết kế màu sắc, âm thanh và ánh sáng cho các buổi dạ tiệc và các sự kiện sân khấu khác, tập trung vào biểu diễn hơn. Đối với các sự kiện chuyên nghiệp, trọng tâm sẽ là thiết lập các mốc thời gian và các hoạt động hội thảo, các bảng hiệu và phong cách có thương hiệu, và quyết định các diễn giả có thể có. 

Giai đoạn 3: Tập trung vào các chi tiết để một sự kiện thành công

Khi người quản lý sự kiện và nhóm của họ đã ổn định về tầm nhìn cho sự kiện, họ chuyển sang chuẩn bị các chi tiết cho sự kiện. Giai đoạn này bao gồm phần lớn quy trình quản lý sự kiện và có thể bao gồm các bước sau (tùy thuộc vào loại sự kiện): 

• Gửi RFP đến các địa điểm và nhà cung cấp.

• Thuê địa điểm, nhà cung cấp, diễn giả và người biểu diễn (và chuẩn bị với các lựa chọn dự phòng).

• Hoàn tất hợp đồng với địa điểm, nhà cung cấp, diễn giả và nghệ sĩ biểu diễn.

• Xây dựng trang web sự kiện và ứng dụng sự kiện tùy chỉnh.

• Thiết kế các cuộc khảo sát sau sự kiện.

• Gửi lời mời của khách.

• Viết thẻ bắt đầu bằng hashtag sự kiện và khởi chạy chiến dịch truyền thông xã hội trước sự kiện.

• Theo dõi RSVP và số đăng ký tham dự sự kiện.

• Thông tin liên lạc của người tham dự.

• Tiếp thị sự kiện và tiếp cận cộng đồng.

• Thảo luận về lịch trình sự kiện với diễn giả và nghệ sĩ biểu diễn.

• Cập nhật khách hàng và hướng dẫn.

• Đào tạo nhân viên sự kiện và tình nguyện viên

• Thiết kế và hoàn thiện các tài liệu sự kiện quan trọng, chẳng hạn như dòng thời gian sự kiện.

• Kiểm tra kết nối mạng Internet của sự kiện và dịch vụ di động, đặc biệt đối với các sự kiện công nghệ cao.

• Tổ chức dịch vụ vận chuyển và trông xe.

• Thiết kế quy trình đăng ký sự kiện và tạo bảng chỉ dẫn.

Giai đoạn 4: Thực hiện sự kiện

Đây là sự kiện chính của bất kỳ người quản lý sự kiện nào. Đây là nơi tất cả các công đoạn trước đó trở nên sống động vào ngày và tạo ra một sự kiện mà khách đánh giá cao và thích thú. Tùy thuộc vào phạm vi của sự kiện, việc thiết lập có thể bắt đầu vào buổi sáng của sự kiện hoặc vài ngày trước đó. Việc thực hiện sự kiện đòi hỏi:

• Nhà cung cấp và nhà cung cấp sự kiện tham gia và thiết lập.

• Sắp đặt bàn ghế, trung tâm, cắm hoa, bàn tiệc buffet, sân khấu, bục phát biểu.

• Hướng dẫn cuối cùng, kiểm tra kỹ lưỡng và kiểm tra công nghệ.

• Khách đến và nhận phòng sự kiện.

• Dịch vụ khách và thông tin liên lạc.

• Dịch vụ ăn uống.

• Quản lý các vấn đề bất ngờ và các trường hợp khẩn cấp.

• Kiểm tra xem người nói và người biểu diễn có những gì họ cần và hiểu các tín hiệu của họ.

• Biểu diễn và phát biểu.

• Các bức tường truyền thông xã hội và các cuộc thăm dò ý kiến ​​của người tham dự.

• Quản lý khách ra vào.

Giai đoạn 5: Giao tiếp với khách sau sự kiện và cuộc phỏng vấn của nhóm

Các nhà quản lý sự kiện đặc biệt không xem xét một sự kiện cho đến khi họ hiểu cách khách mời, tình nguyện viên, khách hàng và các thành viên trong nhóm phản ứng với sự kiện. Điều này bắt đầu trong chính sự kiện, với những người quản lý sự kiện quan sát phản ứng của khách, nói chuyện với những người tham dự và kiểm tra với các dịch vụ khách về bất kỳ vấn đề nào. Người quản lý sự kiện thiết kế các cuộc khảo sát sau sự kiện để nhận được nhiều phản hồi nhất bằng cách giữ cho chúng ngắn gọn, đơn giản và thân thiện. 

Với các câu trả lời trong tay, người quản lý sự kiện gặp gỡ khách hàng để thảo luận về mức độ hài lòng của họ với kết quả của sự kiện và kết quả khảo sát. Cuối cùng, họ sẽ thảo luận về điều gì đúng và điều gì sai với nhóm nội bộ của họ, đồng thời phát triển một kế hoạch hành động để tránh những vấn đề tương tự ở sự kiện tiếp theo.

Người quản lý sự kiện cần những kỹ năng gì?

Trên tất cả, người quản lý sự kiện cần có kỹ năng về con người. Công việc đòi hỏi sự tương tác liên tục với khách hàng, nhóm lập kế hoạch sự kiện, nhóm nhà cung cấp và địa điểm cũng như khách mời. Mỗi ngày, những người quản lý sự kiện làm việc song song với các thành viên trong nhóm mà họ biết rõ và những người họ vừa gặp. Các kỹ năng thiết yếu khác của người quản lý sự kiện bao gồm:

• Khả năng làm việc đa nhiệm 

• Vui vẻ làm việc cả đêm và cuối tuần

• Kỹ năng giao tiếp và lắng nghe nhạy bén

• Có nhiều ý tưởng sáng tạo

• Tìm thấy hứng thú trong môi trường làm việc nhịp độ nhanh

• Khả năng tập trung trong bối cảnh đại dịch 

• Linh hoạt khi không tránh khỏi thách thức nảy sinh

• Tự tin khi ra quyết định

• Sẵn sàng học hỏi và mở rộng kỹ năng

• Đam mê với ngành năng động

    Ngoài ra, một người quản lý sự kiện thành công và chuyên nghiệp cần có trách nhiệm về công việc rất cao, một số người quản lý có nhiều kinh nghiệm chia sẻ về công việc của họ cần có những yếu tố sau đây.

1. Bình tĩnh, phải bình tĩnh

Không ngạc nhiên khi có điều gì đó về chi tiết của sự kiện không đến nơi hay giao sai địa điểm, có thể là biển báo viết sai chính tả, một cái gì đó bị hư hỏng hay một người có vai trò quan trọng trong sự kiện xảy ra sự cố và tới trễ… Trong những trường hợp hay những yếu tố bất ngờ xảy ra, cần giữ bình tĩnh và sử dụng toàn bộ khả năng của mình để giải quyết và khắc phục tình hình. Người lập kế hoạch sự kiện có thể giải quyết các vấn đề lớn bằng một nụ cười và giữ cho những người khác bình tĩnh để không gây thêm căng thẳng. Nếu có vấn đề xảy ra, việc duy nhất người tổ chức sự kiện cần làm là phải giải quyết nó… một cách bình tĩnh và hết sức bình tĩnh để không làm rối loạn gây ảnh hưởng tới quá trình diễn ra của sự kiện.

2. Phát triển thông minh

Sự kiện là một dịch vụ được tổ chức theo hình thức kinh doanh. Và các sự kiện không chỉ cần thu hút khách hàng mà còn cần phải tăng thêm số lượng khách hàng trong tương lai. Người quản lý sự kiện chính là người dẫn đầu và họ cần phải biết cách thức hoạt động của một sự kiện như một lĩnh vực kinh doanh để tiếp tục phát triển nó. Ngoài các yếu tố, kỹ năng của một người quản lý sự kiện, họ cần có bản năng thương mại và đảm bảo các quyết định quan trọng trong việc kinh doanh được đưa ra trong bối cảnh hợp lý nhất. Ở một số giai đoạn trong quy trình tổ chức sự kiện, người quản lý sẽ cần phải đưa ra những quyết định khó khăn về hướng sự kiện của bạn. Những quyết định này cần được đưa ra quyết định một cách thông minh, khéo léo và sáng suốt, tuyệt đối không thể được giải quyết theo cảm tính hay theo trái tim. 

3. Tương tác (và học hỏi) từ những người khác

Phương tiện truyền thông xã hội phá vỡ các rào cản và là một cách tuyệt vời để cập nhật và kết nối với những người có ảnh hưởng có thể thách thức cách suy nghĩ và làm việc. Bạn có thể tham gia các diễn đàn hay các cuộc trò chuyện trên mạng xã hội, đóng góp ý kiến trên các nền tảng như LinkedIn… theo dõi các nhà lãnh đạo để xem các quan điểm và nảy ra các ý tưởng của mình từ đó. Ngoài ra, bạn có thể tham dự các sự kiện trong ngành để nghe chia sẻ từ các diễn giả hàng đầu để lấy nguồn cảm hứng từ đó. Góp phần tạo nên sự thú vị và phát triển trong ngành công nghiệp sự kiện.

Quản lý và lập kế hoạch sự kiện luôn là một nghề nổi tiếng căng thẳng và nếu bạn theo đuổi sự nghiệp quản lý sự kiện, điều cần thiết là bạn phải áp dụng và luôn phải học hỏi các kỹ năng để đứng vững trong nghề này. Và nếu bạn có đam mê với công việc sự kiện, liên hệ ngay tới SSevent để tìm hiểu thêm về công việc và đồng thời được trực tiếp thực hiện sự kiện, là một trải nghiệm thực tế mà bất kỳ nhà quản lý sự kiện nào cũng cần phải thực hiện nó, được trải nghiệm nó và lấy kinh nghiệm từ nó để trở thành một người quản lý sự kiện thành công và chuyên nghiệp.