Tổ chức hội nghị khách hàng là một sự kiện thường niên của các công ty, doanh nghiệp được mở ra với mục đích tri ân khách hàng hoặc để giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của công ty. Vậy các bước tổ chức hội nghị khách hàng gồm những bước nào? Cùng tìm hiểu với SSEVENT trong bài viết sau đây.
Xem thêm:

• Các vấn đề cần cân nhắc khi dự tính chi phí tổ chức hội nghị khách hàng
• Top 5 địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời chất lượng tốt nhất

Các bước tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng

Các bước tổ chức hội nghị khách hàng gồm nhiều giai đoạn khác nhau, yêu cầu phải có sự đồng bộ tuyệt đối trong quá trình thực hiện. Các bước tổ chức sự kiện hội nghị bao gồm:

Xác định mục đích và mục tiêu của hội nghị

Đầu tiên, bạn cần phải xác định mục đích chính của hội nghị khách hàng là gì để lên kế hoạch về nội dung và lựa chọn hình thức phù hợp nhất. Một số mục đích phổ biến có thể kể đến khi tổ chức sự kiện hội nghị như giới thiệu sản phẩm, tri ân khách hàng hay hội nghị tổng kết cuối năm. Sau khi xác định được mục đích, bạn có thể đề ra các mục tiêu mình mong muốn sau sự kiện. Đây sẽ là cơ sở để đánh giá hiệu quả của hội nghị một cách chính xác nhất.

Lên danh sách khách mời

Một trong những bước quan trọng trong việc tổ chức hội nghị đó chính là lên danh sách khách mời. Người tổ chức sự kiện sẽ phải thống kê danh sách khách hàng của doanh nghiệp, từ đó lên hãy danh sách khách mời đầy đủ nhất dựa trên những thông tin cần thiết. Sau khi đã có một danh sách khách mời chính xác, doanh nghiệp bắt đầu gửi thư mời trước khi thời gian tổ chức hội nghị diễn ra.

Xác định thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị

Thời gian của hội nghị cần phải đảm bảo phù hợp với những lịch trình của doanh nghiệp và của phần đông khách mời để đảm bảo sự có mặt đông đủ của họ. Bên cạnh đó, địa điểm tổ chức cũng là một yếu tố rất quan trọng góp phần tạo nên sự thành công cho sự kiện hội nghị khách hàng. Tùy thuộc vào danh sách khách mời cũng như thời gian tổ chức sự kiện đã xác định, phòng tổ chức sẽ tìm kiếm một địa điểm tổ chức phù hợp. Những địa điểm tổ chức được ưa chuộng có thể kể đến như các phòng hội nghị ở các khách sạn hoặc các trung tâm tổ chức hội nghị chuyên nghiệp. Những địa điểm này không những đảm bảo cơ sở vật chất tiện nghi mà còn có một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, tận tâm.

Lên ý tưởng và kịch bản tổ chức hội nghị

Ý tưởng và kịch bản của hội nghị cần phải được xây dựng phù hợp với mục đích cũng như phải có chủ đề cụ thể. Điều này không những giúp hội nghị diễn ra một cách suôn sẻ, mạch lạc mà còn góp phần tạo nên sức hấp dẫn đối với khách hàng và với công chúng. Thông thường, việc lên ý tưởng và kịch bản sẽ được giao cho các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để giúp cho hội nghị trở nên mới lạ, thu hút và chuyên nghiệp hơn.

Checklist hội nghị

Bạn cần lập ra 1 checklist tất cả những công việc cần chuẩn bị cho hội nghị để kiểm tra thật kỹ lưỡng và cẩn thận nhất. Việc này sẽ giúp cho người tổ chức tiết kiệm thời gian trong việc theo dõi tiến độ chuẩn bị cho hội nghị nhưng vẫn đảm bảo được chất lượng công việc. Bên cạnh đó, kiểm tra các công việc còn giúp cho bạn dự phòng tốt cho những trường hợp xấu xảy ra và có những giải pháp xử lý kịp thời.

Những điều cần lưu ý khi tổ chức hội nghị khách hàng

Tổ chức sự kiện khách hàng có rất nhiều khâu khác nhau, có rất nhiều công đoạn và công việc cần phải chuẩn bị cho việc tổ chức hội nghị, muốn thành công, bạn cần phải lưu ý tới một vài vấn đề sau đây.

- Luôn quan tâm đến ngân sách dùng để tổ chức hội nghị: Bạn nên tính toán thật kỹ những chi phí cần bỏ ra khi tổ chức hội nghị để xác định được ngân sách phù hợp cần chi ra cho sự kiện. Việc xác định ngân sách sẽ giúp cho bạn có được kế hoạch kêu gọi nguồn tài trợ và phân bổ chi phí hợp lý nhất.

- Đặt phòng hội nghị: Đặc biệt bạn nên đặt phòng tổ chức hội nghị trước khoảng 2 tháng để đảm bảo không xảy ra tình trạng hết phòng khi đặt quá gần ngày tổ chức. Mặt khác điều này còn giúp cho hội nghị có được sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chu đáo hơn.

- Vấn đề nhân sự trong hội nghị: Những thành phần nhân sự không thể thiếu được trong một hội nghị đó chính là lễ tân, người dẫn chương trình hay điều phối viên. Bạn cần phải phân bổ và chỉ định nhân sự hợp lý để hội nghị diễn ra suôn sẻ và thuận lợi.

Tổ chức hội nghị khách hàng là một công việc cần thiết, đóng một vai trò vo cùng quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp. Trên đây là các bước tổ chức hội nghị khách hàng chi tiết mà SSEVENT muốn chia sẻ với các bạn.