SSEvent - Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Hotline: 0906 004 505 - 0983 037 083   Email:
Tin Tức

Tin Tức

Tổ chức sự kiện cần chuẩn bị những gì để thành công?

Tổ chức sự kiện là một trong những hoạt động giúp quảng bá thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ của công ty, doanh nghiệp đến công chúng mục tiêu. Tuy nhiên, rất nhiều người thắc mắc tổ chức sự kiện cần chuẩn bị những gì? Hãy cùng SSevent tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Bạn có thể tham khảo thêm:

1. Tổ chức sự kiện/event là gì?

 
to-chuc-su-kien-can-chuan-bi-nhung-gi
 

Trước khi biết được tổ chức sự kiện cần chuẩn bị những gì, bạn cần biết khái niệm của tổ chức sự kiện, event.

Tổ chức sự kiện/event là các buổi lễ, chương trình tổ chức các hoạt động thông qua hình thức hội nghị, hội thảo, triển lãm, tiệc… trong các lĩnh vực văn hóa, xã hội, thương mại, kinh doanh… với mục đích gửi gắm thông điệp mà người tổ chức sự kiện muốn khách hàng đón nhận.

Trong quá trình tổ chức sự kiện/event, các đơn vị tổ chức sẽ có trách nhiệm thực hiện theo kế hoạch, đồng thời theo dõi và hoàn thành các bước tổ chức giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công.

2. Mục đích của tổ chức sự kiện

 
to-chuc-su-kien-can-chuan-bi-nhung-gi-01

Mục đích của việc tổ chức sự kiện chính là những kết quả mà nhà đầu tư và nhà tổ chức sự kiện hoạch định ra nhằm phấn đấu đạt được trong quá trình thực hiện sự kiện đó. Thông thường, các sự kiện sẽ được hướng đến 3 mục đích chính như sau:

– Hỗ trợ các chiến dịch truyền thông xây dựng và phát triển hình ảnh sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của nhà đầu tư.

– Giúp cải thiện hoặc thay đổi nhận thức của công chúng đối với thương hiệu hay nhãn hiệu của nhà doanh nghiệp.

– Phát triển tối đa những hiệu ứng truyền thông, chạm đến cảm xúc của khách hàng mục tiêu.

Ngoài ra, tổ chức sự kiện còn có mục tiêu khác như hỗ trợ bán hàng, triển khai các chính sách kênh phân phối và quảng cáo trực tiếp sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của doanh nghiệp.

3. Tổ chức sự kiện cần chuẩn bị những gì?

Chuẩn bị kịch bản sự kiện

 
to-chuc-su-kien-can-chuan-bi-nhung-gi-01
 

Kịch bản sự kiện bao gồm: Kịch bản nội dung sự kiện, kịch bản MC, kịch bản âm thanh, ánh sáng... và tất cả các loại kịch bản này cần được thống nhất và tổng duyệt trước khi sự kiện bắt đầu chạy. 

Bạn cần biết rằng từ kịch bản chi tiết đến quá trình thực hiện sự kiện cũng sẽ có sự khác nhau, chênh lệch thời gian, nội dung vì sẽ có những sự cố có thể diễn ra... dẫn đến những thay đổi trong sự kiện. Chính vì thế, việc chuẩn bị kịch bản chi tiết sẽ giúp bạn tạo nên một chương trình hoàn thiện từ đầu đến cuối, giúp sự kiện được tổ chức suôn sẻ và thành công.

Địa điểm tổ chức sự kiện

Địa điểm tổ chức sự kiện là vấn đề vô cùng quan trọng mà bạn cần chú ý. Thông thường, khi tổ chức hội nghị hội thảo, hay tổ chức lễ ra mắt giới thiệu sản phẩm… nhiều doanh nghiệp chỉ quan tâm đến xếp hạng, chất lượng của khách sạn mà không chú ý đến sức chứa cụ thể của các địa điểm tổ chức sự kiện. 

Nếu bạn tổ chức event quy mô, có lượng khách mời lớn thì cần phải lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp, đáp ứng được sức chứa cho khách mời khi đến tham gia sự kiện.

Xác định thời gian

 
to-chuc-su-kien-can-chuan-bi-nhung-gi-03

Sự kiện của bạn có thể diễn ra vào ngày nào, giờ nào? Bạn nên tổ chức vào những ngày thứ 7, chủ nhật để mọi người ai cũng có thể tham gia được. Ngoài ra, bạn cũng cần lên lịch trình (hay còn gọi là timeline) cho sự kiện, chương trình sẽ kéo dài trong bao lâu? Thông thường, một timeline sẽ có các phần chính như sau:

Lời chào hỏi

Lịch trình của phần chính (tùy theo mục đích)

Lịch trình cho các tiết mục giải trí

Lịch trình cho quảng cáo, truyền thông

Xác định ngân sách cụ thể

 
to-chuc-su-kien-can-chuan-bi-nhung-gi-04

Ngân sách sự kiện sẽ bao gồm ngân sách có sẵn và ngân sách đi xin từ các nhà tài trợ. Vì vậy, bạn cần chia ra ngân sách cho từng hạng mục, giới hạn chi phí lớn nhất cho phép với từng hạng mục.

Dưới đây là một gợi ý các hạng mục bạn cần tính toán:

Chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện

Chi phí thuê các trang thiết bị cho sự kiện (thiết bị âm thanh, ánh sáng, bóng bay, màn hình Led…)

Chi phí thuê nhân sự phục vụ như lễ tân, MC chương trình, ca sĩ, khách mời…

Chi phí báo chí, truyền thông.

Chuẩn bị sân khấu - âm thanh- ánh sáng- trang trí cho sự kiện

 
to-chuc-su-kien-can-chuan-bi-nhung-gi-05

Tùy thuộc vào ý tưởng chủ đạo, thông điệp chính của sự kiện mà bạn muốn chuyển tải đến khách hàng, đối tượng tham gia thì sẽ lựa chọn phong cách trang trí khác nhau. 

Đây là một trong số những yếu tố vô cùng quan trọng làm nên sự thành công của sự kiện. Hiện nay, có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ, cho thuê dịch vụ âm thanh, ánh sáng sự kiện. Để được tư vấn chi tiết về dịch vụ tổ chức sự kiện, bạn hãy liên hệ với SSevent theo hotline: 0906 004 505 - 0983 037 083.

Chắc hẳn sau khi đọc bài viết này của SSevent, bạn đã biết tổ chức sự kiện cần chuẩn bị những gì, từ đó có thêm kinh nghiệm tổ chức thành công các chương trình sự kiện cho công ty, doanh nghiệp của mình.

Các tin khác

[Tổng Hợp] Một Số Ý Tưởng Tổ Chức Sự Kiện 1/6 cho Thiếu Nhi

Tổ chức sự kiện là một trong những hoạt động giúp quảng bá thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ của công ...

Những lưu ý quan trọng khi thuê không gian tổ chức sự kiện bạn cần biết

Tổ chức sự kiện là một trong những hoạt động giúp quảng bá thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ của công ...

Gợi ý cách tổ chức sự kiện giáng sinh ấn tượng, hấp dẫn

Tổ chức sự kiện là một trong những hoạt động giúp quảng bá thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ của công ...

Chia sẻ kinh nghiệm tổ chức sự kiện tất niên thành công

Tổ chức sự kiện là một trong những hoạt động giúp quảng bá thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ của công ...

Những việc cần làm khi tổ chức sự kiện noel

Tổ chức sự kiện là một trong những hoạt động giúp quảng bá thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ của công ...

Cần chuẩn bị gì khi tổ chức sự kiện 20/10?

Tổ chức sự kiện là một trong những hoạt động giúp quảng bá thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ của công ...

Tổ chức sự kiện Quảng Ngãi trọn gói uy tín, chuyên nghiệp

Tổ chức sự kiện là một trong những hoạt động giúp quảng bá thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ của công ...

Tổ chức sự kiện tại Thanh Hóa uy tín, chuyên nghiệp

Tổ chức sự kiện là một trong những hoạt động giúp quảng bá thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ của công ...