Tin Tức

Kinh nghiệm tổ chức tiệc cuối năm tư A - Z hoàn hảo

Tiệc cuối năm hay có cách gọi khác là End Year Party, là một bữa tiệc cần thiết và quan trọng cho mỗi doanh nghiệp, công ty. Vào cuối mỗi năm, các doanh nghiệp, tổ chức thường dành ra một khoản tiền lớn để tổ chức tiệc cuối năm thật hoành tráng để tri ân những nỗ lực cố gắng của toàn thể ban lãnh đạo và nhân viên trong suốt năm đã qua. Thông qua buổi tiệc tất niên các cơ quan, doanh nghiệp, đoàn thể có thể tổng kết lại những chặng đường, những điều đạt được và cần khắc phục trong năm qua, bên cạnh đó vạch ra những đường lối, hướng đi cho năm tới.

Đây cũng là thời gian để mọi người cùng nhau bỏ qua những lo âu và thỏa sức ăn uống, vui chơi trước thềm bước sang năm mới. Với những ý nghĩa lớn lao, to lớn của buổi tiệc cuối năm, việc tổ chức cũng như lên khung chương trình không thể sơ sài, cần có sự chuẩn bị chu đáo và kỹ lưỡng. Hãy cùng SS Event tìm hiểu xem về các kinh nghiệm tổ chức tiệc cuối năm có những điều gì cần phải chú ý nhé!
Bạn có thể tìm hiểu thêm:

1. Tổ chức tiệc cuối năm là gì

Tiệc cuối năm là tiệc được tổ chức vào dịp trước tết Nguyên Đán, hay nói cách khác là dịp cuối năm. Đây là bữa tiệc thường được tổ chức theo văn hóa các đoàn thể, doanh nghiệp. Ngoài mục đích gửi lời tri ân và tổng kết từ đoàn thể ban lãnh đạo. Đây còn là thời gian lý tưởng cho một buổi tiệc vui vẻ, ấm cúng tình cảm đồng nghiệp. Cùng nhau nhìn lại chặng đường hợp tác, đồng hành bên nhau trong suốt một năm vừa qua. Và thổi bùng lên động lực phấn đấu và khát khao cống hiến cho năm mới sắp đến.
Trước khi bắt đầu đi vào tổ chức, các đoàn thể công ty cần lên kế hoạch trước ít nhất 3 đến 4 tuần; để bữa tiệc cuối năm diễn ra suôn sẻ và đạt được nhiều thành công hơn. Giai đoạn này chúng ta cần xác định rõ các vấn đề trọng tâm như dưới đây.

2. Ý tưởng tổ chức tiệc cuối năm

Ý tưởng tổ chức chương trình dẫn dắt toàn bộ sự kiện. Chính vì thế các đoàn thể, công ty cần hiểu rõ phương thức và mục tiêu, nhu cầu của mình là gì để có thể đưa ra các ý tưởng thực hiện.

Các hình thức tổ chức tiệc cuối năm có thể nhắc đến như:

Tiệc cuối năm tri ân các ban lãnh đạo và nhân viên trong công ty
Tiệc cuối năm kết hợp kèm theo hội nghị khách hàng
Tiệc cuối năm kết hợp du lịch, teambuilding để giải trí và vui chơi
Tiệc tất niên cuối năm để liên hoan, tổng kết cho cả 1 năm
Tiệc cuối năm kết hợp Gala trò chơi và ăn tối..

Khi lên ý tưởng cần xét đến 3 yếu tố:

Buổi tiệc phải mang tính sự kiện
Đồng thời có tính cộng đồng, kết hợp để liên quan đến khách hàng
Các tiết mục phải gắn liền với sản phẩm mà doanh nghiệp cung cấp

3. Lên danh sách số lượng người tham gia tiệc tất niên

Số lượng khách mời tham dự tiệc cuối năm sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến:

Vị trí tổ chức
Kinh phí dự trù cho buổi tiệc
Số lượng quà tặng và thư mời

Nếu không xác định được số lượng khách mời tham dự thì rất dễ bị dẫn đến việc quá tải cho buổi tiệc. Công ty sẽ mất kiểm soát về chương trình, thiếu hụt về kinh phí dự trù.

Các cơ quan đoàn thể có theo chiếu quy trình sau:

Bước 1: Thống nhất với các ban ngành về số lượng và cơ cấu khách mời.
Bước 2: Lập các danh sách các loại khách mời.

Khách mời VIP
Khách mời chính thức
Khách mời dự bị
Khách mời là các bên truyền thông

4. Địa điểm và thời gian tổ chức

Thời điểm tổ chức tiệc cuối năm thường rơi vào những ngày cuối cùng làm việc.
Doanh nghiệp, đoàn thể cần lưu ý một số nhân sự sẽ về quê đón tết. Vì vậy thời gian tổ chức nên trước khi bước vào kỳ nghỉ tết từ 2-3 tuần
Thời gian diễn ra tiệc tất niên kéo dài vào khoảng 120-150 phút, vào lúc 18h - 20h.
Các công ty đoàn thể cần lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc cuối năm và đặt phòng càng sớm càng tốt, muộn nhất là trước 1 - 2 tháng với ngày tổ chức để tránh tình trạng bị đầy chỗ được chỗ. Thời điểm này các doanh nghiệp khác cũng tổ chức tiệc cuối năm tương tự như vậy.

5. Xác định thiết kế, chủ đề, màu sắc chủ đạo của bữa tiệc

Màu sắc: Tuỳ thuộc và chủ để và ý tưởng của buổi tiệc để lựa chọn ra màu sắc sao cho phù hợp
Dress code: Trang phục khách mời có thể tùy theo chủ đề và các tiết mục để yêu cầu khách hàng hoặc có thể theo style tùy ý
Sân khấu: Dựa vào thiết kế chủ đạo xuyên suốt bữa tiệc để đưa ra các mẫu sân khấu sao cho phù hợp
Ánh đèn: Đảm bảo ánh sáng cho từng vị trí của bữa tiệc
Âm nhạc: Tiệc cuối năm thì phần âm thanh cũng chiếm vai trò vô cùng quan trọng, có một khung chương trình rõ ràng sẽ giúp các ban ngành đoàn thể thuận tiện hơn trong việc điều phối các chương trình âm thanh ca nhạc

6. Các tiết mục cho chương trình

Tiệc cuối năm sẽ bao gồm cả phần tiệc và phần văn nghệ.

Phần văn nghệ

Xiếc, ca múa nhạc, kịch… nghệ sĩ khách mời hoặc nhân viên công ty.
Các trò chơi.
Tiết mục gây ấn tượng
Tiết mục trao quà tri ân, khen thưởng các cá nhân xuất sắc
Tiết mục bốc thăm may mắn
Video trình chiếu của doanh nghiệp
Các tiết mục văn nghệ, ca múa nhạc đan xen

Phần tiệc

Lựa chọn menu món ăn phù hợp với đại đa sống đông khách mời

7. Lên kịch bản chương trình tất niên cuối năm

Kịch bản sẽ bao gồm các đầu mục chương trình, số thứ tự, thời gian diễn ra của từng chương trình, nội dung, người thể hiện, người phụ trách, thời lượng diễn ra và chú ý kèm theo của từng đầu mục

8. Nhân sự dự kiến chuẩn bị cho tiệc cuối năm

Nhân sự sự kiện tiệc cuối năm sẽ bao gồm:

Quản lý chính của sự kiện
Các MC dẫn chương trình cho toàn bộ sự kiện
Các bạn lễ tân đón chào khách tới dự
Hỗ trợ, điều phối chạy chương trình
Nhân sự an toàn, an ninh
Quay camera

9. Hoạch định ngân sách tổ chức tất niên

Lên nganh sách đầy đủ cho các hạng mục cần sử dụng trong buổi tiệc cuối năm. Dự trù chi phí phát sinh nhưng cũng phải cân đối các khoản sao cho phù hợp, tránh trường hợp bị quá tải ngân sách.

10. Tiến hành tổ chức tiệc tất niên cuối năm

a. Dựng khung chương trình

Đảm bảo các khu vực sử dụng trong sự kiện
Bố trí chỗ ngồi, nhân sự phụ trách sắp xếp
Thiết kế sân khấu, dựng sân khấu, lắp đặt màn led, loa, đèn
Rreo bandroll, dựng backdrop, gallery, photo boot...

b.Tổng duyệt toàn bộ chương trình trước ngày diễn ra buổi tiệc

Chạy thử, test âm thanh, ánh sáng
Duyệt lại kịch bản
Đảm bảo đầy đủ nhân sự

c.Phân bổ nhân sự sao cho phù hợp

d.Chạy chương trình

Điều phối, giám sát chương trình
Đảm bảo tiến độ giữa các khâu trong buổi tiệc
Đề phòng sự cố, rủi ro bất chắc

e.Kết thúc buổi tiệc cuối năm

Các bước chụp ảnh làm kỷ niệm
Trao quà cho khách mời
Phân chia nhân sự tiễn khách

Báo giá

Hình ảnh thực tế

	Hà Nội: 13 Nguyễn Huy Tự - Hai Bà Trưng
	TP. Hồ Chí Minh: 35 Nguyễn Hiền - Phường 4 - Quận 3
	Hotline 1: 0906 004 505
	Hotline 2: 0983 037 083
	Email: sseventvn@gmail.com