Xem thêm bài viết: Tổ chức sự kiện kinh nghiệm là gì? Kinh nghiệm tổ chức sự kiện thành công

1. Sự kiện giao lưu là gì?

Trước khi đi tìm hiểu cách thức tổ chức sự kiện giao lưu thì hãy cùng đi tìm hiểu khái niệm “sự kiện giao lưu là gì?”. 

Giao lưu là sự tiếp xúc, gặp gỡ, trao đổi qua lại giữa hai hay nhiều đơn vị với nhau nhằm mục đích để học tập, giải trí, cũng như là hiểu biết lẫn nhau,... Từ đó tăng cường hơn nữa mối đoàn kết hữu nghị giữa các đơn vị.

Giao lưu cũng có rất nhiều hình thức thể hiện kể đến như là: thông qua một kỳ trại, một buổi đấu bóng đá, bóng chuyền,... và tổ chức một sự kiện hội thảo, trao đổi cũng là một trong những cách để mọi người giao lưu với nhau. 

Dưới đây sẽ là những hướng dẫn cách tổ chức sự kiện giao lưu theo hình thức là một hoạt động văn hóa, văn nghệ - loại hình mà ngày nay các công ty dịch vụ tổ chức sự kiện hay tổ chức.

2. Hướng dẫn cách tổ chức sự kiện giao lưu hấp dẫn - thành công

2.1 Mục đích và yêu cầu của cuộc tới việc tổ chức sự kiện 

Do xuất phát từ khái niệm và mục đích “giao lưu” nên người tổ chức sự kiện cần phải xem đây là dịp để thực hiện các chức năng cụ thể của tổ chức mình.

- Chức năng giáo dục và rèn luyện. Ví dụ như thông qua giao lưu, bằng hình thức thi tìm hiểu, tái hiện lịch sử,… cũng có thể lồng vào các nội dung tìm hiểu về Đoàn, Đảng, Bác Hồ hay là tìm hiểu về kiến thức chung, về phong tục tập quán của một địa phương, hay đơn vị cụ thể nào đó,…

- Chức năng giải trí, vui chơi. Ví dụ như là thông qua sự kiện giao lưu này, ta có thể lồng vào các hình thức vui nhộn là: hát, kể chuyện hay là trò chơi sinh hoạt,… Cũng có thể tự tìm hiểu các mô hình hoạt động hay để học tập, đồng thời còn để tạo cho các thành viên trong đơn vị tính dạn dĩ, lòng chất đầy tự tin, tự chủ khi có dịp xuất hiện trước đám đông,...

2.2 Đối tượng giao lưu 

Về đối tượng tham gia sự kiện, ta cần phải lập kế hoạch tổ chức sự kiện cụ thể. Hãy tự ngồi lại và trả lời câu hỏi dưới dây, vậy là bạn đã có được đúng, đủ đối tượng tham gia rồi.

- Số lượng bao nhiêu?

- Những thành phần nào?

- Chia thành bao nhiêu tổ, toán?

- Chia theo từng đơn vị hay là sẽ pha trộn nhiều đơn vị thành một tổ?

- Số lượng nam - nữ có tương đồng hay không? Nam nhiều hay nữ nhiều? Bao nhiêu tuổi?

- Đặc biệt là trình độ kỹ năng tổ chức hoạt động của các lực lượng đó có tương đồng hay không? (Đây là điều quan trọng vì đã từng rất nhiều chương trình giao lưu không thành công bởi xuất phát từ đối tượng không tương đồng về ngành nghề, tuổi tác và số lượng,…)
 

2.3 Thời gian

Người lên kế hoạch tổ chức sự kiện cần phải nắm tổng thể thời gian của sự kiện đó có được là bao lâu: 2 giờ, 4 giờ, 1 ngày, 2 ngày…? Và theo nguyên tắc hoạt động thường thì thời gian càng nhiều cường độ hoạt động càng ít.

Hơn nữa cũng cần xem xét thời gian có được của cuộc giao lưu là ngày hay đêm? Nếu ngày thì nên xen vào các loại hình thể dục, thể thao hay tham quan ngắm cảnh,… nếu là đêm thì nên có các loại hình văn nghệ,… 

2.4 Địa điểm giao lưu 

Chọn địa điểm giao lưu rất quan trọng. Nên kết hợp với mục đich tổ chức để mà có quyết định nên tổ chức trong phòng hay ngoài trời cho phù hợp. 

2.5 Hình thức và quy mô cuộc giao lưu 

Hình thức và quy mô của cuộc giao lưu thể hiện ở nhiều góc độ: từ đầu đến cuối cuộc giao lưu; từ nội dung cho đến hình thức thể hiện, số lượng người tham gia lẫn các đại biểu đến dự. Và nên xem xét, kiểm tra “Dàn âm thanh ánh sáng được chuẩn bị như thế nào? Có chụp ảnh hay quay phim gì không?” hay là “Có đại biểu dự nhiều không? Khán giả là ai? Số lượng…?” để mà còn chuẩn bị cho kỹ lưỡng. 

2.6 Nội dung của cuộc giao lưu 

Bạn cần phải tự trả lời cho mình được câu hỏi về nội dung của cuộc giao lưu, có như vậy thì sẽ dễ dàng hơn để lên kế hoạch, dự định cho nội dung buổi giao lưu. 

Ví dụ như: “Nội dung nào để giáo dục? Rèn luyện? Giải trí? Hay là làm quen? Để chúc mừng? Hoặc là để tự thể hiện mình? Dùng hình thức nào thể hiện các nội dung đó? Hình thức đó có phù hợp với đối tượng?

2.7 Tổ chức sự kiện giao lưu 

Và sau khi bắt tay làm hết những điều được nói đến ở bên trên thì chỉ cần đợi đến ngày ấn định để tổ chức nữa là xong. 

Điều chú ý nhất trong khi bạn tổ chức sự kiện là: Phải bố trí người điều phối chương trình sự kiện trong - ngoài sân khấu. Người điều phối sẽ giúp cho chính người tổ chức chương trình sự kiện liên kết và chuẩn bị điều hành những tiết mục tiếp theo của sự kiện, xử lý tất cả những nội dung có liên quan để giúp cho MC yên tâm hơn khi đứng trên sân khấu. Tránh trường hợp người tổ chức chương trình, MC và cả người điều phối chương trình sự kiện đều là 1 người, thậm chí kiêm luôn cả ca sĩ phục vụ chương trình là không nên.

Trên là những chia sẻ của Ssevent về vấn đề “tổ chức sự kiện giao lưu nên làm như thế nào?”. Nếu bạn không tự tin có thể tự mình tổ chức được sự kiện hấp dẫn, thành công thì hãy gọi đến hotline 0906 004 505 - 0983 037 083 của Ssevent - dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để nhờ vả sự giúp đỡ nha.