Bạn có thể tìm hiểu thêm:

• Những yếu tố cần lưu ý khi tổ chức sự kiện cuối năm
• Chia sẻ kinh nghiệm tổ chức tiệc cuối năm cho công ty ấn tượng

Hướng dẫn tổ chức tiệc cuối năm cho công ty/ doanh nghiệp

Để có thể lên kế hoạch làm sao để tổ chức, điều hành cho 1 buổi tổ chức tiệc tất niên là không phải đơn giản. Bởi vì trong những năm gần đây các doanh nghiệp rất thường tổ chức các sự kiện, các buổi tiệc quan trọng thường niên, nên nếu như bạn chọn tổ chức “vào mùa tổ chức sự kiện”, thì có thể các khách sạn, những địa điểm tổ chức đã được đặt hết chỗ nếu không được đặt trước. Vậy nên, nếu như bạn có ý định tổ chức thì hay lên kế hoạch và đặt chỗ sớm. Và cần phải chú ý những yếu tố sau:

Xác định trước quy mô tổ chức tiệc 

Tiệc tất niên công ty cũng được xem là một sự kiện lớn trong năm trong của doanh nghiệp. Vì thế mà nội bộ trong công ty cần phải thống nhất với nhau ở những khía cạnh như là:

- Thời gian tổ chức diễn ra khi nào

- Sự kiện sẽ gồm có bao nhiêu người tham gia

- Các hoạt động cần có trong buổi lễ là gì?,.…

Và tốt nhất là nên có thông báo bằng văn bản - cụ thể chính là thiệp mời, gửi tới mỗi người 2 tháng trước khi buổi tiệc diễn ra để họ còn có thời gian chuẩn bị. Xác định trước được số lượng người tham gia sẽ là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch sự kiện của bạn!

Đặc biệt nếu như công ty bạn có số lượng nhân viên đông đảo; hoặc đơn giản là bạn muốn chuẩn bị những tiết mục độc đáo thì bạn sẽ cần nhiều thời gian chuẩn bị hơn. Hãy luôn nhớ rằng trong tổ chức sự kiện, phần “thời gian chuẩn bị” càng dài, khâu chuẩn bị càng kỹ lưỡng thì sẽ càng đảm bảo cho sự thành công của sự kiện. 

Tìm kiếm và đặt trước địa điểm tổ chức

Công tác tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện tất niên thường sẽ mất rất nhiều thời gian. Bởi đội ngũ tổ chức của công ty cần phải:

- Lên danh sách các địa điểm lý tưởng. 

- Kiểm tra xem những nơi đó còn hội trường để đặt tiệc hay không. 

- Thương thảo mức giá sao cho phù hợp nhất,.…

Thông thường thì cần phải đặt “địa điểm” trước nhiều tháng; vì như đã nói thì thời điểm cuối năm sẽ rất khó để cho các địa điểm như nhà hàng, trung tâm tổ chức sự  kiện,... có thể chủ động về vấn đề thời gian, chỗ tổ chức cho bạn do quá nhiều công ty cùng tổ chức.

Để tiết kiệm thời gian, doanh nghiệp bạn nên thuê một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Bởi những đơn vị này thường sẽ là đối tác, là những khách hàng quen của các nhà hàng, khách sạn, trung tâm tổ chức sự kiện lớn và nổi tiếng. Các công ty sự kiện sẽ giúp bạn chọn và đặt được không gian phù hợp nhất cho ngày tổ chức tiệc tất niên đó. Hãy tìm địa điểm tổ chức sớm nhất có thể dù trực tiếp hay gián tiếp nha!

Lên ý tưởng tổ chức tiệc

Đây có lẽ là công đoạn gây nhiều khó khăn nhất, bởi đa phần các công ty/ doanh nghiệp đều chưa có nhiều kinh nghiệm lên kịch bản cho những sự kiện, buổi tiệc như thế này. Nhưng những yếu tố được chia sẻ dưới đây của SSEvent sẽ giúp bạn, hãy chú ý đến: 

*) Kịch bản dẫn dắt buổi tiệc tất niên 

Kịch bản này sẽ bao gồm:

- Lời mở đầu và giới thiệu về sự kiện

- Giới thiệu đến công ty 

- Nói về những hoạt động nổi bật trong năm

- Định ra kế hoạch tiếp theo trong năm sắp tới,…

Ngoài ra, ở phần này bạn còn có thể thêm các tiết mục văn nghệ, hay là kịch bản các trò chơi,… Điều quan trọng là người dẫn chương trình phải là người có chuyên môn hoặc ít nhất thì cũng phải có kinh nghiệm và nắm bắt được tất cả hoạt động của buổi tiệc.

*) Sắp xếp thứ tự và thời lượng các tiết mục

Để dễ dàng hơn cho phần lên kịch bản, việc kiểm soát thứ tự và thời lượng các chương trình là điều vô cùng quan trọng. Bạn cần phải đan xen giữa các phần giới thiệu với những chương trình văn nghệ hoặc trò chơi,… để luôn giữ được không khí vui tươi hào hứng, không khiến mọi người thấy nhàm chán và khô khan. Việc này bạn cũng có thể dễ dàng thấy ở trên các chương trình truyền hình.

Bên cạnh đó, việc kiểm soát thời lượng của các tiết mục cũng sẽ giúp cho chương trình được trọn vẹn hơn. Tránh việc buổi tiệc đã tàn mà còn nhiều chương trình vẫn chưa được biểu diễn hoặc ngược lại

*) Thực đơn trong tiệc tất niên 

Đây cũng là một trong những phần quan trọng cần phải để tâm trong chương trình diễn ra tiệc tất niên của người tổ chức tiệc!

Từ số lượng khách mời, bạn hãy lên thực đơn cân bằng giữa chi phí và khẩu phần ăn của mỗi người sao cho chi tiết, đầy đủ nhất. Tránh đi dự tiệc mà người tham gia bị thiếu phần ăn hoặc là phần ăn của họ quá ít nha. 

Và đừng quên thử các món ăn trước khi buổi tiệc được bắt đầu để còn biết món nào nên để, món nào nên bỏ hoặc có thiếu - thừa cái gì không. Hoặc công ty/ doanh nghiệp của bạn cũng có thể chiêu đãi khách bằng 1 buổi tiệc buffet đa dạng các món ăn, cho các khách mời tùy chọn món theo khẩu vị của họ. 

Kiểm soát hoạt động tổ chức tiệc tất niên 

Do đây là tiệc diễn ra nội bộ công ty/ doanh nghiệp thì nên tuyên truyền, giới thiệu chương trình tiệc tất niên với mọi người, hoặc đưa thiệp trước sớm sớm, ít nhất là 1 tháng cho mọi người có thời gian chuẩn bị. Tiếp đó là một loạt các công việc cần đến các công ty tổ chức sự kiện như là cho thuê âm thanh ánh sáng, bàn ghế, để bố trí, lắp đặt sân khấu rồi chạy thử chương trình,... để nếu có bất chắc gì xảy ra thì còn có thể kịp thời ứng phó.

Trên là những chia sẻ và hướng dẫn của SSEvent về “Cách thức tổ chức tiệc tất niên cho doanh nghiệp thật chuyên nghiệp - hấp dẫn”. Nếu có bất cứ thắc mắc nào, hay cần hỗ trợ cho thuê thiết bị sự kiện, hãy gọi đến hotline  0906 004 505 - 0983 037 083 của SSEvenrt để được tư vấn nhé!