Hội nghị, hội thảo là một sự kiện vô cùng quan trọng của doanh nghiệp góp phần thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp. Vậy quy trình tổ chức hội nghị hội thảo trong nước gồm các bước nào? Cùng tìm hiểu với SSEVENT trong bài viết dưới đây.
Xem thêm:

• Thủ tục tổ chức hội thảo có yếu tố nước ngoài
• Quy trình tổ chức hội thảo quốc tế tiêu chuẩn

Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo trong nước​

Hội nghị, hội thảo là một sự kiện thường niên của doanh nghiệp được tổ chức với mục đích duy trì mối quan hệ với khách hàng hiện tại và để thu hút các khách hàng tiềm năng. Các hoạt động chính trong hội thảo là thảo luận về một trong những vấn đề thực tiễn; đối thoại, thăm dò ý của kiến khách hàng hoặc chia sẻ những kiến thức về ngành nghề. Tổ chức hội thảo chính là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ và giao lưu với các đối tác; tăng cường mối quan hệ với các cơ quan truyền thông và nâng cao hình ảnh của công ty. Một hội thảo muốn diễn ra thành công cần phải được tổ chức theo đúng quy trình nhất định. Vậy quy trình tổ chức hội nghị hội thảo trong nước gồm những công đoạn nào?

Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo 

Quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo được tiến hành qua các bước sau:

Bước 1: Xác định chủ đề của hội thảo

Để có một hội thảo thành công, việc đầu tiên cần làm là bạn cần xác định chủ đề hội thảo thật rõ ràng và cụ thể. Đây sẽ là cơ sở vững chắc để xây dựng nội dung cũng như lên kế hoạch các hoạt động diễn ra trong buổi hội thảo một cách chi tiết và hiệu quả nhất.

Bước 2: Lên kế hoạch tổ chức hội thảo

Kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo bao gồm:Mục đích, mục tiêu cần đạt được của buổi hội thảo; nội dung chính của hội thảo; địa điểm, thời gian tổ chức hội thảo; kinh phí dự trù cho việc tổ chức hội thảo; đơn vị tổ chức hội thảo; lên danh sách khách mời; chương trình của hội thảo.

Bước 3: Chuẩn bị cho hội nghị hội thảo

- Chuẩn bị không gian tổ chức hội nghị, hội thảo và đảm bảo đầy đủ trang thiết bị.

- Chuẩn bị các dịch vụ đi kèm teabreak, ăn uống, nghỉ ngơi, đưa đón trong hội nghị. 

- Truyền thông cho sự kiện.

- In ấn tài liệu cho tổ chức hội nghị, hội thảo.

- Phát thư mời cho khách mời.

Bước 4: Tổ chức hội nghị, hội thảo

- Đón tiếp khách mời tới tham dự hội thảo

-Điều phối hội thảo diễn ra theo đúng kịch bản của sự kiện.

Bước 5: Kết thúc chương trình hội thảo

- Tặng quà lưu niệm cho khách mời và người tham dự.

- Ghi biên bản hội thảo thông báo kết luận của hội thảo.

Bước 6: Xử lý những thông tin về hội thảo

Đánh giá về nội dung của hội thảo;kiến nghị các tổ chức, đơn vị tham dự hội thảo về nội dung thảo luận.

Bước 7: Đánh giá hiệu quả của hội thảo

Đánh giá dựa trên: Thực tế số người tham dự và ý kiến của khách hàng, kết quả của hoạt động truyền thông

Những điều cần lưu ý khi tổ chức hội thảo trong nước

Sau khi nắm rõ các bước tổ chức hội thảo, là bạn đã có thể bắt tay vào các công đoạn chuẩn bị cũng như tổ chức sự kiện một cách dễ dàng. Tuy nhiên trong quá trình này, bạn cần lưu ý những vấn đề sau để sự kiện được diễn ra thành công nhất.

Lên chủ đề cho chương trình

Một trong những điều quan trọng nhất khi tổ chức hội thảo trong nước đó chính là lên chủ đề và ý tưởng chính cho chương trình. Chủ đề cần thể hiện được mục đích và thông điệp của hội thảo cũng như là cơ sở cho việc lên nội dung cho sự kiện. Chủ đề của hội thảo cần phải ngắn gọn nhưng vẫn thể hiện được rõ ràng mục đích của chương trình cùng lợi ích mà người tham gia có thể nhận được khi tham gia.

Khách mời là chuyên gia sẽ giúp tạo được sự tin tưởng cho hội nghị

Trong các buổi hội thảo, những chuyên gia chính là những khách mời sẽ giúp tạo sự tin tưởng, uy tín cho cả chương trình. Đồng thời điều này cũng có lợi cho hoạt động truyền thông, giúp tỷ lệ chuyển đổi khách hàng được nâng cao. Bạn nên lựa chọn những khách mời nổi tiếng trong lĩnh vực kinh doanh hoặc ngành nghề. Bên cạnh đó, người tổ chức hội cũng cần lên một danh sách câu hỏi cùng kịch bản riêng dành cho chuyên gia.

Địa điểm tổ chức hội nghị

Không gian tại địa điểm tổ chức cần phải đảm bảo đáp ứng được quy mô của hội thảo, địa điểm không quá lớn hoặc quá nhỏ để tránh làm ảnh hưởng đến không khí của hội thảo. Người tổ chức cũng cần quan tâm đến những tiện ích đi kèm với phòng hội nghị như màn chiếu, sân khấu, âm thanh, ánh sáng để bổ sung thêm những vật dụng cần thiết và dự trù chi phí chính xác nhất.

Hoạt động truyền thông cho

Để buổi hội thảo diễn ra thành công tốt đẹp thì không thể thiếu được hoạt động truyền thông cho sự kiện. Thời gian truyền thông không nên quá sớm bởi vì nó có thể làm giảm bớt sức nóng của sự kiện và cũng không nên thực hiện quá gần ngày tổ chức vì nó sẽ gây ra những khó khăn khi sắp xếp người tham dự. Các hoạt động truyền thông nên diễn ra từ 1 đến 2 tuần trước khi diễn ra sự kiện và nên sử dụng các kênh truyền thông phù hợp với đối tượng khách hàng mục tiêu của hội thảo.

Lấy thông tin của người tham dự

Mục đích quan trọng của hội thảo đó chính là tăng cường mối quan hệ với khách hàng hiện tại và tìm kiếm những khách hàng mới. Việc lấy thông tin người tham dự sẽ giúp cho hoạt động này diễn ra hiệu quả nhất. Bạn nên cân nhắc lựa chọn một trong số những hình thức lấy thông tin như điền form online, hoặc đăng ký nhận email hoặc sử dụng thẻ thành viên.

Trên đây là quy trình tổ chức hội nghị hội thảo trong nước đúng chuẩn. Nếu bạn không có kinh nghiệm trong lĩnh vực này, hãy liên hệ với SSEVENT để được hỗ trợ tốt nhất.