Bạn có thể tham khảo thêm: 

• Tổ chức sự kiện tại quán cafe- Điểm mặt 9 quán cafe có không gian đẹp
• Kinh nghiệm và những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời

1. Voz là gì?

Trước khi tìm hiểu xem tổ chức sự kiện voz là gì thì việc đầu tiên mà bạn cần phải tìm hiểu đó chính là voz là gì? 

Voz là từ viết tắt của Vozforums.com là 1 cộng đồng mạng xã hội có số người tham gia khá đông đảo và sôi nổi. Mọi hoạt động của cộng đồng này được đón nhận trên toàn quốc. Đây là nơi để những người tham gia cập nhật những thông tin, chém gió và bàn bạc thảo luận cùng với nhau. Những vấn đề được nhắc tới trong cộng đồng thường mang hơi hướng vui chơi, xả stress và khá thoải mái.Trước đây Voz thường là những sinh viên, những người đam mê và hiểu biết về công nghệ thông tin. 

Như vậy tổ chức sự kiện voz là tổ chức buổi gặp mặt của các thành viên trong cộng đồng.Và thường thì cộng đồng sẽ cử ra một ban đại diện. Những bạn này sẽ thay mặt cộng đồng đứng ra tổ chức sự kiện.

2. Hướng dẫn tổ chức sự kiện

Lần đầu tổ chức một sự kiện chắc chắn bạn sẽ cảm thấy băn khoăn vì không biết sẽ phải tổ chức như thế nào, lên kế hoạch ra làm sao. Bởi vì khi tổ chức một sự kiện nào đó, việc lên kế hoạch cho sự kiện là một khâu vô cùng quan trọng. Nếu như bạn chưa từng lập ra một kế hoạch tổ chức sự kiện bao giờ thì cũng đừng quá lo lắng. Chỉ cần làm theo những hướng dẫn sau đây, đảm bảo bạn sẽ có một sự kiện thành công.

2.1 Xác định mục tiêu của sự kiện

Mỗi một sự kiện đều sẽ được tổ chức theo một mục đích riêng của nó, cho nên việc xác định tổ chức sự kiện để làm gì là một việc làm vô cùng quan trọng. Sự kiện mà bạn muốn tổ chức là để quảng bá, giới thiệu sản phẩm hay là cuộc gặp gỡ của một nhóm, một cộng đồng người.

Việc xác định mục đích của việc tổ chức sự kiện là gì rất quan trọng, vì như thế bạn mới có thể xác định được đối tượng khách mời, hay đối tượng tham dự của sự kiện là những ai. Trong trường hợp này sự kiện voz thì đó là buổi gặp mặt của những người trong cộng đồng, cho nên đối tượng tham gia chính là những thành viên trong cộng đồng voz.

2.2 Xác định đối tượng tham gia sự 

Đối tượng tham dự kiện là một thành phần rất quan trọng của sự kiện không thể bỏ qua. Thông thường thì đối tượng tham gia vào một sự kiện gồm có rất nhiều thành viên khác nhau. Và được phân ra làm nhiều nhóm khác nhau. Trong đó có:

- Nhóm đối tượng tham gia nhân sự gồm có: MC, PG, PB và nhóm nghệ thuật.

- Nhóm đối tượng khách cần phải mời: nhóm này bạn cần phải gửi thư mời trước ngày sự kiện diễn ra khoảng 1 đến 2 tuần. Và phải gọi điện lại để xác nhận phải hồi của khách về việc tham dự sự kiện trước 1 đến 2 ngày.
 

Đối với sự kiện Voz thì đối tượng tham gia sự kiện chính là cách thành viên của Voz.

2.3 Xây dựng thông điệp của sự kiện

Ý nghĩa của tất cả các sự kiện đó chính là muốn truyền đi một thông điệp. Bởi vậy cần phải xây dựng thông điệp một cách rõ ràng, xác định cách truyền tải để thông điệp đến với những người tham dự sự kiện một cách nhanh chóng nhất.

2.4 Xác định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện

Sau khi đã xác định được mục đích của sự kiện, số lượng người tham gia sự kiện thì công việc tiếp theo của người tổ chức sự kiện chính là xác định thời gian tổ chức sự kiện và chọn thuê địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp.

2.5 Lên chương trình tổ chức sự kiện chi tiết

Dựa vào các dữ liệu đã được xác định ở trên thì người tổ chức sẽ lên một chương trình tổ chức sự kiện thật cụ thể hướng tới đúng những đối tượng tham dự để truyền tải đúng thông điệp mà sự kiện hướng tới.

2.6 Cân đối ngân sách

Căn cứ vào ngân sách hiện có của cộng đồng mà người tổ chức sẽ cân đối lại các hạng mục trong sự kiện sao cho hợp lý.

Trên đây là quy trình tổ chức sự kiện voz cụ thể, chi tiết mà SSEVENT chia sẻ tới các bạn. Nếu bạn mới lần đầu đứng ra tổ chức sự kiện này, hãy ghi nhớ ngay ngay chia sẻ trên đây của SSEVENT.