Tổ chức sự kiện nhìn chung là một ngành đầy ánh hào quang của sân khấu, chìm đắm trong những thứ đẹp đẽ và sôi động khiến ai nhìn vào cũng muốn vào ngay. Thế nhưng, đằng sau ánh hào quang ấy là sự tính toán tỉ mỉ, sự tập trung cao độ để kiểm soát và xử lý mọi tình huống diễn ra trong bữa tiệc tổ chức. Vậy để để tổ chức một bữa tiệc thành công cần những yếu tố nào và chuẩn bị những gì, cùng SSevent tìm hiểu về quy trình tổ chức sự kiện thành công trong bài viết dưới đây nhé.

Để tổ chức sự kiện thành công đúng như mong đợi có những khía cạnh sau đây:

Xác định mục tiêu của bữa tiệc

Trước khi lên kế hoạch cụ thể cho chương trình sự kiện diễn ra, bước đầu tiên phải làm là xác định mục tiêu của sự kiện, mục tiêu đề ra là thu hút sự chú ý hay tập trung vào đối tượng khách hàng tiềm năng… phải có mục tiêu rõ ràng và cụ thể mới có thể đạt được như ý muốn.

Xác định ngân sách cho sự kiện

Sau khi xác định mục tiêu của sự kiện, bước tiếp theo trong quy trình tổ chức sự kiện là xác định ngân sách sự kiện để từ đó đưa ra hướng đi phù hợp để tổ chức sự kiện thành công. Việc lập ngân sách rất quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện bởi đây là bước tiền đề cho những bước sau như lên kế hoạch dựa trên ngân sách, lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp hay cách tiếp thị khác nhau phù hợp với ngân sách đã đề ra. Ngoài ra, việc lập ngân sách còn để kiểm soát dòng tiền phải chi sao cho hợp lý tránh mất kiểm soát trong quá trình chuẩn bị sự kiện.

Lên kế hoạch sự kiện

Trong quy trình tổ chức sự kiện thành công phải có bước lập kế hoạch cho sự kiện, kế hoạch càng chi tiết sự kiện càng chỉn chu và hoàn hảo. Dù cho bất kỳ sự kiện nào, quy mô ra sao đều phải lập kế hoạch cụ thể để hình dung được “đích đến” cuối cùng của sự kiện sẽ như thế nào. Tránh trường hợp phát sinh thêm quá nhiều hay không ưng ý trong quá trình tổ chức.

Đội ngũ nhân viên giỏi và tiềm năng

Tổ chức sự kiện là một nhóm hoạt động và làm việc cùng nhau. Đội ngũ nhân viên cũng là một trong những tiêu chí để tổ chức nên một sự kiện thành công. Cùng làm việc với một người không ăn ý, thuê sai người sẽ khiến công việc không hiệu quả, có thể phá vỡ cả sự kiện trước khi nó bắt đầu. Bất kể quy mô dù có nhỏ hay lớn, bạn vẫn cần những chuyên gia cho mỗi lĩnh vực khác nhau trong quy trình quản lý và lập kế hoạch cho sự kiện, từ giám đốc tới quản lý tới thực tập sinh cần phải thuê đội ngũ làm việc ăn ý, hiệu quả, đầu óc nhạy bén là yêu cầu quan trọng của nghề tổ chức sự kiện để đạt được mục tiêu của sự kiện.

Tiếp thị sự kiện

Bước quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện để đánh giá xem nó có thành công hay không là ở khâu tiếp thị sự kiện. Sau khi kế hoạch lên bài bản, lúc này cần phải lên kế hoạch tiếp thị quảng cáo cho sự kiện. Các chiến dịch truyền thông trên mạng xã hội hiện nay là cách tốt nhất và tiếp cận nhanh nhất. Sự thành công của sự kiện quan trọng là ở chiến dịch truyền thông. Tiếp thị tốt, gây được sự thu hút sẽ nâng cao được nhận thực của mọi người về sự kiện cũng như khởi dậy sự mong đợi về sự kiện hoành tráng.

Hiện nay, cách tiếp nhận mang tầm ảnh hưởng nhất là KOLS, một người nổi tiếng có tầm ảnh hưởng là sự độc quyền tạo ấn tượng riêng và độ hoành tráng cho sự kiện. Đừng quên quảng cáo kèm theo những hình ảnh đẹp và hấp dẫn, phủ sóng liên kết đến trang dành riêng với tất cả thông tin liên quan tạo sự hấp dẫn, chỉn chu và thu hút sự chú ý nha.

Đánh giá sự kiện sau khi hoàn thành

    Để rút kinh nghiệm và hoàn thiện hơn và đưa ra phương án tối ưu nhất cho những sự kiện tiếp theo, các nhà tổ chức sự kiện luôn phải làm đánh giá dựa theo các tiêu chí của sự kiện trong quy trình tổ chức sự kiện thành công. Đây là một bước quan trọng để nhìn nhận rõ nhất về sự thành công của một sự kiện, có rất nhiều tiêu chí và yếu tố khác nhau để đánh giá sự kiện như:

• Mức độ hoàn thành mục tiêu của sự kiện

• Phản hồi và đánh giá của đối tác và khách mời tham dự

• Ngân sách đúng với ngân sách dự kiến đã đề ra

• Giải quyết các rủi ro bất ngờ

• Tác phong làm việc chuyên nghiệp

Ngoài những tiêu chí quan trọng trên còn có những yếu tố khách quan khác như vấn đề thời tiết, địa điểm và thời gian có thuận lợi với khách hàng không? Chiến dịch quảng bá truyền thông có đạt hiệu quả như mong muốn không hay hình ảnh trang trí và thiết kế có hài lòng và bắt mắt không?

Một sự kiện thành công là cả quá trình cố gắng của tất cả mọi người từ người tổ chức cho tới đội ngũ và ekip, bao gồm cả khách mời tham dự sự kiện đó. Để sự kiện được tổ chức thành công cần có một quy trình cụ thể các bước thực hiện để xác định rõ hướng đi của mình và kiểm soát được tiến trình thực hiện. Nếu bạn đang muốn và tìm hiểu về tổ chức sự kiện, đừng ngại mà liên hệ ngay với SSevent để được tư vấn và giải đáp mọi thắc mắc về sự kiện nhé.