Bạn là người bắt đầu trong lĩnh vực kinh doanh sự kiện hay một người lên kế hoạch sự kiện chuyên nghiệp, hay bạn là khách hàng, người đang muốn tổ chức một sự kiện nào đó, chắc hẳn rằng bạn đã nghe rất nhiều lần về checklist và hơn hẳn nó là một danh sách quan trọng để quản lý sự kiện một cách hoàn hảo. Checklist chính là công cụ quản lý hiệu quả để sự kiện của bạn thành công. Cùng SSevent tìm hiểu vì sao sự kiện cần checklist - một danh sách kiểm tra để quản lý thành công sự kiện của bạn.

Kế hoạch sự kiện là bước đầu quan trọng nhất, một sự kiện dù quy mô lớn nhỏ thế nào cũng sẽ thất bại nếu không được lên kế hoạch rõ ràng và trong kế hoạch, cần có checklist kiểm tra sự kiện. Để giải quyết công việc hoàn hảo cần có một danh sách sự kiện để duy trì các công việc và thực hiện đúng. Việc quên một nhiệm vụ hay công việc nhỏ hoặc chậm trễ có thể dẫn đến hiệu ứng domino, các khía cạnh khác dường như không liên quan đến sự kiện dần dần cũng chậm trễ theo và đôi khi mình phải bỏ qua điều gì đó. 

Vì vậy, để làm nên một sự kiện chuyên nghiệp, đừng dựa vào trí nhớ, ghi chú hay nét vẽ nguệch ngoạc trên tập giấy của bạn để duy trì hoạt động kinh doanh tổ chức sự kiện. Học cách lên kế hoạch, danh sách kiểm tra kế hoạch tổ chức sự kiện hiệu quả ngay từ những ngày đầu. 

Trước khi bắt đầu viết checklist

Hãy dành một khoảng thời gian trong lịch trình để tập trung vào sự kiện bạn đang lên kế hoạch. Tiếp theo, hãy giải tỏa tâm trí của bạn, bạn cần hình dung sự kiện từ đầu đến cuối mà không bị gián đoạn hoặc phân tâm để có thể lập kế hoạch hiệu quả tất cả các nhiệm vụ phải hoàn thành.

Chuẩn bị sẵn sàng cho checklist

Suy nghĩ về sự kiện bạn đang lên kế hoạch và viết ra tất cả các chi tiết đã được xác nhận như: Tên khách hàng và thông tin liên hệ, ngày diễn ra sự kiện, địa điểm, số lượng người tham dự…. Dùng lịch đánh dấu ngày diễn ra sự kiện, thu thập bất kỳ tài liệu liên quan nào khác như ảnh về địa điểm, danh sách các nhà cung cấp cho sự kiện lần này.

Bắt đầu thực hiện checklist

Khi quyết định bắt đầu từ đâu để viết checklist kế hoạch sự kiện, hãy nghĩ đến việc đặt nền tảng vững chắc cho nó. Trước khi chọn cách phối màu và đặt hàng hoa, bạn phải giải quyết những điều cơ bản từ việc ký hợp đồng đến đàm phán địa điểm và khảo sát nó, mọi thứ cần phải được viết vào danh sách kiểm tra của bạn, bất kể lớn hay nhỏ. Điều quan trọng là trước tiên hãy quan tâm đến bất kỳ nhiệm vụ nào có thể được hoàn thành trước để có thêm thời gian trong lịch trình của bạn cho những hạng mục công việc xảy ra gần với ngày diễn ra sự kiện.

Một số ví dụ về các mục cần đưa vào danh sách kiểm tra người lập kế hoạch sự kiện của bạn:

• Ký hợp đồng (với khách hàng, địa điểm, nhà cung cấp…)

• Xác nhận ngày giờ với địa điểm

• Thuê chương trình giải trí (ban nhạc, diễn giả…)

• Xác nhận địa điểm

• Thư mời

• Chọn menu

• Thuê nhân viên phục vụ 

• Xác nhận số lượng khách

• Hướng dẫn địa điểm

Với mỗi mục trong danh sách kiểm tra sự kiện của bạn, hãy thêm thêm thời gian. Chẳng hạn ngày gửi thư có thể là vào ngày 15 của tháng, thì hãy sẵn sàng gửi nó đi cách đó khoảng một tuần. Điều đó giúp bạn có thêm thời gian nếu có vấn đề gì đó với những lời mời hoặc nếu bạn bị chậm tiến độ vì một lý do khác.

Bao gồm lời nhắc trong checklist

• Theo dõi hợp đồng: của nhà cung cấp dịch vụ ăn uống.

• Đã nhận hợp đồng đã ký từ nhà cung cấp dịch vụ ăn uống. 

Không có gì lạ khi giải quyết một nhiệm vụ và coi nó đã hoàn thành khi nó thực sự chỉ được hoàn thành về phía bạn.

Thực hiện checklist một cách kỹ càng bao gồm cả công việc cần thực hiện, thời gian thực hiện, tiến độ công việc và các lời nhắc là rất quan trọng cho một sự kiện thành công. Người quản lý sự kiện cần có kỹ năng quản lý sự kiện và kiểm soát nó một cách chặt chẽ trong quá trình lên kế hoạch và thực hiện theo checklist. Trong trường hợp bạn không phải quản lý sự kiện mà là khách hàng, người tổ chức sự kiện đó cũng cần có riêng cho mình một checklist riêng để quản lý và kiểm soát tiến độ sự kiện. Checklist đảm bảo sự kiện được diễn ra đúng thời gian và đúng thời hạn như đã định trước đó, và bạn có thể liên hệ với những quản lý tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và uy tín để giao phó cho họ quản lý và thực hiện mọi thứ giúp bạn. Quản lý sự kiện chuyên nghiệp giúp bạn tiết kiệm thời gian và thực hiện công việc đâu vào đó một cách hoàn hảo. 

Vì vậy, nếu bạn cần tư vấn về những hạng mục của một sự kiện, bạn đang dự định tổ chức một sự kiện hoàn hảo, hãy liên hệ tới SSevent để chúng mình tư vấn cho bạn về kế hoạch, checklist, kịch bản và cả  lộ trình thực hiện nó một cách rõ ràng nha.