Thời điểm cuối năm, khi có rất nhiều công việc cần giải quyết và ai nấy đều rất bận rộn để hoàn thành công việc của mình trong năm vừa qua. Cũng là lúc này, các doanh nghiệp thường sẽ tổ chức một bữa tiệc chiêu đãi cuối năm dành cho nhân viên, khách hàng và đối tác của mình để tri ân và cảm ơn những người đã đồng hành cùng mình trong chặng đường năm vừa qua và cùng nhau đề ra những mục tiêu trong năm tới. Bữa tiệc cuối năm (Year-end Party) hay còn gọi là tiệc tất niên cần được chuẩn bị chu đáo và hoàn chỉnh để bữa tiệc được diễn ra trọn vẹn và không nhàm chán, vì vậy, việc thiết lập một kịch bản hoàn hảo cho Year-end Party là việc rất quan trọng, cùng SS Event tìm hiểu về quy trình và kịch bản cho Year-end Party như thế nào trong bài viết dưới đây nhé.

Ý nghĩa của tiệc cuối năm

Year-end Party là sự kiện được tổ chức thường niên vào dịp cuối năm. Sự kiện này được xem là dịp kết nối cùng các thành viên hội tụ và tổng kết lại các thành tích mà mình đã đạt được trong quá trình làm việc và phấn đấu trong năm vừa qua, cùng với đó, tiệc tất niên cũng là bữa tiệc để đề ra những mục tiêu tiếp theo, các phương hướng hoạt động cho một năm làm việc hiệu quả tiếp theo.

Kịch bản tiệc cuối năm rất quan trọng, đặc biệt quan trọng với MC, người đóng vai trò chủ chốt, dẫn dắt và điều phối các khâu trong bữa tiệc lại với nhau, MC chính là một trong những vai trò nòng cốt cho sự thành công của sự kiện Year-end Party dịp cuối năm. MC càng giỏi và duyên dáng, bữa tiệc càng sôi động và thu hút hơn bao giờ hết.

Quy trình tổ chức tiệc cuối năm

• Xây dựng ý tưởng và thống nhất chủ đề cho bữa tiệc

Ý tưởng và chủ đề trong bữa tiệc cuối năm rất quan trọng, để tạo ra một tổng thể hoàn chỉnh và thống nhất, mọi chi tiết trong trang trí đều được bố trí và sắp đặt theo một ý tưởng về một chủ đề cụ thể nào đó, về một tông màu thống nhất nào đó để trông bữa tiệc gắn kết với nhau tạo nên không gian thật bắt mắt và thu hút.

• Lập ngân sách dự kiến cho bữa tiệc

Sau khi đã tìm hiểu và chọn được chủ đề mà mình muốn hướng tới, bước tiếp theo là lập ngân sách dự kiến cho Year-end Party, với bước lập ngân sách là bước rất quan trọng không thể bỏ qua, ngân sách càng chi tiết càng hiệu quả. Lập ngân sách để có thể ước chừng và kiểm soát số tiền mình bỏ ra cho tiệc cuối năm đồng thời tránh việc mua sắm phung phí không cần thiết dẫn tới phát sinh quá nhiều không thể kiểm soát được.

• Lên danh sách khách mời tham dự

Bước tiếp theo trong quy trình tổ chức Year-end Party là lên danh sách khách mời tham dự. Bước này cũng không kém phần quan trọng bởi nó ảnh hưởng tới các hoạt động khác như số lượng cần chuẩn bị cho khách mời, địa điểm tổ chức và không gian phù hợp… Để bữa tiệc được diễn ra thành công nhất, việc nên làm là bộ phận tổ chức xác nhận khách mời có tham dự không để chuẩn bị tiếp đón tất cả vị khách được chu đáo nhất có thể.

• Chọn địa điểm và thời gian tổ chức Year-end Party

 Việc chọn địa điểm và thời gian cần có thời gian để tham khảo và tìm hiểu, chọn thời gian thích hợp với hầu hết mọi người và địa điểm tiện lợi trong việc tổ chức cũng như tiện lợi trong giao thông đi lại. Địa điểm hoàn hảo là sự khởi đầu cho bữa tiệc trọn vẹn, vậy nên, hãy chọn địa điểm và thời gian tổ chức thật cẩn thận và kĩ càng nha.

• Làm việc và trao đổi với nhà cung cấp

Để bữa tiệc hoàn hảo và diễn ra đúng như kế hoạch, nếu doanh nghiệp bạn không phải là người có nhiều kinh nghiệm trong tổ chức sự kiện, hãy liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ về các sự kiện để được tư vấn và hỗ trợ xuyên suốt trong khoảng thời gian diễn ra sự kiện. Các nhà cung cấp sẽ lần lượt sắp xếp những việc cần thiết để đảm bảo tiệc cuối năm sẽ diễn ra trọn vẹn và hoàn hảo, đồng thời với sự hỗ trợ của các nhà cung cấp, doanh nghiệp yên tâm hơn trong khâu chuẩn bị, kiểm soát tiến trình chuẩn bị và kiểm soát được cả ngân sách tổ chức vừa tiết kiệm thời gian, vừa tiết kiệm được một số chi phí.

• Tổng duyệt 

Sau khi đã chuẩn bị mọi thứ, tất cả đều đã sẵn sàng, tuy nhiên chúng ta vẫn chưa thể bắt đầu ngay mà vẫn cần thêm một buổi tổng duyệt chương trình trước ngày bắt đầu. Buổi tổng duyệt để mọi người hình dung rõ về các khoảng thời gian diễn ra tránh trường hợp sai sót trong Year-end Party, buổi tổng duyệt cũng sẽ căn chỉnh thời gian phù hợp các chương trình trong buổi lễ. Đây là một trong những bước hoàn thiện quy trình tổ chức tiệc cũng là một bước quan trọng không thể thiếu.

Kịch bản cho Year-end Party

• Đón khách tham dự

• Văn nghệ mở màn

• Khai mạc buổi tiệc

• Ban lãnh đạo phát biểu và chia sẻ

• Vinh danh và trao thưởng nhân viên xuất sắc 

• Khai tiệc

• Dùng tiệc

• Tổ chức trò chơi giải trí

• Văn nghệ

• Giao lưu trò chơi 

• Trao quà cảm ơn và kết thúc bữa tiệc

Quy trình tổ chức bữa tiệc cuối năm Year-end Party cũng tương tự như các sự kiện khác. Tất niên cuối năm là dịp các thành viên gắn kết hơn với nhau qua các hoạt động trong bữa tiệc cũng như lời cảm ơn với tất cả mọi người đã cùng đồng hành cùng doanh nghiệp trong thời gian qua.

Nếu bạn có thắc mắc về tổ chức sự kiện nói chung và Year-end Party nói riêng, đừng ngần ngại liên hệ tới SS Event để được tư vấn và giải đáp mọi thắc mắc một cách trực tiếp và rõ ràng hơn nhé.