Lập kế hoạch cho sự kiện là một trong các bước quan trọng được cho là không mấy ai yêu thích trong quy trình lập kế hoạch sự kiện. Bước lập ngân sách không thú vị, cần phải cập nhật và thay đổi liên tục để trở nên phù hợp với sự kiện đang chuẩn bị. Dù nhàm chán nhưng không thể bỏ qua bước này, lập ngân sách có thể truyền tải một cách rõ ràng về toàn bộ chi phí sự kiện từ tổng thể cho tới chi tiết và bài viết này, SSevent chia sẻ tới bạn mẹo lập ngân sách cho sự kiện hiệu quả. Làm thế nào có thể tạo một ngân sách bao quát nhất về một sự kiện bao gồm mọi chi tiết từ nhỏ nhất và ngân sách có thể hoạt động hiệu quả và linh hoạt.

• Chiến lược tiếp thị sự kiện của quản lý sự kiện chuyên nghiệp
• Mẹo lên kế hoạch tổ chức sự kiện công ty

9 mẹo hợp lý hóa quy trình lập ngân sách hiệu quả cho sự kiện

1. Xác định mục tiêu và KPI

Trong bài viết trước về tiếp thị sự kiện, để xác định mục tiêu cho sự kiện có thể dùng kế hoạch tiếp thị hoặc không, hãy dành một chút thời gian để suy nghĩ về mục tiêu cho sự kiện lần này? Câu hỏi được đặt ra là bạn muốn thực hiện những gì cho sự kiện, mục tiêu khi tổ chức sự kiện là gì?..

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện hoàn hảo

Mục tiêu sự kiện sẽ có tác động trực tiếp đến ngân sách dựa trên những quyết định quan trọng mà bạn đưa ra. Ví dụ: nếu những người tham dự sự kiện là khách VIP mà bạn muốn gây ấn tượng, thì địa điểm và trang trí sẽ là những mục hàng quan trọng. Nếu đây là sự kiện nội bộ của công ty, có lẽ mục tiêu bạn cần tập trung là công nghệ sử dụng cho sự kiện như các thiết bị âm thanh, hình ảnh và tiệc chiêu đãi… Hãy nghĩ về cách tiếp thị và hướng tới mục tiêu và đối tượng cụ thể để xác định và lập ngân sách cho sự kiện.

2. Nhìn vào quá khứ và các sự kiện tương tự

3. Bắt đầu với một hình vẽ quả bóng và tinh chỉnh

4. Bắt đầu nghiên cứu các khoản chi cụ thể

• Chi phí tại chỗ
  • Nhân viên tổ chức sự kiện
  • Đồ ăn và thức uống
  • Âm thanh / hình ảnh và công nghệ khác
  • Diễn giả và các hạng mục giải trí
  • Chi phí di chuyển
  • Tài liệu
  • Bảo mật
  • Người lập kế hoạch sự kiện hoặc người quản lý sự kiện.
• Tiếp thị và quảng bá sự kiện
  • Đồ họa thiết kế
  • Phương tiện truyền thông xã hội và quảng cáo trả phí
  • Tài liệu tiếp thị in ấn
  • Phí liên kết và người có ảnh hưởng
  • Tiếp thị nội dung trả phí
• Công nghệ quản lý
  • Nền tảng quản lý sự kiện
  • Phí đặt chỗ và bán vé
  • Sự kiện website
  • Công cụ sơ đồ sự kiện
  • Ứng dụng sự kiện di động
  • Đăng ký tại chỗ
  • Công cụ thu thập
  • Dữ liệu và phân tích
  • Sự kiện ảo công nghệ

5. Nhận báo giá từ nhiều nhà cung cấp

6. Xem xét thu nhập từ sự kiện sẽ cân bằng chi phí như thế nào

Số thu nhập bạn mong đợi tạo ra từ sự kiện này sẽ có tác động rất lớn đến ngân sách tổng thể của bạn. Thu nhập của bạn có thể đến từ việc bán vé, các mối quan hệ tài trợ, hàng hóa và dịch vụ được bán trong sự kiện và các nguồn sáng tạo khác. Đảm bảo bao gồm ước tính cho tất cả các nguồn thu nhập này trong ngân sách sự kiện của bạn để bạn và các bên liên quan khác có thể thấy chi phí thực và chi phí ước tính của sự kiện.

7. Quyết định nơi tiết kiệm và nơi chi tiêu

8. Bổ sung thêm chi phí cho các sự cố và trường hợp khẩn cấp

9. Làm tài liệu ngân sách phù hợp

• Bao gồm ghi chú về thời hạn thanh toán cùng với ước tính, bao gồm cả các khoản tiền gửi và khi nào chúng cần được thanh toán.
• Bao gồm một cột cho chi phí thực tế khi bạn bắt đầu thanh toán cho mọi thứ để bạn biết chi phí của mình so với ước tính như thế nào. Điều này đặc biệt hữu ích cho các sự kiện tiếp theo để giúp bạn hoạch định ngân sách tiếp theo.
• Viết ghi chú về chi phí dự phòng, các giao dịch đặc biệt được cung cấp, tên liên hệ và thông tin chi tiết về từng hạng mục để các thành viên khác trong nhóm có thể dễ dàng nhận được thông tin họ cần.

Nguồn: https://ssevent.vn/