Xem thêm bài viết:

• TOP 9 địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời TPHCM
• Quy trình tổ chức sự kiện ngoài trời từ A đến Z

Theo như kinh nghiệm tổ chức sự kiện của SSEVENT thì muốn tổ chức sự kiện thành công, thì người làm tổ chức sự kiện cần phải biết lường trước được những rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời để lên phương án dự phòng. Vậy những rủi ro gì có thể xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện?

I. Những rủi ro có thể xảy ra khi tổ chức sự kiện ngoài trời

1. Không thể kiểm soát được lượng xe

Đây là thực trạng thường gặp khi tổ chức sự kiện ngoài trời. Thực trạng này thường xuất phát từ việc không gian tổ chức không tương thích với số lượng khách mời tham gia. Không giống như tổ chức sự kiện trong khách sạn, bãi giữ xe sẽ do phía khách sạn tính toán và quản lý, nếu thiếu họ sẽ phải có phương án xử lý khác. Nhưng khi tổ chức sự kiện ngoài trời thì lại khác. Bạn sẽ phải tính toán và lo liệu tất cả những vấn đề này.

Một rủi ro khác liên quan đến địa điểm đó chính là vị trí tổ chức gặp khăn do quá đông người nên dẫn đến tình trạng kẹt xe, tắc đường, quá ồn ào, nhưng việc số lượng lớn phương tiện giao thông đổ dồn về một địa điểm hiển nhiên sẽ dẫn đến tình trạng ùn tắc lưu thông xe cộ trên các tuyến đường, trong một số trường hợp, còn gây ảnh hưởng tiêu cực đến những hộ dân sinh sống ở xung quanh khu vực tổ chức sự kiện.

Ngoài ra, cũng tùy vào tính chất sự kiện, như sự kiện mở dành cho mọi đối tượng thì bạn chỉ cần tính toán đến chỗ để xe máy. Tuy nhiên, nếu sự kiện được tổ chức dành cho đối tượng khách mời VIP- những người thành đạt và có điều kiện kinh tế tốt, phương tiện mà khách mời đi tới chủ yếu là xe hơi thì bạn nên khảo sát trước địa điểm nơi tổ chức và khoanh vùng những khu vực đỗ xe một cách hợp lý.

2. Thời tiết không thuận lợi

Thời tiết là điều rất khó lường trước nhất và cũng gây nhiều khó khăn nhất bởi đây chính là yếu tố duy nhất mà nhà tổ chức sự kiện luôn ở trong thế bị động. Tổ chức sự kiện ngoài trời, điều quan trọng nhất là thời tiết được thuận lợi, không có mưa và không có gió lớn. Bạn chỉ có thể lường trước các rủi ro này bằng cách là xem dự báo thời tiết. Điều này sẽ giúp nhà tổ chức đưa ra phương án dự phòng tốt nhất.
 

3. Vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm

Lựa chọn một đơn vị cung cấp đồ ăn thức uống uy tín chính là điều cực kỳ quan trọng vì ngoài việc phải đảm bảo về độ ngon thì còn phải quan tâm đến vấn đề về vệ sinh an toàn thực phẩm. Vì phục vụ với số lượng lớn người tham dự mà không đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm thì hậu quả sẽ vô cùng nghiêm trọng, ảnh hưởng rất lớn đến uy tín của bạn.

4. Vấn đề về an ninh trật tự

Các sự kiện tổ chức ngoài trời thường có không gian rất rộng rãi và thoáng mát, nhưng điều đó cũng có mặt tiêu cực của nó vì kẻ gian có thể lợi dụng sự đông đúc để thực hiện những hành vi xấu như trộm cắp, móc túi.

5. Những rủi ro phát sinh từ các thiết bị công nghệ

Sự cố về máy móc là điều không ai mong muốn, nhưng dù bạn có dự trù cẩn thận đến đâu, thì rất có thể các yếu tố liên quan đến kỹ thuật như âm thanh, ánh sáng, internet, máy chiếu… đều sẽ vẫn có thể gặp trục trặc trong quá trình sự kiện diễn ra.

II. Giải pháp hữu ích giúp hạn chế rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Một quy trình tổ chức sự kiện kiện ngoài trời gồm rất nhiều công đoạn cần phải chuẩn bị công phu và chu đáo để đảm bảo sự thành công. Bởi vậy cần đảm bảo chu đáo những công việc sau:

- Lập kế hoạch cụ thể và phù hợp với thực tế, xác định đúng mục tiêu của việc tổ chức sự kiện và khoanh vùng đối tượng sẽ tham dự sự kiện là ai. Nghiên cứu các thói quen, văn hóa của những đối tượng tham dự sự kiện. Với các sự kiện mang tính chất trọng đại thì cần kiểm tra check – in thật kỹ với khách mời để hạn chế mức tối đa khả năng kẻ gian trà trộn.

- Chuẩn bị đầy đủ trang thiết bị, đối phó với hỏa hoạn, cấp cứu, và cần phải dự phòng biến cố lớn

- Có một đội chuyên trách xử lý những vấn đề liên quan đến các dịch vụ chăm sóc đối tác hoặc khách hàng.

- Lập kế hoạch đảm bảo an toàn khi lắp đặt các thiết bị.

- Lập bảng check – list tất cả các thiết bị cần kiểm tra trước khi sự kiện bắt đầu, tốt nhất nên tổ chức chạy thử chương trình.

- Chuẩn bị bên ngoài khu vực tổ chức sự kiện một cách chu đáo.

- Lên kế hoạch để xử lý rủi ro hậu sự kiện

- Xem dự báo thời tiết tại địa điểm tổ chức sự kiện

Trên đây là những rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời thường gặp và các xử lý. Liên hệ với SSEVENT nếu muốn có một sự kiện ngoài trời thành công tốt đẹp.