Xem thêm: Chia sẻ kinh nghiệm tổ chức sự kiện giao lưu đầy ấn tượng

1. Tổ chức sự kiện events là gì?

Tổ chức sự kiện events thực chất là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một “SỰ KIỆN” diễn ra, từ khi nó bắt đầu được hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc.

Tổ chức events là tổ chức các hoạt động trong các lĩnh vực từ xã hội, thương mại, kinh doanh, đến giải trí, thể thao,… thông qua các hình thức như là: hội thảo, họp báo, triển lãm, hội nghị, lễ hội,… nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện muốn truyền đạt đến công chúng, đặc biệt là đối tượng khách hàng của mình. 

Ở những nước phát triển tổ chức sự kiện được xem như là một ngành, một nghề đặc thù và tại Việt Nam ta trong những năm gần đây “ tổ chức sự kiện cũng dần trở thành 1 nghề không thể thiếu”. Nước ngoài đã có cả một hệ thống lý luận về nghề nghiệp này tương đối đầy đủ và chặt chẽ bao hàm các lĩnh vực khá rộng. Cụ thể:

- Bussiness events: là những sự kiện liên quan đến lĩnh vực kinh doanh

- Corporate events: Là sự kiện liên quan đến doanh nghiệp như là: thành lập công ty, lễ kỷ niệm ngày thành lập, các hội thảo, hội nghị,…

- Fundraising events: Là các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ

- Exhibitions: Là hoạt động triển lãm

- Trade fairs: Là các sự kiện hội chợ thương mại

- Entertainment events: Là các sự kiện mang tính chất giải trí

- Concerts/live performances: Là các bổi biểu diễn trực tiếp hoặc là những đêm hòa nhạc,..

- Festive events: Là những lễ hội, liên hoan hay Festive,…

- Government events: Là những sự kiện của các cơ quan nhà nước như là: đại hội đảng hay hội nghị trung ưng đảng,…

- Meetings: Là những buổi gặp gỡ giao lưu hoặc họp hành,…

- Seminars: Là những buổi hội thảo chuyên đề

- Workshops: Bán hàng

- Conferences: Là những buổi Hội thảo

- Conventions: Là những buổi Hội nghị

- Social and cultural events: Là các sự kiện về văn hoá và xã hội

- Sporting events: Là các sự kiện trong lĩnh vực thể thao

- Marketing events: Là các sự kiện liên quan tới marketing

- Promotional events: là những sự kiện kết hợp khuyến mãi và xúc tiến thương mại

- Brand and product launches: Là các sự kiện liên quan đến thương hiệu và sản phẩm,…

2. Vai trò của việc tổ chức sự kiện là gì?

Việc tổ chức sự kiện thực chất là chỉ đơn giản tạo ra một cái cớ để nhằm thu hút sự quan tâm và chú ý của giới truyền thông, cũng như là các đối tượng mục tiêu cần nhắm tới.

Việc tổ chức sự kiện đóng vai trò như là một công cụ quan trọng trong các hoạt động tiếp thị, quảng bá thương hiệu ra thị trường, chỉ đứng sau nghiên cứu thị trường và quảng cáo. Các doanh nghiệp sẽ dựa vào đây nhằm đánh bóng cho sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu của mình để từ đó giúp tăng doanh số bán của doanh nghiệp.

3. Mục đích của việc tổ chức sự kiện

- Nhằm hỗ trợ cho các chiến dịch truyền thông để xây dựng và phát triển hình ảnh sản phẩm, dịch vụ,  thương hiệu của nhà đầu tư.

- Giúp cải thiện hoặc nhằm làm thay đổi nhận thức của công chúng đối với thương hiệu/ nhãn hiệu của nhà đầu tư.

- Phát triển tối đa những hiệu ứng truyền thông nhằm chạm đến những cảm xúc của đối tượng khách hàng mục tiêu.

Mặt khác, việc tổ chức sự kiện còn nhằm các mục đích khác như là: hỗ trợ bán hàng, triển khai các chính sách kênh phân phối, quảng cáo trực tiếp sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của chủ đầu tư.

4. Quy trình tổ chức sự kiện diễn ra như thế nào?

Một quy trình tổ chức sự kiện “Chuẩn” thì phải thực hiện đúng, đủ, chuẩn những nội dung sau:

4.1 Trước sự kiện

- Tìm hiểu kỹ về sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu của bên làm sự kiện.

- Nghiên cứu và phân tích PEST, SWOT và đối thủ cạnh tranh,…

- Hình thành chủ đề và lập lên kế hoạch.

- Chuẩn bị tổ chức sự kiện còn phải bao gồm: thời gian, địa điểm, số lượng khách mời, nhân lực, thiết bị,...

- Cần phải dự trù tình huống có thể xảy ra và dự trù cả kinh phí.

- Xúc tiến và quảng bá sự kiện, sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu.

4.2 Trong sự kiện

- Tiếp đón khách mời và khai mạc sự kiện.

- Điều hành và tổ chức các chương trình chính của sự kiện.

- Phục vụ ăn uống trong thời gian diễn ra sự kiện.

- Tổ chức những hoạt động phụ trợ cho sự kiện.
 

4.3 Sau sự kiện

- Thúc đẩy quảng bá thương hiệu, sản phẩm và dịch vụ

- Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ cho sự kiện

- Phân tích hiệu quả và cả thiếu sót trong sự kiện

- Quản lý tài chính trong quá trình tổ chức sự kiện

- Chăm sóc khách hàng.

Trên là những chia sẻ của Ssevent về vấn đề “Tổ chức sự kiện events là gì? Quy trình tổ chức ra sao?” để cho bạn hiểu hơn về ngành nghề này. Nếu có bất cứ thắc mắc hay muốn tìm công ty dịch vụ tổ chức sự kiện có thể gọi đến hotline  0906 004 505 hoặc 0983 037 083 của SSEvent để được hỗ trợ thêm nha.