Tổ chức sự kiện hiện nay là ngành nghề rất được ưa chuộng tại Việt Nam được nhiều bạn trẻ đam mê và lựa chọn. Đây là ngành nghề khá vất vả đòi hỏi nhiều kỹ năng tuy nhiên là công việc thú vị và đòi hỏi nhiều và khả năng ứng biến và sáng tạo. Để trở thành một người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần phải trải qua rất nhiều các bài học và kĩ năng tự trau dồi và đúc kết kinh nghiệm sau khi hoàn thành một bữa tiệc. Những bạn trẻ đang có hứng thú và muốn tìm hiểu thêm về ngành nghề này thì bài viết này là dành cho bạn, bài viết này SS Event sẽ chia sẻ cho bạn về công việc tổ chức sự kiện và những điều cần biết khi muốn trở thành người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Tổ chức sự kiện là gì?

    Trước tiên tìm hiểu sâu hơn về tổ chức sự kiện, bạn phải hiểu rõ về tổ chức sự kiện là gì và công việc sẽ như thế nào?

    Tổ chức sự kiện là công việc quản lý và điều phối một sự kiện bất kì như sinh nhật, khai trương, hội thảo hay các bữa tiệc đám cưới… Nhìn chung, tổ chức sự kiện là người đứng phía sau cánh gà và là người sắp xếp và chuẩn bị tất cả mọi thứ để bữa tiệc diễn ra được suôn sẻ và thành công nhất. 

    Công việc của người tổ chức sự kiện là lên kế hoạch từ những buổi đầu tiên, sau đó set up không gian, chuẩn bị phần hậu cần bao gồm âm thanh, ánh sáng cả trang trí và kiểm soát mọi phát sinh diễn ra trong bữa tiệc đảm bảo sự kiện diễn ra thành công. Nhìn chung, công việc này nhiều người sẽ nghĩ rằng là công việc hào quang, xung quanh là sân khấu và nhộn nhịp, tuy nhiên phía sau cánh gà là đội ngũ làm việc đòi hỏi sự nghiêm túc và tập trung hết sức để kiểm soát được sự kiện suôn sẻ, vậy nên ngành nghề này đòi hỏi rất nhiều các kỹ năng quan trọng để trở thành người tổ chức chuyên nghiệp.

    Hiện nay, tổ chức sự kiện đã được đưa vào giảng dạy tại các trường đại học chính quy trên cả nước và thu hút đông đảo số lượng học sinh, sinh viên đam mê và theo đuổi. Ngoài những kiến thức được đào tạo trường lớp, tổ chức sự kiện cần được thực hành và trải nghiệm nhiều để làm quen và cọ xát với tác phong và môi trường làm việc.

Người quản lý tổ chức sự kiện cần chuẩn bị gì?

1. Lên kế hoạch

        Sự kiện thành công là sự kiện được chuẩn bị chu đáo và bài bản trong khâu lên kế hoạch rõ ràng. Việc lập kế hoạch được xem là công việc đầu tiên, quan trọng và cơ bản nhất khi tổ chức một sự kiện theo chia sẻ của các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Việc này, bạn có thể tham khảo từ những người quản lý sự kiện theo bạn từ những ngày đầu tiên, cùng tìm hiểu và trao đổi và học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm trong việc lập kế hoạch và thảo luận với khách hàng về kế hoạch đó phù hợp với ngân sách đề ra, phù hợp với tiêu chí và chủ đề khách hàng lựa chọn để đưa ra hướng đi và phương án phù hợp nhất.

Nên lập trước kế hoạch cho những sự kiện đầu tiên chi tiết nhất có thể nếu công việc mới đầu chưa quen nghề, trong những sự kiện đầu tiên và bạn tham gia, việc lập kế hoạch giúp người quản lý sự kiện tập trung và nghiêm túc với mọi người mình làm và hoàn thành nó một cách chỉn chu và toàn diện nhất. Khi đặt sẵn kế hoạch và mục tiêu, sự kiện sẽ thành công hơn và rõ ràng hơn so với nhu dng ý tưởng mơ hồ diễn ra trong đầu và không được sắp xếp gọn gàng. Việc đặt ra kế hoạch và mục tiêu cụ thể cho sự kiện thúc đẩy bạn và vượt qua những trở ngại và phiền nhiễu trong quá trình làm việc để tập trung tiến gần hơn tới sự hoàn hảo của sự kiện mình quản lý.

2. Tham gia nhiều sự kiện thực tế

Để trau dồi thêm nhiều kiến thức và kinh nghiệm trong việc quản lý và tổ chức sự kiện cần có nhiều trải nghiệm thực tế. Với công việc này, người tổ chức càng được thực hành sớm càng tốt. Sau nhiều lần thực hành và trải nghiệm thực tế, bạn rèn luyện được khả năng xử lý và làm quen với môi trường công việc, xử lý được mọi tình huống và quan trọng là hình dung ra được các bước cần thực hiện một cách nhanh chóng.

3. Xây dựng thương hiệu

    Khi bạn đã có một số kinh nghiệm để tổ chức sự kiện và giờ đây đã sẵn sàng tổ chức bất kỳ sự kiện nào, đã đến lúc bắt đầu bạn xây dựng thương hiệu của riêng mình, lúc này bạn đã có thể sẵn sàng và đảm bảo với bản thân và cả khách hàng của mình về kế hoạch sự kiện của công ty đảm bảo sự kiện có thể thành công mỹ mãn.

    Để xây dựng thương hiệu của bản thân, hãy bắt đầu thiết lập hồ sơ của mình trên các trang mạng xã hội bởi thời đại 4.0 mọi người đều thực hiện tham khảo và tìm kiếm trên các trang mạng xã hội phổ biến được nhiều người biết đến như Facebook và Instagram, ngoài ra cần phát triển thêm về kinh nghiệm quản lý để gây sự ấn tượng và tạo sự tin tưởng giữa mình và khách hàng. Đưa ra các giá trị hấp dẫn của bản thân từ đầu thay vì cố thuyết phục và không có hồ sơ thành tích của bản thân hỗ trợ, với những thành tích cá nhân và các sự kiện đã thành công sẽ dễ dàng thu hút sự chú ý của nhiều khách hàng triển vọng.

4. Liên tục học hỏi và tiếp thu, không ngừng tiếp thị

    Khi đã có cho mình một thành công nhất định, chắc chắn rằng với sự phát triển nhanh chóng của xã hội, bản thân cũng sẽ liên tục học hỏi không ngừng và tiếp thu thêm kiến thức từ nhiều người khác nhau để không ngừng phát triển, hòa nhập và ngày càng được tin tưởng với thương hiệu của mình.

    Bên cạnh đó, thương hiệu của mình phải liên tục được đưa ra tiếp thị. Bắt đầu từ những việc cơ bản như xây dựng một trang web chuyên nghiệp, mở rộng mối quan hệ cá nhân và liên tục gặp gỡ những người trong nghề.

    Công việc tổ chức sự kiện luôn là một công việc thú vị, phù hợp với người trẻ hiện nay và đặc biệt công việc cần rất nhiều kỹ năng, qua đó mình có thể trau dồi bản thân nhiều hơn, được làm việc trong môi trường năng động và thú vị. Nếu bạn đọc yêu thích nghề tổ chức sự kiện nói chung và các sự kiện liên quan, đừng ngại hãy liên hệ ngay tới SS Event để tìm hiểu thêm nhiều về công việc hoặc khách hàng có nhu cầu tổ chức một sự kiện hay bữa tiệc liên hệ tới SS Event ngay để được tư vấn trực tiếp nha.