Tổ chức hội nghị hội thảo là một hoạt động thường xuyên của các công ty, doanh nghiệp. Tùy thuộc vào mục đích tổ chức sự kiện khác nhau mà bạn sẽ có cách lên ý tưởng tổ chức chương trình khác nhau. Tuy nhiên, quy trình tổ chức hội thảo quốc tế đều diễn ra theo trình tự cụ thể như sau.
Xem thêm:

• Các bước tổ chức hội nghị khách hàng đầy đủ nhất
• Các vấn đề cần cân nhắc khi dự tính chi phí tổ chức hội nghị khách hàng

Quy trình tổ chức hội thảo quốc tế chuẩn nhất

Xác định ý tưởng tổ chức hội thảo quốc tế

Công việc đầu tiên bạn cần thực hiện khi tổ chức các chương trình hội nghị hội thảo quốc tế đó là phải lên kế hoạch thật chi tiết và cụ thể. Đây là một bước quan trọng trong quy trình tổ chức hội thảo quốc tế. ở bước bày, đơn vị tổ chức sự kiện phải đưa ra mục tiêu, và mục đích cần phải đạt được sau chương trình hội thảo rõ ràng và chính xác.

Lên nội dung cho chương trình hội thảo quốc tế

Từ khi xác định mục đích, mục tiêu cụ thể đã có, người tổ chức sự kiện hội thảo cần phải sắp xếp, chỉnh sửa lại nội dung chương trình hội thảo một cách hợp lý và chính xác nhất.

Ví dụ như nếu tổ chức hội thảo khoa học hay tổ chức các event hội thảo đào tạo nhân viên, hội nghị khách hàng riêng đối với từng loại hình sự kiện khác nhau sẽ có nội dung tổ chức đặc trưng khác nhau.

Xác định thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị hội thảo

Lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo

Tùy thuộc vào số lượng khách mười, thành phần tham gia, và quy mô tổ chức chương trình hội nghị hội thảo mà bạn nên lựa chọn một địa điểm tổ chức hội thảo phù hợp, với an ninh tốt, giao thông đi lại thuận tiện.

Thời gian tổ chức hội thảo

Bạn nên lên lịch thời gian tổ chức hội thảo cụ thể, rõ ràng và thông báo trước với thành phần khách mời tham dự chương trình. Việc đặt lịch thời gian tổ chức chương trình hội nghị cũng sẽ là một chiến thuật pr của công ty. Chẳng hạn như, nếu bạn muốn tung ra một sản phẩm mới. Để thu hút được khách tới tham dự đông nhất, bạn nên lựa chọn thời gian tổ chức lễ giới thiệu sản phẩm mới trong khung giờ có thể gây được hiệu ứng truyền thông cao nhất.

Dự kiến đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo

Sau khi đã xác định được nội dung, địa điểm và các công việc có liên quan, lúc này bạn cần lên danh sách các đơn vị cùng phối hợp và hỗ trợ tổ chức chương trình. Bạn cần phải lên một danh sách thật chi tiết và cụ thể các hoạt động diễn ra trong chương trình hội thảo. Công việc này nếu thực hiện tốt, thì mọi hoạt động, tiết mục biểu diễn trong chương trình sẽ phải đảm bảo được thực hiện trơn tru, thông suốt.

Lập phương án dự phòng cho chương trình

Mọi kế hoạch tổ chức hội nghị hội thảo đều có xảy ra những sai sót và sai lệch so với thực tế diễn ra. Vì vậy bạn cần phải có kế hoạch dự phòng cho những trường hợp bất ngờ. Có thể là buổi hội thảo đang diễn ra rất bình thường nhưng bỗng dưng bị mất điện, thì khi đó bạn phải có một kế hoạch dự phòng chạy máy phát điện từ trước đó.

Dự trù kinh phí tổ chức hội nghị, hội thảo

Ước lượng kinh phí tổ chức hội nghị hội thảo chính là một bước không thể thiếu được trong kế hoạch tổ chức. Tuy nhiên, bạn sẽ phải cân bằng giữa chất lượng của chương trình và kinh phí để tổ chức hội nghị hội thảo sao cho buổi hội thảo thành công với chi phí hợp lý nhất.

Chuẩn bị chương trình tổ chức hội thảo

Trước ngày diễn ra tổ chức hội nghị hội thảo, bạn sẽ cần phải chuẩn bị, thực hiện, sắp xếp các hạng mục sau:

– Khu vực đón tiếp khách mời: lễ tân, bàn trà…

– Khu vực dưới sân khấu: bố trí ghế ngồi cho khách tham dự, khách mời, ban tổ chức, thư ký, và đơn vị truyền thông,…

– Khu vực sân khấu: trang trí phông màn, máy chiếu, màn chiếu, các thiết bị âm thanh ánh sáng.

– Trang trí: banner, băng rôn, khẩu hiệu, hoa tươi cho hội thảo.

– Thiết bị, dụng cụ: bộ đàm, quạt công nghiệp, hay máy phát điện dự phòng.

– Trang phục: thẻ ra vào, trang phục cho bộ phận như MC, văn nghệ, ban tổ chức.

– Đồ ăn, nước uống: các loại đồ ăn nhẹ như bánh kẹo, nước uống, trà, café, hoặc tiệc mặn phụ thuộc là những yếu tố rất cần thiết cho sự kiện.

Kết thúc chương trình hội thảo

- Bạn phải tháo dỡ, thu dọn các trang thiết bị dụng cụ; dọn dẹp địa điểm tổ chức sự kiện; sau đó sắp xếp,  kiểm tra, và nghiệm thu lại các đồ đi thuê hoặc mượn,…

- Lúc này người tổ chức hội thảo sẽ cần thực hiện thanh toán toàn bộ các khoản chi phí có liên quan trong quá trình tổ chức chương trình hội thảo như: chi phí địa điểm, banner băng rôn, áp phích, quà, đồ ăn, nước uống,…

Trên đây là quy trình tổ chức hội thảo quốc tế mà bạn không nên bỏ qua khi muốn có một hội thảo thành công.
Nguồn: https://ssevent.vn/