Bạn có thể tìm hiểu thêm bài viết:

• Địa chỉ cho thuê bàn ghế tiệc sự kiện giá rẻ tại Hà Nội
• Hướng dẫn tổ chức hội nghị khách hàng thành công, chi tiết cụ thể

Gợi ý kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng cho các công ty/ doanh nghiệp

- Lên ý tưởng cho sự kiện
 

Việc đầu tiên trong việc lên kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng đó là bạn phải lên ý tưởng phải làm sao để tổ chức sự kiện đó. Ban tổ chức cần phải xem xét đến 3 yếu tố cơ bản nhất để tạo nên một chương trình hội nghị khách hàng chuyên nghiệp. Đó là “tính sự kiện, cộng đồng và cả tính gắn liền với doanh nghiệp”.

Có thể bạn dự định tổ chức một buổi lễ hội nghị khách hàng bình thường hoặc làm thành một hội nghị khách hàng có sự kết hợp với tiệc liên hoan cuối năm của công ty. Nhưng dù có được tiến hành dưới hình thức nào thì các bạn cũng cần sớm tìm kiếm và lựa chọn địa điểm, cũng như là “định ra” thời gian tổ chức thích hợp nhất - thời gian có thể có nhiều người tham gia nhất. 

Cũng nên suy nghĩ xem buổi tiệc đó được tổ chức trong nhà hay ngoài trời, thời gian kéo dài trong bao lâu, khách mời sẽ gồm những ai,... để có thể từ đó giúp cho việc lên ý tưởng cũng như lập kế hoạch tổ chức được dễ dàng và được chuẩn bị trong thời gian sớm nhất. Nên đặt địa điểm tổ chức trước ít nhất 1 tháng để tránh tình trạng không tìm được chỗ do thời điểm tổ chức đang là thời điểm “vào mùa tổ chức sự kiện”.

- Lên danh sách khách mời và các đại biểu tham gia

Số lượng người tham gia sự kiện luôn là nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến nhiều yếu tố khác như là: tìm kiếm địa điểm tổ chức, chuẩn bị số lượng thư mời, số lượng quà tặng và cả việc đặt tiệc. Chính vì vậy nên việc xác định được trước số lượng khách mời sẽ giúp cho doanh nghiệp bạn đảm bảo một cách tốt nhất tính trang trọng và chu đáo trong quá trình tiếp đón cũng như là chăm sóc khách hàng.
 

- Thiết kế - xây dựng kịch bản xuyên suốt sự kiện 

Không riêng gì hội nghị khách hàng mà bất kỳ một chương trình nào thì người tổ chức đều dành nhiều thời gian để bàn bạc và chuẩn bị kịch bản một cách chi tiết và cẩn thận nhất có thể. Trong đó các nội dung, trình tự cần được diễn ra trong sự kiện đó sẽ được trình bày theo thứ tự như ở dưới đây:

- Thời gian và thời lượng cho từng phần, từng tiết mục.

- Tên tiết mục: Dùng để giúp phân loại từng tiết mục giúp cho việc chạy chương trình sự kiện được diễn ra một cách dễ dàng và thuận tiện hơn.

- Phần nội dung lời nói riêng của MC.

- Phần của người phụ trách: MC sẽ giới thiệu và mời từng người lên để phát biểu.

- Chú thích về việc chuẩn bị đạo cụ, âm thanh ánh sáng, nhân sự ra sao để mọi người biết và thực hiện một cách nhanh chóng, suôn sẻ nhất.

Việc thiết kế, xây dựng kịch bản như trên được xem là 1 yêu cầu bắt buộc đối với việc lên kế hoạch tổ chức 1 hội nghị khách hàng của các công ty/ doanh nghiệp ngày nay. Có như vậy thì buổi hội nghị mới có thể được diễn ra thuận lợi, hoàn hảo và thành công.
 

- Nhân sự và thiết bị sự kiện 

Dù tại bất kỳ một sự kiện nào thì con người vẫn luôn đóng vai trò quan trọng, góp một phần không nhỏ vào việc đem đến những hiệu quả nhất định cho công việc. Nhân sự cho hội nghị thì chủ yếu là những vị trí như: quản lý sự kiện, người dẫn chương trình, đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ chạy chương trình và lễ tân, cùng đoàn múa, ca sĩ,…. Bên cạnh đó còn có sự hỗ trợ của các thiết bị sự kiện như: âm thanh ánh sáng, trang trí sân khấu, nhà bạt,... 

- Cần phải có sự dự trù về kinh phí

Ngân sách cũng được coi là một trong những lưu ý khi doanh nghiệp tiến hành lên kế hoạch tổ chức 1 cuộc hội nghị khách hàng. Việc sử dụng ngân sách hiệu quả, tiết kiệm vẫn luôn là vấn đề nan giải và đau đầu cho những người làm sự kiện từ trước đến nay. Nhưng đó là đối với những người không có kinh nghiệm, còn những người có kinh nghiệm/ những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì lại rất đơn giản và dễ dàng! 
 

Việc chi tiêu sẽ cần cho các hạng mục tổ chức hội nghị khách hàng hiện nay như là: 

- Tiền thuê địa điểm.

- Tiền thuê các trang thiết bị và các dụng cụ trang trí.

- Tiền thuê ca sĩ, đoàn múa, đoàn biểu diễn, nghệ sĩ biểu diễn (trong trường hợp doanh nghiệp không thể tự chuẩn bị được các tiết mục văn nghệ).

- Quà tặng dành cho khách mời và các đại biểu.

- Thực đơn ăn uống cho sự kiện,…

Và còn rất nhiều chi tiêu khác mà bạn cần phải liệt kê cụ thể ra thì mới không nhầm lẫn, không chi tiêu bừa bãi hoặc chi thiếu thứ gì cần thiết. Có như vậy hội nghị mới hoàn thiện nhất, đạt được hiệu quả tương xứng với mức chi phí đã bỏ ra.

Trên là chia sẻ, là gợi ý của SSEvent trong việc lên kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng cho công ty/ doanh nghiệp chi tiết nhất. Nếu có thắc mắc hoặc muốn được hỗ trợ trong việc lên kế hoạch tổ chức sự kiện hay muốn thuê thiết bị sự kiện, hay gọi đến hotline  0906 004 505 - 0983 037 083 của SSEvent để được hỗ trợ nha.