Xem thêm bài viết: Bí quyết tổ chức sự kiện quảng bá thương hiệu thành công

Quy trình tổ chức sự kiện quan trọng 

Tổ chức sự kiện hiện nay là một ngành nghề thu hút khá nhiều nhân lực, và đây vẫn luôn luôn là một ngành nghề cần rất nhiều lao động. Đây là một ngành nghề cần sự sáng tạo, cho nên công việc này thường khá tự do, người làm công việc này không bị gò bó trong một khuôn khổ nhất định. Nhưng tổ chức sự kiện quan trọng không? Theo bạn bạn thấy công việc này có quan trọng hay không?

1. Tổ chức sự kiện là gì

Trước khi tìm hiểu xem tổ chức sự kiện có quan trọng hay không thì bạn cần phải biết được tổ chức sự kiện là gì.

Tổ chức sự kiện về bản chất là một kênh truyền thông có mức chi phí cao và được sử dụng khá phổ biến tại các quốc gia, và ở Việt Nam cũng vậy. Mặc dù số tiền cần phải bỏ ra cho một sự kiện quan trọng là khá cao, nhưng hiệu quả mà nó mang lại lại vượt qua sức tưởng tượng của bạn. Cho nên không ít các công ty, các doanh nghiệp đã tận dụng điều này để mang thương hiệu của mình đến gần với người tiêu dùng hơn.

Tổ chức sự kiện có nhiều loại: sự kiện quảng bá thương hiệu, hội nghị hội thảo, hay các buổi tọa đàm…. Tất các các sự kiện này đều giúp cho công ty, doanh nghiệp quảng bá được hình ảnh, được thương hiệu của mình tới khách hàng và các đối tác.
 

2. Vai trò của tổ chức sự kiện 

Tổ chức sự kiện là một chiến dịch truyền thông quan trọng của công ty, của doanh nghiệp, là cơ hội để các doanh nghiệp có thẻ tiếp xúc và giao lưu với khách hàng và đối tác của mình. Từ các sự kiện mối quan hệ với khách hàng sẽ được gia tăng một cách nhanh chóng và vô cùng hiệu quả. Nếu đem so sánh việc tổ chức sự kiện với các kênh truyền thông khác thì phương pháp này sẽ giúp doanh nghiệp được biết đến rộng rãi hơn nhiều.

Vậy vai trò của tổ chức sự kiện là gì?

- Giúp cho công ty, doanh nghiệp củng cố và phát triển thương hiệu của mình tốt hơn.

- Giúp công ty tạo ấn tượng tốt hơn với khách hàng.

- Giúp doanh nghiệp/ công ty đến gần hơn với khách hàng của mình.

- Giúp công ty tìm kiếm được những khách hàng tiềm năng.

- Là điểm nhấn quan trọng trong chiến dịch Marketing của công ty. 
 

3. Quy trình tổ chức sự kiện 

Qua đây có thể thấy tổ chức sự kiện là một hoạt động rất quan trọng đối với công ty, doanh nghiệp. Chính vì thế khi tổ chức sự kiện , dù là sự kiện gì thì bạn cũng cần phải thực hiện đúng theo quy trình, tuần tự. Nếu bỏ sót một công đoạn nào đó thì sẽ khiến cho sự kiện thiếu đi sự chuyên nghiệp từ đó hiệu quả sẽ không được cao, và không để lại dấu ấn với khách hàng cũ và khách hàng tiềm năng.

Một sự kiện của công ty muốn thành công cần phải trải qua những quy trình cụ thể sau đây:

- Tiếp nhận thông tin từ khách hàng hoặc cấp trên về sự kiện sẽ được tổ chức.

- Xác định loại hình sự kiện:

Bạn cần phải xác định được sự kiện mà công ty sẽ tổ chức là sự kiện gì: kỷ niệm ngày thành lập, tri ân khách hàng, quảng bá sản phẩm, thương hiệu hay sự kiện cuối năm….

- Xác định mục tiêu của sự kiện:

Mục tiêu của sự kiện lần này là giới thiệu sản phẩm tới khách hàng, là tri ân khách hàng hay là nêu lên những thành tích đạt được của công ty….

- Đối tượng khách mời tham dự là những ai:

Căn cứ vào loại hình sự kiện mà bạn khoanh vùng đối tượng khách mà bạn muốn mời đến tham dự sự kiện.

- Số lượng khách mời tham dự sự kiện:

Sau khi đã khoanh vùng được đối tượng khách hàng thì bạn sẽ lên danh sách khách mời để xác định số lượng khách tham dự.
 

- Địa chỉ tổ chức sự kiện ở đâu:

Sau khi xác định được số lượng khách mời bạn sẽ xác định nên tổ chức sự kiện tại địa điểm như thế nào. Với diện tích bao nhiêu.

- Lên ngân sách tổ chức sự kiện: 

- Thực hiện kế hoạch tổ chức sự kiện có kiểm soát.

- Tiến hành tổ chức sự kiện và theo dõi sự kiện diễn ra.

- Kết thúc sự kiện, dọn dẹp hội trường, sân khấu.

- Họp bàn, rút kinh nghiệm.

 Có thể nói để có một sự kiện diễn ra thành công thì cần phải trải qua rất nhiều khâu khác nhau. Cho nên để đảm bảo cho mọi việc đều diễn ra một cách tốt đẹp thì nên lựa chọn một đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. 

Công ty bạn đang muốn tổ chức sự kiện quan trọng? Nhưng bạn chưa biết mình sẽ phải làm những gì để có một sự kiện thành công? Liên hệ ngay với Ssevent - trung tâm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để sự kiện công ty diễn ra thành công tốt đẹp.