Xu hướng công nghệ 4.0 hiện nay cho thấy việc tổ chức hội thảo trực tuyến trở nên phổ biến, là một phần thiết yếu trong hoạt động truyền thông, quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp. Mặt khác, với tình hình biến động của dịch bệnh Covid-19, việc tổ chức hội thảo trực tuyến sẽ giúp hạn chế tập trung đông người. Đây là một giải pháp hiệu quả trong việc các hoạt động của doanh nghiệp vẫn diễn ra đúng dự kiến.

Khi tổ chức hội thảo trực tuyến bạn cần phải lưu ý những điều gì?

Bài viết sau đây sẽ có những nhìn nhận tổng quan để bạn tổ chức hội thảo trực tuyến thành công. Cùng SSEvent tìm hiểu về chủ đề này trong  bài viết dưới đây.

Hội thảo trực tuyến là việc các doanh nghiệp tổ chức hội thảo thông qua mạng. Với việc sử dụng Internet toàn cầu, việc kết nội mạng làm thông tin được tiếp cận với nhiều người hơn. Nhờ vậy việc quảng bá sản phẩm và dịch vụ, thương hiệu của công ty được hiệu quả hơn.

Chỉ cần có laptop, mobile được kết nối internet thì ở bất cứ đâu buổi hội thảo cũng sẽ được diễn ra. Vậy để có nhiều người tiếp cận bạn cần thực hiện các bước sau:

1.  Chuẩn bị trước ki diễn ra hội thảo trực tuyến

Bạn cần lên kế hoạch để chuẩn bị buổi hội thảo được diễn ra suôn sẻ và chỉn chu. Đồng thời bạn cần xác định mục tiêu tổ chức của buổi hội thảo như buổi hội thảo nhằm chia sẻ kiến thức, quảng bá sản phẩm hay đào tạo? Sự kiện diễn ra sẽ miễn phí hay thu phí. Từ đó hội thảo trực tuyến diễn ra công khai hay hạn chế….

Tiếp đó bạn cần xác định thời lượng diễn ra buổi hội thảo: Thông thường thời gian tổ chức phù hợp với một buổi hội thảo trực tuyến là từ 60- 90 phút. Một lưu ý nữa là chủ đề sự kiện, bạn cần đặt tên chủ đề sao cho ngắn gọn mà vẫn đảm bảo được nội dung, lợi ích cho người tham dự. Đặc biệt là vấn đề khách mời tham dự hội thảo. Thực tế cho thấy, những diễn giả nổi tiếng và có tầm ảnh hưởng lớn sẽ thu hút được số lượng người xem trực tuyến nhiều hơn.

Bạn nên xác định lựa chọn kênh phát trực tiếp cho phù hợp. Hiện có rất nhiều kênh để phát trực tiếp như: facebook, youtube, zoom…. Tùy vào mục đích hội thảo mà chúng ta nên lựa chọn kênh phát trực tiếp cho phù hợp. Ví dụ, nếu hội thảo có giới hạn hay mất phí thì bạn nên sử dụng tổ chức hội thảo trực tuyến qua Zoom. Còn nếu muốn lượt tiếp cận của chương trình nhiều người xem thì bạn nên phát qua kênh mạng xã hội như: facebook, youtube…

2. Truyền thông cho sự kiện thật chu đáo

Bạn cần chuẩn bị truyền thông cho sự kiện này thật sớm, để có nhiều người tiếp cận được với sự kiện diễn ra hội thảo. Để truyền thông đạt hiệu quả bạn nên sử dụng nhiều hình thức thông tin như: qua giấy mời, qua mạng xã hội, qua thông cáo báo chí, qua email… Mỗi một phương thức sẽ có những ưu nhược điểm riêng. Tuy nhiên nếu biết sử dụng kết hợp các phương thức này thì hiệu quả truyền thông sẽ đạt được hiệu quả cao.

3. Lựa chọn địa điểm và đội kỹ thuật thật tốt

Khâu set up phòng quay để quay chương trình đòi hỏi rất nhiều nguồn nhân lực vào cuộc. Từ việc thiết kế banner, in ấn, đến việc lựa chọn trang trí phòng sao cho hợp lý và bắt mắt là việc nên làm. Do đó, đội hỗ trợ kỹ thuật đòi hỏi phải lựa chọn những người nhanh nhẹn, tỉ mỉ, cẩn thận và thực sự có trách nhiệm trong công việc. Đồng thời người chuẩn bị chương trình đòi hỏi cần có sự sáng tạo riêng để chương trình diễn ra thu hút được người xem.

Các yếu tố cần test trước khi buổi hội thảo diễn ra cần được chuẩn bị trước 1 ngày để mọi điều còn được kịp thời hỗ trợ. Chẳng hạn, bạn cần xem xét đường truyền internet, máy quay, phông nền, hệ thống trước khi diễn ra livestream.

Một lưu ý nhỏ khi tổ chức hội thảo trực tuyến là bạn nên có những món quà nhỏ để thu hút lượt tương tác của người xem. Chẳng hạn, khi người xem like và chia sẻ buổi livestream của chúng tôi sẽ nhận được món quà là một cuốn cẩm nang về chủ đề liên quan đến hội thảo đang diễn ra. Thực tế cho thấy khi có những tác động nhỏ này thì chương trình diễn ra thành công rất nhiều.

Sau sự kiện kết thúc bạn nên thu thập những ý kiến comment của các khán giả tương tác ở dưới. Chú ý lọc những comment không liên quan và trả lời những nội dung liên quan đến vấn đề tổ chức hội thảo. Điều này sẽ khiến khan giả cảm thấy hài lòng và cảm nhận được sự chuyên nghiệp của quý doanh nghiệp. Khi chương trình kết thúc bạn nên giữ lại video đã quay hội thảo trên fanpage để tiếp tục nhận được lượt tương tác của người xem. Đây sẽ là nguồn tư liệu để phục vụ cho rất nhiều chương trình tiếp theo của doanh nghiệp.

Trên đây là quy trình tổ chức hội thảo trực tuyến mà Ssevent muốn giới thiệu đến bạn và quý doanh nghiệp. Đây là những nước cơ bản để buổi hội thảo trực tuyến diễn ra thành công nhất. Mong rằng những thông tin này sẽ thực sự hữu ích và thiết thực cho bạn và quý doanh nghiệp.