Bạn có thể tìm hiểu thêm:

• Checklist 6 địa điểm đẹp để tổ chức sự kiện tại Hải Phòng
• Chia sẻ kinh nghiệm tổ chức tiệc cuối năm cho công ty ấn tượng

Lên kế hoạch tổ chức sự kiện tại Thanh Hóa

1. Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Địa điểm cũng là một trong vấn đề mà bạn cần lưu ý khi tổ chức sự kiện tại Thanh Hóa. Bạn nên lựa chọn địa điểm ở vị trí trung tâm thành phố, thuận tiện để mọi khách mời có thể tham gia được.

Bên cạnh đó, địa điểm tổ chức sự kiện phải có cơ sở vật chất tốt, chất lượng, an ninh phải được đảm bảo, đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, dịch vụ tốt. Đặc biệt là chỗ để xe phải gần địa điểm và đủ sức chứa cho lượng khách mời tới tham dự sự kiện.

Một lưu ý nữa đó là bạn cần chú ý tới sức chứa của địa điểm tổ chức. Sức chứa của địa điểm phải cân đối với số lượng khách mời tham dự để tránh trường hợp thừa chỗ hoặc thiếu chỗ.

Ngoài ra, bạn cũng cần chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp với tình hình thời tiết. Nếu vào ngày trời lạnh hoặc mùa mưa thì bạn không nên tổ chức sự kiện ngoài trời. Lúc đó, hãy chọn địa điểm tổ chức là trong phòng có mái che.

2. Kế hoạch tổ chức sự kiện

Khi tổ chức bất kỳ một sự kiện nào, bạn cần nên kế hoạch từ trước. Bạn hãy đưa ra nhiều phương án khác nhau, sau đó chọn phương án tối ưu nhất. Sau đó, bạn cần lên kế hoạch lịch trình cụ thể, sắp xếp vị trí của đội hình nhân viên phục vụ, vị trí của khách mời, vị trí của MC, tiết mục văn nghệ diễn ra vào khoảng thời gian nào với đội hình ra sao… Ngay cả âm thanh, ánh sáng cũng phải thống nhất và hoàn hảo từ buổi diễn tập.

Ngoài ra, bạn cũng cần phải quan tâm đến thời gian setup sân khấu, treo băng rôn, trang trí sự kiện… Nếu thuê địa điểm, bạn cần quan tâm đến thời gian mà đơn vị cho thuê cho trước để chuẩn bị sự kiện. Thông thường thì họ sẽ cho bạn có nửa ngày hoặc một ngày để chuẩn bị địa điểm tổ chức. Tuy nhiên, cũng có lúc do có sự kiện khác đã diễn ra trước đó nên thời gian chuẩn bị có thể rất ít. Chính vì vậy, tùy theo khoảng thời gian cho trước mà bạn hãy chuẩn bị sẵn sàng các phương án ứng phó.

3. Các đơn vị hợp tác hoặc thuê ngoài

Khi tổ chức sự kiện, các bạn có thể hợp tác hoặc thuê ngoài một số đơn vị như thợ ảnh, quay phim… Vì thế, bạn cần quan tâm và lựa chọn các đơn vị này để phối hợp sao cho đồng bộ và chuyên nghiệp nhất. Một số vấn đề mà bạn cần thống nhất với họ đó là về giờ giấc, vị trí, cách thức hoạt động ra sao cho thuận tiện nhất. 

Để đảm bảo sự kiện của bạn diễn ra thành công, bạn cần ký hợp đồng trước với các đơn vị này để sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ nhất, tránh tình trạng đến giờ mà không thấy ai, xảy ra sự cố thì không có ai chịu trách nhiệm.

Khi thuê địa điểm tổ chức, sẽ có một số nơi có quy định khách hàng không được mang thức ăn vào. Vì thế, bạn có thể ghi chú vào thiệp mời hoặc nhắc với khách mời để họ biết.

4. Hệ thống âm thanh, ánh sáng

Rất nhiều chương trình sự kiện đã gặp phải một số vấn đề như ánh sáng chập chờn, bóng đèn cháy, hỏng, âm thanh không ổn định, quá nhỏ hoặc chói tai… khiến sự kiện thất bại thảm hại. Chính vì thế, khi tổ chức sự kiện, bạn cần phải chú ý tới hệ thống âm thanh và ánh sáng của địa điểm, kiểm tra thật kỹ xem nó có hoạt động chất lượng hay không. Còn ánh sáng thì phải thật chất lượng, rõ nét và hoàn hảo, mang đến những hình ảnh sắc nét, thu hút. Hệ thống loa, đèn hiện đại phải đảm bảo tính thẩm mỹ cũng như cảnh quan. 

Vì vậy, khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện, bạn cần liên hệ trước với đơn vị cho thuê để kiểm tra trước xem tình hình âm thanh, ánh sáng ra sao và có phương án dự phòng phù hợp nhé.

5. Chuẩn bị rủi ro

Một sự kiện dù hoàn hảo đến mấy cũng có thể có rủi ro xảy ra. Vì thế, bạn cần dành thời gian để dự đoán trước những rủi ro có thể gặp phải, đưa ra các phương án dự phòng để khắc phục xử lý sự cố. Vì vậy, khi rủi ro xảy ra, bạn có thể xử lý một cách dễ dàng và nhanh chóng bằng các phương án đã được dự phòng từ trước. Đây cũng là cách giúp bạn giảm thiểu tối đa những rủi ro có thể xảy ra khi tổ chức sự kiện.

Nếu bạn đang có nhu cầu tổ chức sự kiện tại Thanh Hóa thì hãy liên hệ với Ssevent qua hotline: 0906 004 505 - 0983 037 083 để có thêm những ý tưởng sáng tạo và mới lạ cho chương trình của mình nhé.