Bạn có thể tìm hiểu thêm bài viết:

• Top 7 đơn vị tổ chức sự kiện Hồ Chí Minh uy tín nhất
• Một số lưu ý khi tổ chức hội thảo mà doanh nghiệp nên biết

1. Quy trình tổ chức hội thảo

 

Tổ chức sự kiện hội thảo là một sự kiện lớn và quan trọng nhất của công ty. Chính vì thế không được lơ là. Việc tổ chức cần phải diễn ra theo một quy trình nhất định. Một sự kiện hội thảo muốn thành công cần trải qua những bức cơ bản sau:

1.1 Xác định chủ đề của cuộc hội thảo

Chủ đề của hội thảo cần phải được xác định rõ ràng. Một chủ đề rõ ràng sẽ là cơ sở vững chắc để xây dựng nội dung cũng như lên kế hoạch cho các hoạt động diễn ra hiệu quả nhất.

1.2 Lên kế hoạch cho hội thảo

Khi lên kế hoạch cho tổ chức hội thảo, bạn cần phải xác định được mục đích, mục tiêu mà cuộc hội thảo cần đạt được; xác định nội dung chính của nội thảo là gì; địa điểm và thời gian tổ chức hội thảo là khi nào và ở đâu; kinh phí dự dự trù cho hội thảo là bao nhiêu; thuê đơn vị tổ chức hội thảo; lên danh sách khách mời tham gia hội thảo; chương trình của hội thảo.

1.3 Công việc chuẩn bị cho hội thảo

Công việc chuẩn bị cho hội thảo gồm có:

- Lựa chọn không gian phù hợp để tổ chức hội thảo, nơi tổ chức hội thảo cần đảm bảo đầy đủ những trang thiết bị cần thiết cho hội thảo.

- Chuẩn bị các dịch vụ đi kèm hội nghị như: ăn uống, tea break, nghỉ ngơi, xe đưa đón….

- Lựa chọn hình thức truyền thông cho sự kiện.

- In ấn tài liệu liên quan cho sự kiện hội thảo.

- Gửi thư mời cho khách.

1.4 Tổ chức hội thảo

Chương trình hội thảo gồm có:

- Đón tiếp khách mới và người tới tham dự hội thảo.

- Điều phối hội thảo sao cho diễn ra đúng với kịch bản của sự kiện.

1.5 Kết thúc chương trình hội thảo

Khi hội thảo kết thúc hãy tiến hành tặng quà lưu niệm cho khách mời và những người tham dự, ghi biên bản hội thảo và thông báo kết quả của hội thảo.

1.6 Xử lý thông tin của hội thảo

Sau khi đánh giá phần nội dung của hội thảo hãy đưa ra những kiến nghị của các tổ chức, đơn vị tham dự hội thảo về nội dung đã thảo luận.

1.7 Đánh giá hiệu quả của hội thảo

Dựa trên số người tham gia hội thảo thực tế, ý kiến của khách hàng và kết quả hoạt động truyền thông để đưa ra sự đánh giá về hiệu quả của hội thảo.

2. Những điều cần lưu ý khi tổ chức hội thảo

Một sự kiện hội thảo, muốn tổ chức thành công cần phải lưu ý tới những vấn đề sau:

2.1 Lên ý tưởng cho chương trình hội thảo

Ý tưởng của chương trình hội thảo chính là một trong những vấn đề vô cùng quan trọng. Chủ đề bạn lựa chọn cần phù hợp để có thể truyền tải được mục đích và thông điệp của hội thảo, đồng thời cũng là cơ sở cho việc lên nội dung cho sự kiện hội thảo. 

Lưu ý, chủ đề nên ngắn gọn nhưng vẫn thể hiện được mục đích của chương trình cùng với lợi ích mà người tham gia có thể nhận được khi tham gia hội nghị.

2.2 Khách mời chuyên gia

Trong các hội thảo, đừng quên mời những khách mời chuyên gia, là những người có chuyên môn cao, như thế sẽ tạo được sự tin tưởng cao và tạo được uy tín cho hội thảo. Điều này cũng giúp cho hoạt động truyền thông tốt hơn, đồng thời cũng giúp cho tỷ lệ chuyển đổi khách hàng cao hơn. Bạn cũng nên lựa chọn những khách mời nổi tiếng trong lĩnh vực hoặc ngành nghề kinh doanh của bạn. 

2.3 Lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị

Khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị cần chú ý đến quy mô của hội nghị, căn cứ vào số người tham gia hội nghị mà đưa ra sự lựa chọn cho phù hợp. Không gian tổ chức không nên quá lớn cũng không nên quá nhỏ. Phòng hội nghị không phù hợp sẽ ảnh hưởng đến không khí của hội thảo.

Nên lựa chọn những phòng hội nghị có những tiện ích đi kèm như màn chiếu, sân khấu, ánh sáng, âm thanh để tiết kiệm chi phí tổ chức hội thảo.
 

2.4 Truyền thông cho sự kiện

Sử dụng truyền thông để quảng bá cho sự kiện là điều không thể thiếu, tuy nhiên thời gian lan truyền không nên diễn ra quá sớm, vì như thế sẽ làm giảm bớt đi sức nóng của sự kiện. Nhưng cũng không nên lan truyền quá gần ngày diễn ra sự kiện  vì như thế sẽ khiến cho người tham dự khó sắp xếp được thời gian tham gia. Tốt nhất là hoạt động truyền thông nên diễn ra trước 1 đến 2 tuần.

2.5 Lấy thông tin từ người tham dự

Việc lấy thông tin từ người tham dự sẽ giúp cho hội thảo diễn ra hiệu quả hơn. Có nhiều cách lấy thông tin từ khách hàng như: điền form online, sử dụng thẻ thành viên hoặc đăng ký nhận email.

Trên đây là 7 bước cơ bản cho một hội thảo thành công. Liên hệ ngay với Ssevent nếu bạn cần tìm kiếm một đơn vị tổ chức sự kiện hội thảo chuyên nghiệp.