Tổ chức sự kiện là công việc cần sự tập trung, tỉ mỉ và rất nhiều các kỹ năng khác nhau. Tổ chức sự kiện là kết hợp giữa sự sáng tạo và quy trình cụ thể để tạo nên một sự kiện hoàn hảo, ấn tượng và trọn vẹn. Vậy sau mỗi bữa tiệc, người tổ chức cần nhìn nhận và đánh giá lại để cùng rút kinh nghiệm và đưa ra những phương án tối ưu khác cho những sự kiện sau, tổ chức sự kiện cần những tiêu chí nào để đánh giá một sự kiện thành công, cùng SSevent tìm hiểu về các tiêu chí mà quản lý sự kiện đánh giá sau mỗi sự kiện nhé.

1. Thu thập phản hồi của khách hàng và khách mời tham dự

    Việc thu thập phản hồi của khách hàng là công việc quan trọng nhất, phản hồi của khách hàng chính là tiêu chí đánh giá trực quan nhất và cần thiết nhất đối với quản lý sự kiện. Cảm nghĩ về mức độ thành công và mức độ hài lòng của khách hàng là sự ưu tiên hàng đầu khi làm dịch vụ tổ chức sự kiện và là ý kiến đáng giá nhất để có thể rút kinh nghiệm và hoàn thiện hơn vào những sự kiện sau.

Ngoài ra, khách mời tham dự có thể là khách hàng tiềm năng về sau của công ty tổ chức sự kiện của mình. Vì vậy, việc lấy ý kiến và đánh giá của họ về sự kiện mà mình tổ chức là việc hết sức cần thiết, những phản hồi đánh giá chân thật nhất, khách quan nhất để mình có thể lắng nghe và hoàn thiện hơn mỗi ngày.

2. Đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu sự kiện

Ban đầu, trong quy trình các bước tổ chức sự kiện, mục tiêu chính là một trong những bước đầu tiên và quan trọng nhất trong việc hình thành và hiện thực hoá sự kiện. Vậy nên, tiêu chí đánh giá không thể thiếu hạng mục kiểm tra lại về các mục tiêu mình chuẩn bị và thực hiện đã được hoàn thành đúng như ý muốn hay chưa? Khách hàng đã hài lòng với mục tiêu và cả đội ngũ cùng khách hàng thảo luận và thực hiện trong suốt quá trình diễn ra sự kiện.

3. Đánh giá ngân sách có đúng với chi phí ban đầu đã đề ra

Một yếu tố khác để đánh giá thành công của sự kiện là mức chi tiêu có đúng với chi phí ban đầu như đã lên kế hoạch hay không. Trong quá trình chuẩn bị sự kiện, có thể sẽ có nhiều phát sinh, tuy nhiên khi sự kiện đã hoàn thành và tổng kết lại mức chi phí tổ chức gần bằng với ngân sách trong kế hoạch ban đầu là một sự thành công. Một công ty sự kiện có thể kiểm soát và cân đối tài chính tốt là một lợi thế, tiết kiệm được kha khá ngân sách, không để đến mức mất kiểm soát và số tiền chênh lệch quá nhiều sẽ khiến khách hàng hài lòng và nâng cao sự chuyên nghiệp của công ty mình lên.

4. Khả năng giải quyết các rủi ro xảy ra trong sự kiện (nếu có)

    Khi làm quản lý tổ chức sự kiện, không ai có thể đảm bảo được rằng sự kiện mình quản lý sẽ đảm bảo đi đúng như quy trình không có bất kỳ sai sót nào xảy ra. Trong quá trình làm việc trong ngành tổ chức sự kiện, người tổ chức ít nhất cũng sẽ mắc một hay nhiều sai xót hay gặp những rủi ro bất ngờ, khi xảy ra rủi ro, những tình huống ngoài kế hoạch, sau sự kiện đó hãy lưu ý và ghi chú về tình huống xấu xảy ra mình gặp phải, khả năng giải quyết của mình lúc đó như thế nào và nếu gặp lại lần nữa mình sẽ như thế nào. Để chắc chắn hơn cho những sự kiện tiếp theo, lúc này bạn đã có thêm kinh nghiệm để xây dựng một kế hoạch B hoàn hảo để phòng cho các rủi ro bất ngờ không ai mong muốn. Dần dần bản thân người quản lý sẽ hoàn thiện và trở nên chuyên nghiệp, khả năng ứng biến nhanh nhạy và có thể xử lý gọn gàng dù trong bất kỳ tình huống nào.

5. Đánh giá sự chuyên nghiệp

    Sẽ chẳng có bất kỳ doanh nghiệp hay đối tác nào muốn làm việc với một đơn vị thiếu sự chuyên nghiệp trong tổ chức sự kiện. Sự chuyên nghiệp của tổ chức sự kiện được đánh giá qua tác phong làm việc và khả năng ứng biến khi có tình huống nào đó xảy ra. Nếu người tổ chức sự kiện thường xuyên đến muộn, lỡ hẹn, lên kế hoạch một cách hời hợt và quá trình làm việc mang một thái độ cẩu thả, thì lúc này đó là đơn vị tổ chức kém uy tín và không phù hợp với ngành sự kiện. Vì vậy, đánh giá sự chuyên nghiệp của mình từ những ngày đầu làm việc sẽ giúp khách hàng hay đối tác yên tâm và ấn tượng, tạo sự uy tín của thương hiệu mình đối với khách hàng và đối tác, thương hiệu tổ chức sự kiện của mình sẽ tạo được cái nhìn ấn tượng, chuyên nghiệp và mang sự hài lòng tới cho khách hàng.

    SSevent tự tin rằng thương hiệu của mình là một đơn vị tổ chức sự kiện uy tín và chuyên nghiệp, lấy sự hài lòng của khách hàng là động lực cố gắng và phát triển công ty ngày một lớn hơn. SSevent mong rằng bài viết trên sẽ giúp bạn đọc một phần nào biết về tiêu chí đánh giá một sự kiện thành công và tiêu chí đánh giá một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Nếu khách hàng có mong muốn hay ý định tổ chức một sự kiện, đừng ngại mà liên hệ ngay tới SSevent để được chúng tôi tư vấn trực tiếp nhé.