Những lưu ý khi tổ chức sự kiện Trống Đồng

1. Những điều cần biết về tổ chức sự kiện ở Trống Đồng

 

Trước khi biết được những lưu ý khi tổ chức sự kiện Trống Đồng, bạn cần nắm được một vài thông tin về hệ thống tổ chức sự kiện Trống Đồng. Đây là chuỗi trung tâm tổ chức sự kiện – tiệc cưới – hội nghị lớn và hiện đại nhất tại Hà Nội, mang đến sự mới lạ, giúp các cặp đôi lưu giữ những khoảnh khắc đẹp, lãng mạn khởi đầu cho chuỗi ngày hạnh phúc.

Các sảnh tiệc của Trống Đồng đều được trang trí đẹp mắt, luôn bắt kịp các xu hướng mới nhất trên thế giới, kết hợp cùng hệ thống trang thiết bị âm thanh, ánh sáng hiện đại... nơi đây đã trở thành một nơi lý tưởng cho các cặp đôi lựa chọn địa điểm để tổ chức cho ngày lễ trọng đại của đời mình.

Trống Đồng sẽ là nơi giúp các bạn hạnh phúc hơn khi trải nghiệm ngày vui của cuộc đời mình trong không gian sang trọng và ấn tượng, lưu giữ lại những khoảnh khắc ý nghĩa của cả hai bạn trong ngày vui trọng đại.

2. Những lưu ý khi tổ chức sự kiện tại Trống Đồng

Nhân sự

 

Đối với bất kỳ một sự kiện lớn, nhỏ nào thì nhân sự là yếu tố vô cùng quan trọng mà bạn cần lưu ý để có được một chương trình, sự kiện thành công. Nhân sự tốt, chuyên nghiệp, linh hoạt xử lý thì sự kiện mới diễn ra suôn sẻ. Hệ thống nhân sự thực hiện chương trình chính là nội bộ, phòng ban, cộng tác viên, outsource…

Nội bộ, phòng ban: Khi tổ chức một sự kiện, cần phải có sự phối hợp tốt giữa các bộ phận, phòng ban. Chỉ cần một bộ phận không chú tâm vào công việc thôi là cũng sẽ ảnh hưởng đến cả sự kiện. Còn nếu các phòng ban không phối kết hợp với nhau thì sự kiện không thể thành công được.

Cộng tác viên: Trong một sự kiện tổ chức sự kiện có quy mô lớn, đội ngũ nhân viên các phòng ban không để lo hết tất cả mọi việc được thì chắc chắn cần có sự hỗ trợ rất lớn từ các cộng tác viên trong những công việc tiếp đón quan trọng như trà nước, bánh kẹo, hướng dẫn khách mời… Nếu thiếu cộng tác viên hay cộng tác viên làm việc không tốt thì sẽ khiến sự kiện có nhiều sai sót.

Outsource: Một sự kiện muốn thành công thì cần phải có outsource là MC, ca sĩ, diễn viên… để thu hút thêm khách mời tham gia chương trình.

MC được ví là linh hồn của sự kiện, và là một trong những nhân tố quyết định sự thành công của sự kiện. Để tránh những lỗi không xảy ra như MC nhận kịch bản muộn, không kịp đọc bản thảo, trang phục không phù hợp với sự kiện… thì bạn cần kiểm tra kĩ bản thảo, dặn dò và báo trước với MC về concept của sự kiện. Cách tốt nhà là nên có buổi tổng duyệt trước để đảm bảo không có sai sót khi bắt đầu sự kiện.

Còn sự tham gia của những người nổi tiếng như ca sĩ, diễn viên… sẽ giúp cho sự kiện hấp dẫn và thu hút khách hơn. Tuy nhiên, khi thuê người nổi tiếng thì bạn sẽ gặp phải những vấn đề đau đầu như: người nổi tiếng đến muộn do bận các show khách, không kiểm soát được đám đông, các fan hâm mộ… 

Để tránh xảy ra các trường hợp này, bạn nên giao cho một nhân sự riêng đảm nhận vị trí quan tâm, chăm sóc người nổi tiếng cũng như kiểm soát và nắm được thời gian khi nào họ xuất hiện, liệu có đến kịp giờ hay không… Nhân sự đảm nhiệm nhiệm vụ này phải có kinh nghiệm xử lý tình huống phát sinh có thể xảy ra.

Kế hoạch tổ chức sự kiện

 

Khi tổ chức một sự kiện, bạn cũng cần phải nên kế hoạch từ trước, đưa ra nhiều phương án khác nhau và chọn phương án tối ưu nhất. Bạn cũng cần đưa ra lịch trình cụ thể, sắp xếp vị trí của đội hình nhân viên phục vụ sao cho hợp lý, khách mời ngồi ở đâu, MC nên đứng chỗ nào, các tiết mục văn nghệ nên diễn ra vào khoảng thời gian nào với đội hình ra sao… Trong buổi diễn tập, mọi thứ cũng cần phải diễn ra y như ngày diễn ra chính thức của sự kiện.

Ngoài ra, bạn cũng cần quan tâm đến thời gian setup sân khấu, treo băng rôn, trang trí sự kiện… Khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện tại Trống Đồng, bạn cần quan tâm đến thời gian đơn vị cho thuê cho trước để chuẩn bị sự kiện để có nhiều thời gian chuẩn bị địa điểm tổ chức phòng khi có thời điểm mà các sự kiện diễn ra trước đó nên thời gian chuẩn bị có thể rất ít. 

Trên đây là những lưu ý khi tổ chức sự kiện Trống Đồng mà Ssevent đã chia sẻ đến bạn. Chúc bạn sớm tổ chức được các chương trình, sự kiện chuyên nghiệp và ấn tượng.
Xem thêm: Kinh nghiệm tổ chức sự kiện Tết, chào xuân cho công ty