Bạn có thể tìm hiểu thêm: Chia sẻ kinh nghiệm tổ chức sự kiện khai trương Spa đầy ấn tượng

Chia sẻ kinh nghiệm tổ chức sự kiện thành công, ấn tượng

Nếu trước kia bạn có lo lắng và luôn tự hỏi “tổ chức sự kiện kinh nghiệm là gì?” thì hiện tại, bạn đang có mặt tại đây chính là quyết định đúng đắn, giúp bạn không cần phải lo lắng nữa. Chỉ cần chú ý đến những kinh nghiệm được chia sẻ ở bên dưới đây.

1.  Xác định mục tiêu và mục đích tổ chức sự kiện

Trước khi bắt tay làm 1 sự kiện nào đó thì bạn hãy ngồi lại và tự trả lời câu hỏi “tại sao phải tổ chức sự kiện này?”, “sự kiện này nhằm mục đích gì?”,... Nhằm mục đích ra mắt sản phẩm mới hay là để khai trường và giới thiệu doanh nghiệp bên bạn,... 

Và một khi trả lời được câu hỏi đó thì sự kiện đó sẽ được diễn ra đúng hướng đi ban đầu mà bạn mong muốn. Bên cạnh đó, bạn cũng cần phải xác định được mục tiêu rõ ràng cho sự kiện đó.  Đặc biệt, mục tiêu phải luôn đảm bảo yếu tố Specific - tính cụ thể. Mục tiêu đặt ra ban đầu càng rõ ràng, cụ thể thì sẽ càng dễ dàng hơn cho bạn trong khâu lên kế hoạch, đưa ra những phương án phù hợp  và thực hiện.

2. Xác định trước đối tượng

Đây là 1 trong những bước vô cùng quan trọng, nó sẽ là cơ sở dữ liệu để bạn có thể xây dựng lên 1 kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết và hoàn hảo hơn. 

Đối tượng tổ chức sự kiện sẽ bao gồm nhiều nhóm khác nhau có thể kể đến như là: đối tượng tham gia, đối tượng tham dự. Và nhiệm vụ của bạn là trước đó cần phải xác định rõ ràng đối tượng nào sẽ có mặt trong danh sách khách mời tham gia và đối tượng nào sẽ đến tham dự, đặc thù của từng đối tượng,... 

3. Cần phải xây dựng thông điệp cho sự kiện

Bất cứ 1 sự kiện gì, muốn doanh nghiệp được biết đến nhiều hơn thì không thể thiếu những phương tiện truyền thông được. Sự kiện sẽ là công cụ đắc lực để bạn có được cơ hội tiếp cận truyền thông, mạng xã hội, và chính truyền thông sẽ là công cụ đắc lực cho doanh nghiệp bạn truyền tải thông điệp sự kiện - điểm nhấn cho kế hoạch truyền thông của doanh nghiệp bạn. Chính vì thế mà bạn cần phải có thông điệp rõ ràng để có thể đem hình ảnh, nội dung, thông điệp của thương hiệu đến gần hơn với khách hàng 1 cách chân thật và gần gũi nhất.

4. Ấn định thời gian và tìm địa điểm tổ chức sự kiện

Sau khi đã có mục tiêu, có cơ sở dữ liệu đối tượng cụ thể và thông điệp rõ ràng cần truyền tải thì tiếp theo bạn cần phải “ấn định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện”. 

Thời gian thì nên ấn định cách ngày bạn bắt tay tổ chức sự kiện xa ít nhất khoảng tầm 1-2 tháng, có như vậy thì bạn mới có thời gian lên kế hoạch, sắp xếp, trang trí và tổ chức sự kiện sao cho thật hoàn hảo, thành công nhất. Địa điểm tổ chức thì nên chọn nơi sao cho phù hợp với thị hiếu của nhóm đối tượng bạn mời đến tham gia sự kiện, để đảm bảo họ chắc chắn sẽ tham dự và cảm thấy thích thú khi tham dự. 
 

5.  Lên kế hoạch tổ chức sự kiện cụ thể và luôn lập kế hoạch dự trù

Kế hoạch tổ chức sự kiện luôn cần rất nhiều công việc tỉ mỉ cần phải chuẩn bị nên người tổ chức sự kiện cần phải vạch ra những tình huống bất ngờ có thể xảy ra và để từ đó sẽ đưa ra kế hoạch giải quyết nếu có. 

Ví dụ như: Nếu tổ chức ngoài trời mà trời đổ mưa thì cần phải chuẩn bị thêm phông bạt; chuẩn bị thêm ô nếu khách mời cần đi bộ để di chuyển. 

Khi có kế hoạch dự trù thì công việc của bạn trong vấn đề tổ chức sự kiện đó sẽ được kiểm soát và xử lý nhanh chóng hơn.

6. Phân tích và xác định rõ ngân sách giới hạn cho sự kiện

Người tổ chức sự kiện cần phải lên danh sách tất cả các hạng mục cần thiết để sự kiện diễn ra hoàn hảo và tốt đẹp nhất. Đừng ngại ngần tham khảo giá cả từ nhiều nhà phân phối khác nhau để có dịch vụ trang trí, thực phẩm, hoa và nước uống giúp sự kiện tối ưu chi phí. Những tính toán, ghi chép và phân tích chi tiết luôn là giải pháp tốt để bạn biết được nên chi tiêu bao nhiêu, có thừa - thiếu đồ mà dùng “thâm” vào tiền chi tiêu ban đầu đặt ra hay không.
 

7. Đừng bỏ qua những chi tiết nhỏ

Tổ chức sự kiện là dù bé hay lớn thì cũng không thể bỏ qua việc lên chi tiết danh sách khách mời và gửi thư mời. Hay nhớ là phải luôn giữ liên lạc với khách mời trong suốt quá trình tổ chức sự kiện và gọi điện trước cho khách hàng để xác nhận, dự trù số lượng người tham gia.

Và một điểm cộng từ khách mời đến với doanh nghiệp là luôn quan tâm tới công việc “hậu sự kiện”. Đừng bỏ qua việc gửi thư cảm ơn tới khách mời tham dự chương trình và cũng có thể kèm theo những tấm ảnh của họ tại sự kiện, như vậy sẽ tạo thiện cảm cho khách hàng hơn với doanh nghiệp của bạn đấy!

Trên là những chia sẻ của các chuyên gia tổ chức sự kiện của Ssevent về vấn đề “tổ chức sự kiện kinh nghiệm là gì?”. Hy vọng qua đây các bạn có thể tự tổ chức cho mình sự kiện hoàn hảo, ấn tượng và thành công. Nếu không tự tin vào bản thân và muốn tìm sự hỗ trợ của các công ty dịch vụ thì có thể gọi đến hotline 0906 004 505 hoặc  0983 037 083 của Ssevent để được hỗ trợ nha.