Kinh nghiệm tổ chức sự kiện Quảng Bình

1. Kinh nghiệm tổ chức sự kiện hiệu quả

1.1 Lựa chọn mục tiêu sự kiện, ấn định thời gian và địa điểm rõ ràng

 

Tùy từng mục đích của sự kiện, mục tiêu đối tượng khách hàng mà bạn sẽ có kế hoạch tổ chức sự kiện Quảng Bình nhau. Ngoài ra, bạn cũng cần xác định rõ ngay từ đầu: khách mời tham gia sự kiện thuộc tầng lớp nào, mục tiêu sự kiện của bạn là mở rộng thị trường hay tìm kiếm khách hàng tiềm năng.

Nhiều đơn vị tự tổ chức sự kiện thường coi nhẹ việc xác định địa điểm tổ chức dẫn đến sự cố vì sát ngày sự kiện diễn ra không còn địa điểm như mong đợi. Đặc biệt, nếu đối với các sự kiện tổ chức ngoài trời thì bạn nên thống nhất chi tiết với đơn vị cho thuê địa điểm và dự phòng trong trường hợp thời tiết xấu.

1.2 Lên kế hoạch tổ chức sự kiện cụ thể, lập kế hoạch dự trù

Kế hoạch tổ chức sự kiện cần rất nhiều công việc tỉ mỉ vì vậy người tổ chức sự kiện nên vạch ra những tình huống bất ngờ có thể xảy ra để đưa ra kế hoạch giải quyết nếu có. Chẳng hạn khi trời mưa, thì bạn cần chuẩn bị thêm phông bạt, thêm ô nếu khách mời cần đi bộ để di chuyển. Ngoài ra, bạn cũng cần phải có kế hoạch dự trù, công việc nhờ đó cũng sẽ được kiểm soát và xử lý nhanh chóng hơn.

1.3 Xác định rõ ngân sách cho sự kiện

 

Khi tổ chức sự kiện, bạn phải lên danh sách tất cả các hạng mục cần thiết để sự kiện có thể diễn ra suôn sẻ và thành công. Bạn có thể tham khảo giá cả từ nhiều nhà phân phối khác nhau để thuê được dịch vụ trang trí, thực phẩm, nước uống và hoa sự kiện tối ưu chi phí và hợp lý nhất. 

1.4 Chú ý vào từng chi tiết nhỏ nhất

Đối với những sự kiện quan trọng thì bạn không thể bỏ qua công việc gửi thư mời, lên chi tiết danh sách khách mời. Nhớ gọi điện trước cho khách hàng để xác nhận và dự trù số lượng người tham gia để chủ động sắp xếp và đón tiếp khách mời chu đáo, cẩn thận.

Khi kết thúc chương trình, bạn nên gửi thư cảm ơn tới khách mời tham dự chương trình, nếu có những tấm ảnh của họ tại sự kiện kèm theo chắc chắn sẽ tạo thiện cảm cho khách hàng.

2. Những điều cần lưu ý khi tổ chức sự kiện Quảng Bình

 

Nếu bạn tổ chức một sự kiện giới thiệu sản phẩm, hợp báo hoặc là lễ trao giải thường... thì cần chú ý đến những tiêu chuẩn sao của khách sạn, nơi mà tổ chức event. Khách sạn càng nhiều sao thì càng được ưu tiên, bởi tổ chức sự kiện tại đây bạn hoàn toàn yên tâm về điều kiện tổ chức, tiện nghi cũng như là dịch vụ, phục vụ... 

Tuy nhiên, bạn cần chú ý đến số lượng khách mời tham gia sự kiện bởi những khách sạn chỉ có sức chứa khoảng từ 300 cho tới 400 người.

Nếu tổ chức sự kiện ở những sân vận động, câu lạc bộ hay là nhà thi đấu... thì bạn cần chú ý đến hệ thống máy lạnh, thiết bị ánh sáng và âm thanh, vấn đề về an ninh...  để đảm bảo chương trình của bạn diễn ra thành công nhé.

3. Những sai lầm rất dễ gặp phải khi tổ chức sự kiện

Khi tổ chức event thì có một số sự cố, sai lầm mà bạn dễ dàng gặp phải chẳng hạn như người dẫn chương trình đôi khi cũng sẽ gây ra những tình huống dở khóc và dở cười. 

Đó là vì có những người dẫn chương trình lại quá tự tin vào khả năng của mình mà không cần phải xem trước bản thảo, kịch bản. Hoặc có những trường hợp MC chỉ nhận được bài nói của mình cách đó vài tiếng và thậm chí là chỉ ngay sau khi chương trình bắt đầu. Điều này sẽ dẫn tới hậu quả là người dẫn chương trình không đi theo đúng kế hoạch của sự kiện.

Chính vì vậy bạn cần gửi một bài nói đã được biên soạn trước cho MC cách đó vài ngày để người dẫn chương trình có thể đọc và tập dượt sao cho nhuần nhuyễn. Ngoài ra, cũng phải dự đoán được các tình huống xấu nào có thể sẽ xảy ra và cách thức giải quyết cụ thể theo từng trường hợp. 

Có thể thấy rất khó để tổ chức một sự kiện hoàn thiện và tránh không để xảy ra bất cứ một sơ suất nào. Bạn chỉ có thể cố gắng chu toàn mọi mặt để hạn chế những sự cố có thể xảy ra.

Vậy là Ssevent đã chia sẻ đến bạn những kinh nghiệm quý báu khi tổ chức sự kiện Quảng Bình. Hy vọng những thông tin này hữu ích, giúp bạn tổ chức được các sự kiện ấn tượng, độc đáo cho công ty, doanh nghiệp của mình.
Xem thêm: Những lưu ý khi tổ chức sự kiện Trống Đồng