• Gợi ý cách tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp thành công ấn tượng

1. Đảm bảo nguyên tắc 5W1H

Việc đầu tiên để bạn có thể tổ chức sự kiện chương trình được thành công, hấp dẫn chính là phải đảm bảo nguyên tắc 5W1H. Vậy 5W1H là gì?

5W1H chính là viết tắt của 5 chữ:

- What tức là cần làm những gì để đạt được mục tiêu ban đầu?

- Who tức là khách hàng mục tiêu mà ta hướng đến họ là ai?

- Where có nghĩa là những khách hàng này họ sống ở đâu?

- Why có nghĩa là tại sao những điều ta đưa ra là đúng? 

- When tức là khi nào thì triển khai?

- How là làm thế nào để thực hiện kế hoạch? 

Nếu bạn có thể đáp ứng được nguyên tắc “5W1H” trước quá trình tổ chức sự kiện tức là bạn sẽ xây dựng được một khung kịch bản gần như đầy đủ nhất các chi tiết.

2. Phân loại các kịch bản

Mỗi sự kiện cũng cần có những loại kịch bản khác nhau vì tính chất của mỗi chương trình là khác nhau. Vậy cho nên bạn cần phải phân chia sự kiện đó ra làm từng loại trước khi bắt tay vào việc lên kế hoạch, để có thể dễ dàng viết kịch bản cho sự kiện, để dễ dàng đạt được những thành công nhất định trong việc tổ chức sự kiện. Cụ thể thì có: 

- Kịch bản cho tổ chức lễ khai trương khánh thành

- Kịch bản cho tổ chức Lễ Khởi Công Động Thổ

- Kịch bản cho Lễ Mở Bán – Ra mắt sản phẩm mới

- Kịch bản cho Tổ chức Lễ Kỷ Niệm thành lập công ty

- Kịch bản cho Tổ chức sự kiện Lễ Giáng Sinh

- Kịch bản cho Tổ chức Trung Thu

- Kịch bản cho việc Tổ chức Lễ Quốc Tế Thiếu Nhi 1/6

- Kịch bản cho Tổ chức Halloween

- Kịch bản cho việc Tổ chức Tiệc Tân Niên – Tất Niên...

Mỗi kịch bản sẽ lại có những yêu cầu khác nhau. Chính vì thế mà kịch bản phải được xây dựng theo từng nhu cầu và hình thức sự kiện, cũng phải đáp ứng chuẩn, từng yêu cầu của  từng sự kiện đã đề ra từ trước. 

.3. Yêu cầu trong việc lên kịch bản

- Viết kịch bản tổ chức sự kiện thì phải vận dụng tốt các khả năng tổ chức và khả năng tưởng tượng vì bạn sẽ phải tự bao quát hết toàn bộ nội dung chương trình từ đầu đến lúc kết thúc.

- Nên đặt ra câu hỏi “Tổ chức sắp xếp sự kiện đó nên chạy theo trình tự như thế nào?”, có như vậy thì bạn sẽ có được 1 kế hoạch hoàn chỉnh. Và nhớ là phải đảm bảo đủ kết cấu 3 phần: mở đầu, nội dung chính và phần kết.

- Nếu phần mở đầu quá nhàm chán thì sự kiện của bạn sẽ rất thất bại và tiếp sau đó sẽ không ai còn muốn xem. Hoặc nếu phần kết quá nhạt nhòa thì người xem cũng sẽ không nhớ được mục đích cuối cùng của bạn tổ chức sự kiện này là gì? Nên cần phải chú ý cả quá trình của sự kiện. 

- Biến đổi kịch bản sao cho phù hợp với tính chất từng chương trình.

Một điều đáng quan tâm nữa là mỗi kịch bản cũng nên chia làm 2 loại là: kịch bản tổng quát và  kịch bản chi tiết.

- Kịch bản tổng quát là dùng để bao quát tất cả các công việc chung và dùng để bao quát cho một chương trình. Thường thì kịch bản này dùng để gửi cho khách hàng để họ tiện quản lý lịch trình sự kiện hoặc là đưa cho các bên kỹ thuật, âm thanh, ánh sáng, màn hình, máy chiếu,... để họ nắm bắt tốt, cụ thể nội dung, giúp điều khiển thiết bị cho phù hợp với chương trình.

- Kịch bản chi tiết sẽ giúp cho bạn không bỏ sót bất cứ 1 yếu tố cạnh bên nào có liên quan đến sự kiện đó. Hơn nữa, việc có được kịch bản chi tiết, bạn sẽ tổ chức ra được 1 chương trình liền mạch, khoa học, đảm bảo được sự mong muốn của khách hàng, cũng để lại ấn tượng tốt đối với bên họ, giúp khách hàng có được thành công qua sự kiện đúng như họ mong muốn.

4. Những yêu cầu khi chạy chương trình

Khi chạy chương trình, để chạy được một chương trình hoàn hảo, liền mạch thì kịch bản của các bạn cần chú ý đến những yếu tố sau:

- Giới thiệu, mở đầu chương trình là không thể thiếu. 

- Nội dung chương trình phải thể hiện rõ được nhiệm vụ cụ thể từng nhân sự, từng timeline, agenda chi tiết các hạng mục từ khi đón khách cho đến khi kết thúc sự kiện.

- Một sự kiện thành công là phải có sự lôi cuốn và thu hút từ đầu đến cuối, nội dung không bị loãng. Và phần kết sự kiện là phần đặc biệt quan trọng nên cần phân bổ nội dung sự kiện sao cho không bị loãng trong suốt chương trình. 

- Phần lời đọc MC cũng phải thật súc tích, hấp dẫn, tránh quá dài dòng và phải làm sao để khi MC dẫn thu hút được người nghe. Có như vậy thì có thể gây được thiện cảm, giúp chương trình thu hút được sự chú ý của người tham gia nhiều hơn.

Trên là những chia sẻ của Ssevent về vấn đề “Làm sao để tổ chức sự kiện chương trình chuyên nghiệp, hấp dẫn và thành công?”. Hy vọng qua đây các bạn có thể hiểu hơn về việc tổ chức sự kiện, biến mọi sự kiện mình tổ chức trở nên hấp dẫn và thành công hơn trước.