Lễ khai trương là một trong những buổi lễ quan trọng nhất đối với một doanh nghiệp. Lễ khai trương đánh dấu sự khởi đầu cho doanh nghiệp, công ty với hy vọng sẽ gặt hái được nhiều thành công hơn trong tương lai. Ngoài ra, thông qua lễ khai trương còn quảng bá thương hiệu tới khách hàng, giới thiệu sản phẩm tới người tiêu dùng. Vì thế, lễ khai trương phải được chuẩn bị rất kĩ càng, lên kế hoạch chi tiết cẩn thận. SS Event gợi ý cho bạn về quy trình tổ chức lễ khai trương trong bài viết dưới đây.

• Hướng dẫn các công việc cần chuẩn bị cho lễ khai trương
• Hướng dẫn lên Kịch bản tổ chức lễ khai trương Hoàn Hảo

Quy trình tổ chức lễ khai trương riêng biệt

Chọn ngày tổ chức

Trước tiên, bạn hãy định ngày tổ chức lễ khai trương cho công ty để có thể xác định thời gian chuẩn bị, bạn sẽ sắp xếp được thời gian lên kế hoạch, trang trí, liên hệ khách mời, … để chuẩn bị hoàn hảo và trọn vẹn cho ngày khai trương được diễn ra đúng như dự định. 

Lên kế hoạch chi tiết cho buổi lễ

Một kế hoạch chi tiết là không thể thiếu trong quy trình tổ chức lễ khai trương, bạn không thể bỏ qua bước này bởi đây như là bản vẽ mà người tổ chức và người thực hiện có thể dựa vào đó để kiểm soát tiến độ thực hiện quy trình, cũng như dựa vào đó để quan sát, kiểm tra chi tiết được các bước thực hiện tránh không xót bất kì công việc gì, và hơn cả, đây là bước quan trọng để bạn có thể tiết kiệm chi phí tổ chức lễ khai trương. 

Đặt ngân sách tổ chức phù hợp

Quyết định chi phí bạn có thể chi trả một cách hợp lý để bạn có thể vung tiền mà không phá vỡ ngân sách dự tính của mình. Lên ngân sách dựa trên kế hoạch mà bạn đã đề ra, như tiền thuê địa điểm, thuê các dụng cụ hay dịch vụ cung cấp cần thiết trong buổi lễ, chi phí bữa ăn đãi khách hàng, nước uống, chi phí trang trí,… đặt ngân sách phù hợp với khả năng chi trả của công ty và bạn có thể kiểm soát nó trong quá trình chuẩn bị. 

Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện khai trương

Lựa chọn địa điểm tổ chức không kém phần quan trọng rong quy trình tổ chức lễ khai trương. Sau khi hoàn thành các bước trên và quan trọng là xác định ngân sách, bạn có thể lên kế hoạch tìm kiếm các địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp. Nếu văn phòng, trụ sở chính của công ty có không gian rộng rãi, đủ để tổ chức buổi lễ ngay tại đây là một ý tưởng tuyệt vời. Công ty bạn vừa có thể tiết kiệm được chi phí thuê địa điểm, vừa giới thiệu văn phòng làm việc của công ty đến mọi người, tất cả khách mời đều có thể tham quan và hiểu hơn về doanh nghiệp của bạn. 

Mời khách tham dự lễ khai trương

Gửi lời mời đặc biệt có thể là dấu ấn riêng thành công của công ty nhân dịp này. Cách mời tạo nét riêng biệt và đây là lúc để bạn tạo tiếng vang. Tuy nhiên, vẫn phải tuân thủ sự tôn trọng khi gửi lời mời tới khách hàng. Ngoài ra, bạn có thể viết một thông cáo báo chí để gửi cho các cơ quan truyền thông hoặc các doanh nghiệp bổ sung và có thể là các tổ chức kinh doanh địa phương cùng tới tham dự.

Tiếp thị sự kiện

Quảng bá sự kiện khai trương trong ngày quan trọng của doanh nghiệp cùng với chương trình giới thiệu, ra mắt sản phẩm của công ty thông qua các phương tiện truyền thông xã hội, báo chí để tiếp cận thêm nhiều đối tượng khách hàng và quảng bá thương hiệu đến với mọi người, tạo dấu ấn trong quảng cáo và truyền bá hình ảnh công ty tới công chúng, tiếp cận với nhiều người hơn. Việc làm truyền thông, marketing cho doanh nghiệp là một khởi đầu rất quan trọng, đây là bước tiếp cận khách hàng và tăng độ nhận diện thương hiệu cho doanh nghiệp, bước đệm cho sự nghiệp của công ty về sau. 

Khai trương, hoạt động doanh nghiệp ngay trong ngày khởi đầu

Kết hợp tổ chức lễ khai trương và quảng bá, giới thiệu sản phẩm một cách khéo léo tới người tiêu dùng, giúp họ nhận diện, ghi nhớ được những đặc điểm nổi bật hay những sự khác biệt trong sản phẩm gây ấn tượng đến khách hàng ngay trong ngày khai trươnt. Việc bạn cần làm là lên kế hoạch kinh doanh cụ thể, đảm bảo đủ số lượng hàng có sẵn và đặc biệt hơn hãy để khách hàng trực tiếp trải nghiệm sản phẩm tăng độ uy tín và tin cậy, cùng với đó là tạo ra cách ưu đãi đặc biệt trong nhân dịp quan trọng này. 

Kịch bản lễ khai trương

Chuẩn bị kịch bản cụ thể các tiết mục, kiểm soát tiến độ diễn ra buổi lễ và thời lượng sự kiện sẽ diễn ra. Kịch bản lễ khai trương được chia thành 2 giai đoạn 

• Trước giờ G 
• Giờ G 

Trước buổi lễ, trước tiên hãy kiểm tra các khâu chuẩn bị từ âm thanh, ánh sáng, hay trang trí một cách cẩn thận. Kết hợp với ekip backdrop, sân khấu, … cùng họ chuẩn bị để buổi lễ diễn ra được suôn sẻ. 

Phân chia bộ phận nhân sự sao cho hợp lí, chuẩn bị ngay từ trước khi buổi lễ bắt đầu bao gồm đón khách, PG, MC, hậu cần,… hướng dẫn khách mời và phục vụ họ chu đáo. 

Cúng lễ khai trương

Theo phong tục của người Việt Nam, cũng lễ khai trương là khâu quan trọng không thể thiếu nếu muốn doanh nghiệp, công ty ăn nên làm ra, khai trương hồng phát. Nên cúng công ty thật thành tâm và chu đáo, các bước cúng khai trương cũng không quá phức tạp bao gồm:

• Chọn ngày, giờ cúng khai trương 
• Chuẩn bị đồ cúng thật chu đáo 
• Tiến hành làm lễ khai trương và đọc văn khấn khai trương doanh nghiệp
• Thụ lộc và mời khách vào mở hàng 

Bài viết trên là những gợi ý về quy trình cơ bản tổ chức lễ khai trương có thể sẽ hữu ích cho bạn, bạn có thể liên hệ tới SS Event để được tư vấn và giải đáp thêm về những thắc mắc trong quá trình tổ chức lễ khai trương hoặc truy cập vào website để tìm hiểu thêm về ngành tổ chức sự kiện cũng như các quy trình, lưu ý quan trọng để tổ chức một sự kiện hoành tráng và chuyên nghiệp nha!