SSEvent - Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Hotline: 0906 004 505 - 0983 037 083   Email:
Tin Tức

Tin Tức

Những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Tổ chức sự kiện ngoài trời có rất nhiều ưu điểm vì không gian rộng thoáng, phong cách tổ chức cũng hiện đại hơn, bạn sẽ có thể thỏa sức để trang trí mà không bị gò bó bởi diện tích, không gian. Tuy nhiên, tổ chức sự kiện ngoài trời cũng mang đến nhiều điều bất cập. Ghi nhớ ngay những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời sau đây nếu muốn có một sự kiện thật thành công.

Bạn có thể tìm hiểu thêm:

Những điều cần lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời

1. Ý tưởng trang trí cho sự kiện

 
nhung-luu-y-khi-to-chuc-su-kien-ngoai-troi

Trang trí sự kiện cũng là một việc làm vô cùng quan trọng vì sự kiện tổ chức ngoài trời thường có không gian lớn, nếu không sử dụng cách trang trí để làm nổi bật khu vực trung tâm thì chắc chắn  khu vực này sẽ bị phai nhạt vào không gian rộng lớn. Bạn có thể sử dụng bong bóng và hoa để trang trí cho sự kiện. Bạn có thể sắp xếp thành nhiều standee hay phướn dọc, banner ở quanh khu vực tổ chức để giúp cho không gian bớt trống trải và tăng được hiệu quả hình ảnh cho chương trình.

Sử dụng các pano chữ A nếu muốn giới hạn không gian. Ví dụ bạn tổ chức một bữa tiệc BBQ bên bờ biển, bạn có thể đặt các pano chữ A và sắp xếp 1 đến 2 lối vào để dễ quản lý hơn.

2. Bãi giữ xe cho sự kiện ngoài trời

Nhược điểm của những sự kiện được tổ chức ngoài trời chính là bãi đỗ xe dành cho khách. Không giống như tổ chức sự kiện trong khách sạn, luôn có sẵn bãi để xe và luôn có phương án nếu lượng xe quá nhiều. Nhưng khi tổ chức sự kiện ngoài trời thì vấn đề bãi đỗ xe càng trở nên quan trọng và phức tạp hơn. Vì vậy, bố trí bãi đỗ xe chính là một trong những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời mà bạn cần phải quan tâm.

Điều này hoàn toàn có thể tính toán được và có thể chuẩn bị tốt hơn. Dựa trên số lượng người tham gia sự kiện để tính ra số lượng xe và phân bố, sắp xếp các bãi giữ xe ở quanh khu vực tổ chức sao cho hợp lý để tránh ùn tắc tại khu vực chính và  giúp cho người tham gia được thuận lợi.

Ngoài ra, tùy theo tính chất của sự kiện, ví dụ sự kiện mở dành cho mọi đối tượng thì bạn chỉ cần tính toán chỗ để xe máy là được. Nhưng nếu tổ chức một buổi nghỉ ngơi vào cuối tuần cho khách hàng ở khu du lịch sinh thái hay ở ngoại thành thì nên tham khảo trước địa điểm tổ chức và yêu cầu họ sắp xếp bãi đỗ xe sao cho thật chu đáo.

3. Dự phòng những rủi ro có thể xảy ra khi tổ chức sự kiện ngoài trời

 
nhung-luu-y-khi-to-chuc-su-kien-ngoai-troi-11

Tổ chức sự kiện ngoài trời, quan trọng nhất là điều kiện thời tiết được thuận lợi. Trong không mưa, không có gió lớn, nắng bình thường. Tuy nhiên, bạn cần phải lường trước được các rủi ro để đưa ra những phương án dự phòng tốt hơn. Chỗ ngồi cho khách tham dự sự kiện cũng cần phải được chuẩn bị thật tốt để tránh tình trạng bị thiếu bàn ghế trong trường hợp khách tới tham dự vượt hơn so với dự định.

Hệ thống âm thanh, ánh sáng cũng cần được chú ý nếu tổ chức trong một khu vực quá lớn hoặc có gió thì cần phải đầu tư thêm âm thanh, ánh sáng sao cho phù hợp. Cụ thể thì bạn có thể yêu cầu phía nhà cung cấp đề xuất và hỏi ý kiến cấp trên để đưa ra lựa chọn phù hợp với chương trình, tránh thuê mướn một cách lãng phí nhưng cũng không được để thiếu dẫn đến làm hỏng chương trình.

4. Vấn đề ăn uống trong tổ chức sự kiện

Nếu tổ chức sự kiện ngoài trời ở khu resort thì việc thực đơn sẽ phó thác cho bên dịch vụ của bên resort phục vụ. Nhưng nếu tổ chức ở sân vận động hay khu liên hiệp thì bạn cần phải chuẩn bị tất cả vấn đề ăn uống để phục vụ cho khách mời. 

Việc lựa chọn đơn vị cung cấp đồ ăn thức uống cũng vô cùng quan trọng vì ngoài khẩu vị còn phải quan tâm đến các vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm. Vì phục vụ cho số lượng lớn người tham dự mà không đảm bảo vệ sinh thì hậu quả sẽ vô cùng nghiêm trọng.
 

nhung-luu-y-khi-to-chuc-su-kien-ngoai-troi-2

5. Đảm bảo vệ sinh khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Vấn đề vệ sinh ở đây bao gồm cả vấn đề ăn uống và vấn đề vệ sinh môi trường trong suốt quá trình sự kiện diễn ra. Cần phải lưu ý vì khi tổ chức tiệc ngoài trời thường phần đông sẽ không có ý thức giữ gìn vệ sinh chung, nên rác thải là điều khó có thể tránh khỏi. Bạn có thể bố trí thêm một số nhân viên thường xuyên thực hiện vệ sinh làm sạch khu vực tổ chức sự kiện để đảm bảo mỹ quan chung.

6. Đảm bảo an toàn cho mọi người khi tham gia sự kiện

Phần lớn các sự kiện tổ chức ngoài trời thường không có sự chọn lọc đối tượng tham gia, cho nên có nhiều sự kiện đã xảy ra những xô xát dẫn đến những hậu quả thật đáng tiếc. 

Vì vậy khi tổ chức sự kiện có quy mô, bạn cần tìm những địa điểm đủ rộng nhưng có an ninh đảm bảo như sân vận động, hay nhà thi đấu….đồng thời nên thuê lực lượng bảo vệ để đảm bảo an toàn trong suốt sự kiện.

Bạn muốn có một sự kiện thành công? Trên đây SSevent chia sẻ những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời bạn không nên bỏ qua khi tổ chức sự kiện. Chúc bạn thành công!

Các tin khác

Cách tổ chức sự kiện Gala Dinner thành công

Tổ chức sự kiện ngoài trời có rất nhiều ưu điểm vì không gian rộng thoáng, phong cách tổ chức cũng ...

Tổ chức sự kiện doanh nghiệp cần lưu ý những gì?

Tổ chức sự kiện ngoài trời có rất nhiều ưu điểm vì không gian rộng thoáng, phong cách tổ chức cũng ...

Gợi ý một số ý tưởng tổ chức sự kiện cho bé vui nhộn độc đáo

Tổ chức sự kiện ngoài trời có rất nhiều ưu điểm vì không gian rộng thoáng, phong cách tổ chức cũng ...

Tất tần tật về dịch vụ cung cấp PG

Tổ chức sự kiện ngoài trời có rất nhiều ưu điểm vì không gian rộng thoáng, phong cách tổ chức cũng ...

Công ty cung cấp PG TP. HCM uy tín, chất lượng

Tổ chức sự kiện ngoài trời có rất nhiều ưu điểm vì không gian rộng thoáng, phong cách tổ chức cũng ...

Dịch vụ cung cấp PG tiệc tại Hà Nội chuyên nghiệp

Tổ chức sự kiện ngoài trời có rất nhiều ưu điểm vì không gian rộng thoáng, phong cách tổ chức cũng ...

Dịch vụ cung cấp PG tại Đà Nẵng chuyên nghiệp đa dạng

Tổ chức sự kiện ngoài trời có rất nhiều ưu điểm vì không gian rộng thoáng, phong cách tổ chức cũng ...

Tổ chức sự kiện học trường gì - Học ở đâu tốt nhất

Tổ chức sự kiện ngoài trời có rất nhiều ưu điểm vì không gian rộng thoáng, phong cách tổ chức cũng ...