Xem thêm:

• Các vấn đề cần cân nhắc khi dự tính chi phí tổ chức hội nghị khách hàng
• Có nên hợp tác với những đơn vị tổ chức sự kiện giá rẻ

Ngoài ra, bạn nên chuẩn bị chi phí tổ chức trong trường hợp xảy ra rủi ro. Không sự kiện nào có thể đảm bảo sẽ diễn ra chuẩn 100% đúng như kịch bản đã được viết ra trước đó, vì vậy trong quá trình tổ chức, chuẩn bị sẽ xảy ra những rủi ro và những chi phí phát sinh kéo theo đó. Bạn nên lên kế hoạch, những rủi ro có thể xảy ra để tính toán hợp lí nhất.

NHỮNG CHI PHÍ BẮT BUỘC TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

• Đầu tiên là địa điểm tổ chức sự kiện (chi phí phụ thuộc vào lựa chọn địa điểm tổ chức mà có mức giá mỗi địa điểm là khác nhau)
• Thiệp mời
• Tờ rơi, poster quảng cáo, banner, menu, brochure, name card, …
• Chi phí quảng cáo, truyền thông, báo chí, ghi hình, …
• Tiệc sự kiện
• Đồ uống, đồ ăn phục vụ, …
• Dàn dựng và trang trí gồm
  • Booth Activation (sân khấu sự kiện)
  • Background, backrop sân khẩu
  • Trang trí vách, cổng chào, …
• Thiết bị, công nghệ
  • Màn hình, thiết bị nghe, âm thanh ánh sáng.
  • Thiết bị trình chiếu
  • Photo, camera
  • ….
• Chi phí cho nhân sự hỗ trợ, tham gia tổ chức và văn nghệ
• Thuê MC, ca sĩ, vũ đoàn
•  PG ( có ngoại hình và khéo léo)
• Đoàn múa lân, ảo thuật, …
• Nhân sự quản lý và chạy chương trình
• Tiếp tân
• Dịch vụ bảo vệ, an ninh
• Chi phí tổ chức khác bao gồm:
  • Đồng phục nhân sự
  • Qùa tặng, gameshow
  • Phương tiện di chuyển
  • Điện nước, phụ phí phát sinh
  • Phí dự phòng, phát sinh…

Khi tính toán chi phí tổ chức sự kiện hợp lý, có nhiều vấn đề phát sinh xảy ra, vì vậy bạn đừng ngại liên hệ với các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để được tư vấn chi tiết, cụ thể hơn. Cụ thể trong quá trình có thể lượng khách quá lớn chưa thể ổn định sẽ gây cảm giác thiếu chuyên nghiệp và khó chịu cho các khách hàng, hay ánh sáng âm thanh phù hợp với thời điểm, không quá sáng hay quá tối, âm thanh quá to,… Để tiếp đón hàng trăm, hàng ngàn vị khách là vấn đề không dễ dàng chút nào.