Tổ chức hội thảo có yếu tố nước ngoài theo quy định của pháp luật thì đơn vị tổ chức cần phải tiến hành làm hồ sơ để xin phép tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết thủ tục xin tổ chức hội nghị nước ngoài gồm những thủ tục như thế nào. Cùng SSEVENT tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
Xem thêm:

• Quy trình tổ chức hội thảo quốc tế tiêu chuẩn
• Các bước tổ chức hội nghị khách hàng đầy đủ nhất

Nhu cầu tổ chức hội thảo có yếu tố nước ngoài hiện nay ngày càng tăng do chính sách phát triển và hội nhập quốc tế được mở rộng. Những hội thảo quốc tế được mở ra để các doanh nghiệp, tổ chức có thể trao đổi những thông tin, kiến thức hay tập huấn chuyên môn về giới tính. Và theo quy định của nhà nước thì các hội thảo mang tính nước ngoài khi tiến hành tổ chức cần phải được cấp phép. Vậy thủ tục xin cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế là như thế nào?

Những hội thảo nào cần phải xin giấy phép tổ chức hội thảo có yếu tố nước ngoài

Những hội thảo có yếu tố nước ngoài có thể được tổ chức theo hình thức gặp gỡ trực tiếp ở lãnh thổ Việt Nam hoạt được tổ chức theo hình thức trực tuyến với ít nhất một đầu cầu thuộc lãnh thổ của Việt Nam. Các hội thảo tổ chức theo hình thức này gồm có: Hội thảo do cơ quan, tổ chức Việt Nam tổ chức có sự tham gia hoặc được tài trợ của các tổ chức, đơn vị nước ngoài; hội thảo do các cơ quan, tổ chức nước ngoài tổ chức.

Tuy nhiên, để có thể được đứng ra tổ chức hội thảo tại Việt Nam thì yêu cầu các tổ chức, đơn vị người ngoài cần phải thực hiện các thủ tục để xin cấp phép tổ chức hội thảo có yếu tố nước ngoài tại các cơ quan nhà nước Việt Nam có thẩm quyền.

Hồ sơ xin cấp phép tổ chức hội thảo quốc tế tại Việt Nam

Hồ sơ xin cấp phép tổ chức hội thảo quốc tế tại Việt Nam bao gồm các loại giấy tờ sau: 

- Đơn xin tổ chức hội thảo tại Việt Nam: trong đơn cần phải ghi rõ lý do tổ chức hội thảo; chủ đề của hội thảo; thời gian và địa điểm tổ chức hội thảo, ghi rõ địa điểm tham quan ( nếu có); hình thức tổ chức hội thảo và công nghệ được lựa chọn cho tổ chức hội thảo ( nếu tổ chức hội thảo trực tuyến); người chủ trì hội thảo; người chịu trách nhiệm thuyết minh; thành phần tham gia, tham dự hội thảo ( đính kèm file danh sách); nguồn kinh phí tổ chức hội thảo ( trong trường hợp hội thảo do các tổ chức nước ngoài tổ chức thì không cần phải nêu rõ nguồn kinh phí).

- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của đơn vị tổ chức hội thảo.

- Giấy ủy quyền ( trong trường hợp đơn vị tổ chức được ủy quyền đứng ra tổ chức hội thảo).

- Ý kiến của các cơ quan liên quan nếu có.

- Một số chương trình cần cung cấp thêm nội dung cho chương trình tổ chức và danh sách khách mời tham dự ngoại trừ hội thảo du học.

Quy trình xin cấp phép tổ chức hội thảo mang yếu tố nước ngoài

Hồ sơ xin cấp phép tổ chức hội thảo có thẻ nộp trực tuyến hoặc nộp trực tiếp đến sở thông tin và truyền thông. Các bước nộp hồ sơ xin cấp phép tổ chức hội thảo trực tiếp được tiến hành qua các bước sau:

- Bước 1: Chuẩn bị 01 bộ hồ sơ đầy đủ theo đúng quy định của pháp luật.

- Bước 2: Nộp hồ sơ tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ của sở thông tin và truyền thông. 

Trong trường hợp hồ sơ đầy đủ và hợp lệ sẽ được tiếp nhận và được ghi biên nhận tiếp nhận hồ sơ theo đúng quy trình.

Trong trường hợp hồ sơ của doanh nghiệp chưa đủ hoặc chưa hợp lệ thì tổ chức cần phải bổ sung và hoàn thiện thêm hồ sơ. 

- Bước 3: Nhận kết quả giải quyết hồ sơ tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ theo như lịch hẹn ghi trong giấy biên nhận tiếp nhận hồ sơ.

Hồ sơ xin cấp phép tổ chức hội thảo sẽ được giải quyết trong thời gian 10 ngày kể từ khi nhận được hồ sơ hợp lệ của đơn vị tổ chức, chính vì thế bạn cần phải chuẩn bị hồ sơ xin cấp phép khoảng 20 ngày trước khi thời gian hội thảo diễn ra để đảm bảo hội thảo diễn ra theo đúng dự định.

Việc xin cấp phép tổ chức hội thảo có yếu tố nước ngoài cần phải đảm bảo đáp ứng tốt những yêu cầu về trình tự cũng như hồ sơ, bên cạnh đó bạn còn mất thêm một khoảng thời gian đáng kể để bổ sung hồ sơ hoặc nội dung hội thảo không phù hợp, vượt quá khả năng phê duyệt của sở thông tin và truyền thông… những yếu tố này có thể sẽ khiến cho việc tổ chức hội thảo của bạn bị chậm trễ theo dự định. tốn kém chi phí. Nếu vì quá nóng vội mà bạn tổ chức hội nghị khi chưa được cấp phép còn khiến cho doanh nghiệp bạn bị phạt. 

Đó chính là lý do tại sao bạn nên lựa chọn một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp như SSEVENT. Hãy lựa chọn SSEVENT để mọi việc trở nên dễ dàng hơn và để có một hội thảo thành công tốt đẹp.