Xem thêm: Lên kế hoạch tổ chức sự kiện chương trình chuyên nghiệp - thành công?

1. Tình hình phát triển của dịch vụ tổ chức sự kiện ở trên du thuyền

 

Tổ chức sự kiện trên du thuyền là một trong những hình thức tổ chức sự kiện được ra đời từ nhiều năm qua. Thời điểm ban đầu được hình thành thì hầu hết đều dùng để tập trung cho những gia đình, đại gia có nhiều tiền. Nhưng chính vì sự thoải mái, thư giãn đã mang lại của chuyến trải nghiệm trên du thuyền đó mà đã đưa đến hình thành những dịch vụ tổ chức các sự kiện ở trên du thuyền và các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp như ngày nay. 

Hiện nay, việc tổ chức sự kiện ở trên du thuyền càng ngày càng được các doanh nghiệp/ công ty, đoàn thể,.. lựa chọn tổ chức rất nhiều. Vì khách hàng ngày nay đã thuộc nhiều tầng lớp, số tiền thuê du thuyền và tổ chức sự kiện cũng không nhiều và cũng không quan trọng bằng cảm giác thư giãn cho chính người tham gia cảm nhận được. Có thể nói là sự kiện tổ chức theo thể loại này ngày càng nhiều và cũng ngày càng phát triển.

2. Tác dụng của việc tổ chức sự kiện trên du thuyền

Khi những buổi họp được tổ chức theo cách thông thường đã trở nên nhàm chán và dường như  còn làm gia tăng cảm giác căng thẳng, mệt mỏi, gò bó, o ép cho người tham dự. Thì không gian sự kiện trên các du thuyền sẽ mang đến cho bạn một trải nghiệm mới lạ, đầy hứng khởi và vui vẻ, thoải mái. 

Và mọi người tham gia thường có kết luận là “thời gian cuốn trôi theo đà của công việc dường như được kéo chậm lại, thay thế vào đó là sự cảm nhận của của thiên nhiên thoáng đãng và bầu trời trong xanh giúp tái tạo lại cảm giác, tâm hồn thoải mái, tự tại cho con người”. 

Thật vậy, bạn cứ thử tưởng tượng xem liệu khi không còn tiếng ồn ào của xe máy, ô tô thì mức độ ô nhiễm không khí, ô nhiễm tiếng ồn có còn? Vậy cho nên, trên du thuyền có thể tận hưởng cảm giác thoải mái, thư thái và không khí trong lành hiếm có là phải rồi. 

Tất cả mọi thứ đều tĩnh lặng, đều được dừng lại để thay thế cho thiên nhiên tươi đẹp, hơi gió mát lành bốc lên từ sông nước, biển xanh hòa với chút nắng nhẹ, kèm theo đó là tầm nhìn rộng, giúp bạn có thể thấy đằng xa xa chân trời là mây, là trời, là núi. Người tham dự sự kiện sẽ thấy thật thoải mái, thấy được một không gian hoàn toàn mới. 

3. Quy trình tổ chức sự kiện trên du thuyền

Với loại hình tổ chức sự kiện trên du thuyền không chỉ có tổ chức các sự kiện quan trọng cho doanh nghiệp/ công ty mà còn có rất nhiều các loại hình khác như tổ chức đám cưới,... Mỗi loại hình sự kiện lại có những yêu cầu riêng nhưng đều có cùng quy trình tổ chức. Cụ thể như quy trình dưới đây:

*) Nhận thông tin từ khách hàng:

Người làm sự kiện đầu tiên sẽ tiếp nhận các thông tin yêu cầu từ khách hàng hoặc là từ cấp trên của công ty tổ chức sự kiện mình đang làm. Để từ đó có được những hình dung ban đầu và sơ lược về sự kiện:

- Là loại hình sự kiện gì?

- Lý do và  thời gian tổ chức. 

- Đối tượng tham dự và số lượng người tham gia là bao nhiêu? 

- Mục tiêu truyền thông

- Các yêu cầu tổ chức khác,…

*) Lên ý tưởng chủ đạo và ý tưởng cho sự kiện

Sau khi đã có được những thông tin yêu cầu cơ bản về sự kiện thì sẽ bắt tay vào việc lên ý tưởng chủ đạo và chủ đề cho sự kiện. Ý tưởng chủ đạo được ví như “linh hồn” của sự kiện và ý tưởng này có thể do chính khách hàng đưa ra hoặc do chính nhóm làm sự kiện sáng tạo lên dựa trên các thông tin nền. Và sau khi đã có được ý tưởng thì tiến hành lên chủ đề cho sự kiện như là: màu sắc chủ đạo, hình ảnh, âm thanh,... để sao cho phù hợp với ý tưởng đó. 
 

*) Lập kế hoạch tổ chức

- Thời gian diễn ra sự kiện

- Địa điểm tổ chức sự kiện

- Thiết kế hình ảnh sự kiện như: Backdrop, bandroll, standee hay là thiệp mời, vé mời…

- Nội dung chi tiết cho chương trình sự kiện, gồm có những hoạt động gì, thời gian diễn ra bao lâu, cần trang trí và chuẩn bị những dụng cụ gì,…

- Cần có đội ngũ nhân lực thực hiện nào, như là: MC, lễ tân,...

- Lên kế hoạch truyền thông. 

- Tính trước những rủi ro có thể xảy ra và sau đó chuẩn bị phương án xử lý (Trời mưa hoặc mất điện,…)

- Dự trù kinh phí và báo giá.

*) Thuyết trình kế hoạch với khách hàng để họ nắm rõ. 

*) Cuối cùng chính là tổ chức triển khai sự kiện.

Trên là những chia sẻ của Ssevent về việc “Tổ chức sự kiện trên du thuyền chuyên nghiệp đầy ấn tượng và thành công” cho những ai đang có ý định muốn tổ chức. Nếu bạn không có tự tin tổ chức cho mình 1 sự kiện trên du thuyền đúng như mong muốn, bạn có thể gọi đến hotline  0906 004 505 hoặc 0983 037 083 của ssevent.vn để được trợ giúp nha.